Die herkömmliche Papierablage wurde weitgehend durch Dateispeicherung in Computerdatenbanken ersetzt oder unterstützt. Die traditionelle Archivierung hat Vor- und Nachteile. Papierdateien sind zwar schnell und einfach zugänglich, beanspruchen aber auch viel Platz und Altpapier. Die Entscheidung, ob ein herkömmliches Ablagesystem für Sie geeignet ist, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Anwaltskanzleien und Unternehmen, die Krankenakten führen, stellen möglicherweise fest, dass sich ihre Akten ändern oder so schnell wachsen, dass die traditionelle Papierablage der einzige Weg ist, um mit der täglichen Entwicklung Schritt zu halten.
$config[code] not foundLeicht zugänglich
Die herkömmliche Dateiorganisation ist leicht zugänglich. Die Dateien befinden sich physisch an einem zentralen Ort. Wenn Sie etwas nicht finden können, können Sie so lange ausgeben, bis Sie genau das gefunden haben, wonach Sie suchen. Die Möglichkeit, Ihre Dateien jederzeit zu sehen, zu berühren und zu lesen, kann Ihnen helfen, sich Gedanken zu machen, wie Sie Aspekte Ihres Unternehmens innovieren können.
Einfach zu verstehen
Traditionelle Ablagesysteme sind normalerweise leicht zu verstehen. Dateien können auf verschiedene Arten angeordnet werden, einschließlich alphabetisch, nach Thema oder Skill-Sets, numerisch, nach Datum, Ort oder nach Wichtigkeit. Selbst wenn Sie das verwendete Ablagesystem zunächst nicht verstehen, können Sie es herausfinden, indem Sie die Dateien durchgehen und auf ihre bestimmenden Faktoren achten.
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Auf der anderen Seite wurden traditionelle Papierakten in vielen Organisationen durch Computerablagen ersetzt. Immer mehr Unternehmen scannen und laden ihre Dateien auf Bürocomputer herunter. Mit dieser Methode können Mitarbeiter Dateien mit Suchdatenbanken suchen und sofort hochladen, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.
Schwer zu schützen
Traditionell organisierte Dateien sind schwer zu schützen. Brände oder andere Naturkatastrophen können Akten zerstören, was zu Geschäftsverlusten führen kann. Das Sichern herkömmlicher Dateien ist zeitaufwändig und erfordert stundenlanges Kopieren, Kennzeichnen und erneutes Ablegen.
Platzmangel und Effizienz
Die herkömmliche Dateiorganisation kann außer Kontrolle geraten. Die Anzahl der zu organisierenden Dateien wächst mit Ihrem Unternehmen. Es kann ein Schmerz in der Datenbank sein, Platz für all den Papierkram zu finden. Das effiziente Einreichen von Artikeln kann auch zu einer Herausforderung werden.
