Konferenzkoordinatoren oder Besprechungsplaner sind normalerweise an allen Aspekten einer Konferenz beteiligt, von der Unterzeichnung der ersten Verträge bis hin zum Aufräumen am letzten Tag der Veranstaltung. Dazwischen gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die Sie erwarten können. Seit 2014 gibt es beträchtliche Möglichkeiten in diesem Bereich, von denen erwartet wird, dass sie mindestens bis 2024 andauern werden, da das Büro für Arbeitsstatistik einen Beschäftigungsanstieg für Konferenzkoordinatoren von etwa 10 Prozent prognostiziert.
$config[code] not foundVorplanung
Als Koordinator müssen Sie sicherstellen, dass alle Einzelheiten, die Ihre Kunden benötigen, schriftlich in einem Vertrag enthalten sind, bevor Sie mit der Vorbereitung der Konferenz beginnen. Sie werden sich mit dem Organisationsleiter für die Konferenz treffen, um herauszufinden, wie viele erwartet werden, welche Mahlzeiten und Snacks erforderlich sind, wer die Zielgruppe ist, was der Zweck der Konferenz ist und welches Budget sie haben Beschränkungen, unter denen der Kunde steht. Darüber hinaus müssen Sie mit Anbietern, Einrichtungen und anderen Dienstleistern verhandeln und die Gesamtkosten für die Veranstaltung aufschreiben. Sie haben normalerweise ein Budget, in dem Sie arbeiten müssen.
Organisieren Sie die Veranstaltung
Sobald Sie alle Details festgelegt haben, wo die Veranstaltung stattfinden soll und wer die Dienste bereitstellt, sind Sie dafür verantwortlich, diese Details in einen reibungslosen Ablauf zu bringen. Sie müssen herausfinden, welche Räume die verschiedenen Sprecher nutzen werden, je nachdem, wie beliebt der Workshop sein wird und wie viele Gäste voraussichtlich Bankettkarten kaufen werden. Mit Ihrem Kunden sind Sie für die Auswahl des Menüs, der Tischanordnung und der Unterhaltung sowie für die Anordnung der Mikrofone und der audiovisuellen Anforderungen der Lautsprecher verantwortlich. Wenn die Teilnehmer in einem anderen Hotel wohnen, als in dem Sie die Konferenz abhalten, müssen Sie möglicherweise einen Transport für sie organisieren. Zum Zeitpunkt des Ereignisses sollten Sie für jeden Dienst einen detaillierten Zeitplan und eine Liste mit Kontakten erstellt haben.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtEreignis überwachen
Während der Konferenz werden Sie voraussichtlich auf Abruf sein, um sich um Last-Minute-Anfragen zu kümmern und sicherzustellen, dass Anbieter dort sind, wo sie sich befinden sollen. Am ersten Tag machen Sie eine Tour durch die Anlage, um sicherzustellen, dass die Ausstellungsstände ordnungsgemäß eingerichtet sind, dass das Hotel für die Ankunft der Gäste bereit ist und die Beschilderung ausreichend ist. Sie können ein Walkie-Talkie mit sich führen oder auf Ihrem Handy bereit sein, um sofort auf Kundenanfragen zu reagieren. Neben der Überwachung des Fortschritts der Konferenz während der Konferenz ist es in erster Linie Ihre Aufgabe, Probleme zu beheben und auftretende Probleme zu lösen.
Nachverfolgen
Ein effektiver Konferenzkoordinator begleitet die Kunden, um herauszufinden, ob die Veranstaltung als erfolgreich angesehen wurde. Sie müssen die Zahlung auch unmittelbar nach der Veranstaltung abholen und Ihre Lieferanten bezahlen. Erstellen Sie eine Umfrage, die die Teilnehmer ausfüllen müssen, bevor Sie die Veranstaltung verlassen, und teilen Sie die Ergebnisse mit Ihrem Kunden. Treffen Sie die führenden Organisatoren des Unternehmens, das die Konferenz abgehalten hat, um Feedback zu erhalten. Da viele Konferenzkoordinatoren auch am Verkauf ihrer Dienste beteiligt sind, sollten Sie sich bei diesem Folgeauftrag um die Koordinierung der nächsten Besprechung oder Konferenz kümmern.
