Definition der Bürounterstützung

In jedem Büro gibt es Aufgaben, die erledigt werden müssen, um das Geschäft voranzutreiben. Diese Aufgaben, die unter das Dach der Büroarbeit fallen, sind im Allgemeinen recht einfach und leicht zu meistern und werden normalerweise den Einsteigern zugewiesen. Trotz der Tatsache, dass Büroaufgaben wie das Tippen und Ablegen relativ einfach sind, ist dies zeitaufwändig - und in vielen Fällen konzentrieren sich Führungskräfte und Mitarbeiter der mittleren Ebene auf andere Prioritäten und können nicht mit allem Schritt halten, was zu tun ist. Aus diesem Grund stellen viele Unternehmen Büroangestellte ein, die speziell mit der Durchführung dieser Aufgaben beauftragt sind.

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Gemeinsame klerikale Aktivitäten

Der Titel "Büroangestellter" bezieht sich auf Personen, die Mitarbeiter bei einer Vielzahl von Aufgaben unterstützen oder unterstützen. Zu den häufigsten Jobs, die in diese Kategorie fallen, gehören das Eingeben von Dokumenten, das Ablegen, das Beantworten von Anrufen, das Verwalten von Mailings, die Dateneingabe, das Fotokopieren, das Faxen sowie das Sortieren und Zustellen eingehender E-Mails. Büroangestellte können auch für die Aufrechterhaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterial sowie für die Ausführung anderer Aufgaben verantwortlich sein, beispielsweise für die Bestellung von Speisen für Besprechungen. Indem sie diese Verantwortung übernehmen und sie von den Tellern anderer entfernen, tragen sie dazu bei, dass das Büro reibungslos funktioniert und dass alles organisiert bleibt.

Obwohl sich die allgemeine klerikale Unterstützung auf diese allgemeinen Aufgaben konzentriert, kann sich die kollektive Unterstützung in einigen Unternehmen oder Abteilungen auf bestimmte Aktivitäten konzentrieren oder mehr Spezialwissen erfordern. Zu den Bürotätigkeiten in einer Finanzabteilung gehören beispielsweise Buchhaltungsaufgaben, das Verwalten von Kreditoren und Debitoren, die Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung oder das Sortieren und Überprüfen von Spesenabrechnungen. Wenn Sie in einem Regierungsbüro arbeiten, sind Sie möglicherweise für die Einreichung von Genehmigungen oder die Verwaltung von Mailern verantwortlich. Unabhängig von der Umgebung umfasst die klerikale Unterstützung jedoch meist wiederholte, definierte Aufgaben und nicht strategische oder operative Arbeit.

Fähigkeiten und Bildung

Die meisten klerikalen Unterstützungsfunktionen haben Einstiegsniveau und erfordern daher in der Regel ein Abitur oder ein gleichwertiges Diplom. Einige Personen absolvieren eine zusätzliche Schulung in der Büroverwaltung durch eine Erwachsenenbildung oder ein Community College-Programm, während andere mit einem Bachelor-Abschluss in diese Rollen wechseln, um sich mit einer höheren Position und einer höheren Bezahlung einen Schritt in die Tür zu bahnen.

Die Kenntnis der grundlegenden Büroaufgaben ist die wichtigste Voraussetzung für die Unterstützung von Büroangestellten. Unternehmen bieten zwar Schulungen am Arbeitsplatz in bestimmten Prozessen und Verfahren an, erwarten jedoch, dass die Angestellten der technischen Unterstützung mit einer allgemeinen Qualifikation arbeiten.Zu diesen Fähigkeiten gehören Kenntnisse in der Verwendung grundlegender Büromaschinen (Fax, Kopierer usw.); allgemeine Computerkenntnisse, einschließlich der Fähigkeit, 60 Wörter pro Minute oder schneller einzugeben, sowie grundlegende Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware; Ablagefähigkeiten; Fähigkeiten zur Dateneingabe; und die Fähigkeit, das Telefon zu verwenden und das Telefonsystem des Unternehmens zu erlernen.

Für die Unterstützung von Büroangestellten sind auch einige Soft Skills erforderlich. Ein professionelles Auftreten ist ebenso ein Muss wie außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten. Kundendienstfähigkeiten sind wichtig, insbesondere wenn Sie mit der Öffentlichkeit interagieren, und es ist äußerst wichtig, detailliert zu sein. In einigen Branchen, beispielsweise im Gesundheitswesen und im Finanzwesen, wird von den Büroangestellten erwartet, dass sie mit den Branchenvorschriften zur Informationssicherheit und den persönlichen Daten vertraut sind und ihre Arbeit entsprechend durchführen.

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Gehälter für Clerical Support

Da die klerikale Unterstützung als Einstiegsposition betrachtet wird, sind die Gehälter vergleichsweise niedrig. Laut PayScale.com liegt der durchschnittliche Stundensatz für Büroanwendungen bei 12,87 US-Dollar für ein Jahresgehalt von rund 30.000 US-Dollar. Die Bezahlung entspricht im Allgemeinen der Erfahrung, aber selbst die erfahrensten Supportmitarbeiter verdienen selten mehr als 40.000 US-Dollar pro Jahr. Es gibt jedoch Raum für Wachstum in diesem Bereich, da viele Menschen höher besetzte Verwaltungs- oder leitende Angestellte sind oder verschiedene Tätigkeiten innerhalb der Organisation ausüben. Laut PayScale.com ist es auch üblich, dass ein Büroangestellter im medizinischen Bereich zu medizinischen Assistenten, Krankenschwester oder Krankenschwester wird.

Die bestbezahlten Branchen für die Unterstützung von Büroangestellten sind die Regierung sowie professionelle, wissenschaftliche und technische Dienstleistungen. Das Gesundheitswesen ist jedoch auch ein hochbezahlter Bereich und die Branche, in der in den kommenden Jahren zumindest ein gewisses Wachstum erwartet wird.

Trends in der Branche der Klerikalischen Unterstützung

Wie in vielen anderen Branchen verändert die Technologie die Unterstützung von Büroarbeitern und die Art und Weise, wie die Arbeit gehandhabt wird. Viele Aufgaben, die zuvor manuell erledigt wurden, können jetzt über den Computer erledigt werden. Das spart Zeit und erhöht den Bedarf an zusätzlichen Schulungen. In diesem Bereich nehmen zwei wichtige Trends Gestalt an, die das Gesicht der klerikalen Unterstützung verändern.

Erstens verändert die Entwicklung hin zu papierlosen Büros das Gesicht von - und in manchen Fällen ist die Notwendigkeit der Unterstützung durch Büroangestellte überflüssig. Unternehmen gehen aus verschiedenen Gründen papierlos oder verbrauchen zumindest weniger Papier, unter anderem durch verbesserte Nachhaltigkeit, bessere Organisation und niedrigere Kosten. In einer Studie von Gartner aus dem Jahr 2014 wurde sogar festgestellt, dass die Kosten für die US-amerikanischen Unternehmen, die mit dem Speichern und Abrufen von Papierdokumenten verbunden sind, etwa 25 bis 35 Milliarden US-Dollar pro Jahr betragen. Durch die Nutzung digitaler Dienste zum Erstellen, Speichern und Organisieren von Dokumenten können Unternehmen potenziell Geld sparen und effizienter werden.

In Bezug auf die Unterstützung von Büroarbeitern bedeutet dies auch, dass die Notwendigkeit, dass jemand Dokumente physisch ablegt oder Briefe schreibt und druckt, Dokumente nachverfolgt usw., reduziert wird. Während einige Unternehmen auf klerikale Positionen verzichten (das Bureau of Labor Statistics sieht bis 2026 kaum oder gar kein Wachstum vor allem aufgrund der Technologie vor), ändern andere die Qualifikationen für solche Positionen und erfordern fortgeschrittene Computerkenntnisse und Erfahrung im Umgang mit elektronischen Geräten Unterlagen.

Ein weiterer Trend im Bereich der Büroarbeit ist der Aufstieg des virtuellen Assistenten. Virtuelle Assistenten, auch VAs genannt, sind Assistenten oder Hilfspersonal, die aus der Ferne arbeiten und viele der gleichen Dienste wie ein Assistent im Büro erbringen. Viele VAs arbeiten für Unternehmer oder Kleinunternehmer, die Unterstützung benötigen, können sich aber nicht den Platz oder die Ausrüstung leisten, um jemanden für die Vollzeitarbeit im Büro zu mieten. Auch in dieser Branche ist Technologie von entscheidender Bedeutung, da virtuelle Assistenten über das Internet arbeiten und E-Mail, Dokumentenfreigabe und andere Technologien verwenden, um Aufgaben für ihren Arbeitgeber zu erledigen. Während einige VAs Spezialisten sind und Aufgaben wie Social Media und Website-Management abwickeln, benötigen manche Unternehmer einfach jemanden, der ihre E-Mails verwaltet und auf Kundenanfragen reagiert.

Da virtuelle Assistenten in der Regel selbstständig sind oder freiberuflich tätig sind, können sie häufig höhere Löhne zahlen als diejenigen, die in Büros arbeiten. Einige VAs arbeiten auch für mehrere Kunden gleichzeitig und erhöhen so ihr Verdienstpotenzial. Im Durchschnitt verdient ein VA zwischen 10 und 25 USD pro Stunde.

Einen Job als Büroangestellter landen

Zwar gibt es nicht mehr genügend klerikale Unterstützungsjobs, aber sie sind noch verfügbar. Die meisten Eröffnungen werden von Umsetzern und Assistenten geschaffen, die andere Möglichkeiten nutzen.

Ein guter Lebenslauf für Büroangestellte zeigt Ihre administrativen und technischen Fähigkeiten auf. Zeigen Sie Arbeitgebern, dass Sie organisiert, detailorientiert, ein guter Problemlöser sind und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre technischen Fähigkeiten in quantifizierbarer Weise hervorheben. Geben Sie an, wie schnell Sie Wörter pro Minute eingeben können, und geben Sie an, welche Software Sie verwenden können. Heben Sie beim Detaillieren Ihrer Erfahrungen die Aufgaben und Errungenschaften hervor, die Ihre klerikalen Fähigkeiten verdeutlichen, insbesondere diejenigen, die Sie von anderen Kandidaten unterscheiden können. Achten Sie vor allem auf Ihre Grammatik und Rechtschreibung. Wie bei jedem Lebenslauf reflektieren Tippfehler und schlechte Grammatik Ihre Fähigkeiten schlecht, aber in einem Bereich, der so detailliert ist wie die Unterstützung durch Büroangestellte, müssen Sie perfekt sein. Niemand wird eine Schreibkraft einstellen, die keinen eigenen Lebenslauf richtig machen kann.

Büroarbeitsplätze sind in der Regel in Jobbörsen oder auf Unternehmenswebsites aufgeführt. Zeitarbeitsunternehmen sind auch ein guter Ort, um diese Art von Arbeit zu finden. Durch die Arbeit als Zeitarbeit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einer Vielzahl von Unternehmen auszubauen. Einige Agenturen machen längerfristige Praktika, oder Sie könnten nach der Arbeit als Zeitarbeitskräfte Vollzeit eingestellt werden. Praktika sind eine weitere Möglichkeit, um Ihre Fähigkeiten im Bereich Bürounterstützung auszubauen. Obwohl viele Unternehmen mit formalen Praktikumsprogrammen Praktikanten die Möglichkeit geben, an bestimmten Projekten zu arbeiten, wird von Praktikanten häufig auch erwartet, dass sie ihre Beiträge zahlen, indem sie Schreibaufgaben übernehmen. Erwarten Sie, dass Sie einige Zeit in einem Praktikum verbringen, um Abläufe einzureichen, Daten einzugeben, E-Mails zu verwalten oder Telefone zu beantworten. Sehen Sie sich jedoch die Gelegenheit an, Fähigkeiten zu entwickeln, die sich später als nützlich erweisen könnten.

Sich unentbehrlich machen

Nur weil die Büroarbeit in der Regel das Einstiegsniveau ist, bedeutet das nicht, dass Sie kein wichtiger Teil des Teams sein können. Wenn Sie sich für Ihren Chef und Ihre Kollegen unentbehrlich machen, können Sie die Chancen auf Beförderung erhöhen und schließlich Ihr eigenes Team für die Büroangestellte haben. Nehmen Sie als Erstes Ihren Job ernst und tun Sie mit jeder Aufgabe Ihr Bestes - egal, wie mild oder langweilig es auch sein mag. Wie bei jeder Arbeit gibt es Teile Ihrer Arbeit, die Sie lieben, und Teile, die Sie hassen, aber Sie müssen beide als wichtig betrachten und sie gut machen.

Zweitens lernen, Prioritäten zu setzen. Die Chancen stehen gut, dass Sie zu jedem Zeitpunkt mehrere Projekte und Aufgaben auf Ihrem Teller haben werden, insbesondere wenn Sie ein gesamtes Team oder ein Büro unterstützen. Lernen Sie herauszufinden, worauf es ankommt und was warten kann, und entwickeln Sie Systeme, um sicherzustellen, dass jeder das bekommt, was er braucht, wenn er es benötigt. Multitasking und Zeitmanagement sind für einen Büroangestellten von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie die Ziele und Prioritäten des Unternehmens und der Teammitglieder kennen lernen, können Sie die höchste Unterstützung bieten.

Drittens, seien Sie bereit, die Extrameile zu gehen. Ihre Aufgabe ist es, Unterstützung zu leisten, und das kann bedeuten, dass Sie hier und da ein paar zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen. Unverzichtbare Assistenten sind immer bereit zu lernen und tun alles, um nicht nur die Arbeit zu erledigen, sondern auch Probleme zu lösen und Krisen zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ein Mitarbeiter ein Memo gesendet hat, das einen schwerwiegenden Fehler enthält, drucken Sie das Dokument nicht einfach aus und verteilen Sie es. Bestätigen Sie mit dem Mitarbeiter, dass die Informationen korrekt sind - und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

Seien Sie schließlich jederzeit professionell und höflich. Es kann vorkommen, dass andere Personen in der Organisation Sie unhöflich behandeln oder Ihnen nicht den Respekt geben, den Sie verdienen, aber trotzdem Ihre eigene Professionalität bewahren. Wenn Sie alle mit Freundlichkeit und Respekt behandeln, wird sich Ihr Bestand im Unternehmen erhöhen, insbesondere wenn Sie einen Ruf der Diskretion und der Hilfsbereitschaft entwickeln. In Ihrer Position als Büroangestellter haben Sie wahrscheinlich Zugang zu einer Vielzahl von Informationen, widerstehen aber der Versuchung, das, was Sie wissen, auszutauschen. Wenn Sie das Vertrauen Ihres Chefs und Ihrer Kollegen gewinnen, kann dies Ihre Karriere vorantreiben, während der Klatsch im Büro Ihren Ruf schädigen und Sie möglicherweise davon abhalten wird, weiterzukommen.