In der Vergangenheit galt eine Sekretärin oft als die niedrigste der Totempfahl der Firma. Die Zeiten haben sich jedoch geändert, und die Rolle der Sekretärin hat sich zu einem Verwaltungsassistenten entwickelt, der häufig der Dreh- und Angelpunkt für das Funktionieren einer gesamten Organisation ist. Unabhängig davon, ob sie für eine einzelne Führungskraft, mehrere Manager oder die gesamte Organisation tätig sind, können alle anderen Mitarbeiter mehr Zeit mit strategischen Prioritäten und dem Wachstum des Unternehmens verbringen, da sie die Gewissheit haben, dass die Details unter Kontrolle sind.
$config[code] not foundVerwaltungsaufgaben Übersicht
Verwaltungsaufgaben sind im Allgemeinen die Aufgaben und Aktivitäten, die zum Tagesgeschäft eines Unternehmens gehören. Dazu gehören das Beantworten von Anrufen, das Entgegennehmen von Nachrichten, das Verwalten von Korrespondenz, das Bestellen von Verbrauchsmaterial sowie die Aufrechterhaltung der organisierten und funktionalen gemeinsamen Bürobereiche. Aufgaben können auch die Erstellung von Berichten, die Eingabe und Verwaltung von Daten, die Verwaltung von Dateien, grundlegende Buchhaltung und andere finanzielle Aufgaben umfassen. Viele dieser Aufgaben werden von Verwaltungsassistenten wahrgenommen, deren Aufgabe es ist, einer Einzelperson oder einem Team zu helfen, indem sie einige oder alle ihrer Büroaufgaben übernehmen, aber viele Einstiegs- und mittlere Positionen umfassen auch einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Beispielsweise können Verwaltungsassistenten dafür verantwortlich sein, ihre eigene Arbeit in einem Projektmanagementsystem zu aktualisieren oder auf E-Mails zu antworten. Der Großteil der meisten Verwaltungsaufgaben ist klerikalisch und läuft oft auf das Verwalten und Verteilen von Informationen hinaus.
Technologie
Zu wissen, wie man Technologie beherrscht, ist einer der wichtigsten Aspekte der Verwaltungsaufgaben. Dazu gehört die Verwendung von Tools wie Computern, Faxgeräten, Kopierern, Scannern, Telefonen und anderen Bürogeräten. Für die meisten Verwaltungsarbeiten ist im Allgemeinen die Verwendung gängiger Computersoftwareprogramme erforderlich, darunter Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Datenbank- und Desktop-Publishing-Software. Die Möglichkeit, Probleme mit gemeinsam genutzten Geräten zu beheben, ist auch Bestandteil vieler administrativer Aufgabenbeschreibungen. Es ist zum Beispiel nicht ungewöhnlich, dass Verwaltungsfachleute dazu aufgefordert werden, Papierstaus zu beseitigen oder den Toner in Druckern und Kopierern zu wechseln.
In einigen Unternehmen müssen Verwaltungsassistenten auch wissen, wie sie Terminplanungs- und Projektverwaltungssoftware verwenden. Diejenigen, die direkt für Führungskräfte arbeiten, werden in der Regel aufgefordert, den Kalender ihres Chefs zu verwalten, und die Verwaltungsassistenten der Abteilung werden aufgefordert, Besprechungen zu planen, Urlaubs- und Krankentage zu verfolgen und im Allgemeinen zu wissen, wo sich die Menschen aufhalten und was sie tun.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtKommunikation
Eine weitere wichtige Verwaltungsaufgabe beinhaltet die Kommunikation. Verwaltungsassistenten werden häufig schriftlich und mündlich zur Kommunikation aufgefordert. Sie können aufgefordert werden, Memos zu schreiben, mit Kollegen oder Kunden per E-Mail zu korrespondieren, Unternehmenshandbücher oder Websites zu aktualisieren oder die Arbeit anderer Personen zu bearbeiten und zu korrigieren. Assistenten sind in der Regel auch dafür verantwortlich, das Telefon anzunehmen, im Namen ihres Chefs zu telefonieren und mit den Besuchern zu interagieren. Ein erfolgreicher Verwaltungsassistent sollte daher über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und klar und professionell schreiben und sprechen können.Ein gutes Verständnis von Rechtschreibung, Grammatik und den Standards professioneller schriftlicher Kommunikation ist wichtig, weil ein Assistent seinen Chef vertritt.
Buchhaltung und Einkauf
Das Nachverfolgen der Ausgaben ist in jedem Unternehmen wichtig. Diese Aufgabe fällt häufig einem Verwaltungsassistenten zu, der möglicherweise dazu aufgefordert wird, Ausgaben in ein Tabellenkalkulations- oder Buchhaltungsprogramm einzugeben, Ausgabenberichte von Mitarbeitern einzuholen und zu überprüfen und Erstattungen zu verwalten. In einem kleinen Unternehmen kann ein Verwaltungsassistent auch Forderungen bearbeiten, Rechnungen versenden und Zahlungen abwickeln sowie Einlagen für das Unternehmen bearbeiten. Verwaltungsfachleute sind manchmal auch für die Kasse verantwortlich, behalten die Ausgaben im Auge und fügen, wenn nötig, zusätzliche Mittel hinzu. Andere Aufgaben in diesem Bereich könnten die Analyse von Ausgaben, die Unterstützung bei der Budgetierung und die Behandlung von Streitigkeiten mit Lieferanten sein.
Wenn es um den Einkauf geht, sind Verwaltungsassistenten in der Regel für die Lieferungen zuständig. Dies bedeutet, dass sie Büromaterial organisieren und überwachen und erforderlichenfalls Bestellungen auffüllen. Sie recherchieren bei Anbietern und fordern oder bestellen ggf. Bestellungen. In einigen Fällen können Verwaltungsassistenten auch für die Verfolgung und Verwaltung der Lizenzierung von Software oder Abonnements verantwortlich sein, um sicherzustellen, dass sie unverzüglich bezahlt und ordnungsgemäß verwendet werden.
Forschung und Planung
Viele Verwaltungsfachleute werden aufgefordert, Forschungsprojekte zu verwalten und Informationen zusammenzustellen. Es kann so einfach sein, nach einer Telefonnummer oder Adresse zu suchen, oder ein komplexeres Projekt kann das Nachschlagen von Kundendaten, das Auffinden von Querverweisen und das Erstellen von ausführlichen Tabellenkalkulationen oder Berichten umfassen. Diese Projekte erfordern normalerweise, dass sie innerhalb enger Fristen arbeiten und Informationen präsentieren.
In vielen Fällen umfasst der Verwaltungsaufwand auch die Planung. Von wöchentlichen Mitarbeiterversammlungen bis zu Großveranstaltungen werden Verwaltungsassistenten aufgefordert, sich um Details zu kümmern. Sie sind möglicherweise dafür verantwortlich, einen Konferenzraum für eine Besprechung zu buchen oder Raumreservierungen für das gesamte Gebäude oder die gesamte Etage zu verwalten, Erfrischungen zu bestellen und sicherzustellen, dass alle technischen Geräte zu Beginn der Besprechung betriebsbereit sind. Die Reiseplanung ist eine weitere große Verantwortung. Wenn das Unternehmen über keine Reiseabteilung verfügt, kann der Verwaltungsassistent die Person sein, die Flüge und Hotels recherchiert und bucht, Reservierungen für Restaurants vornimmt und sich um andere Details kümmert, z. B. Konferenzanmeldungen.
Spezialisierte Aufgaben
In bestimmten Branchen müssen Verwaltungsfachleute Aufgaben bewältigen, für die Spezialwissen oder -fähigkeiten erforderlich sind. Beispielsweise müssen juristische und medizinische Verwaltungsassistenten häufig Aufgaben erledigen, die ein Verständnis der Terminologie und der Verfahren der Branche erfordern. Juristische Sekretäre können dazu angehalten werden, Unterlagen für juristische Dokumente wie Vorladungen, Beschwerden oder Ansprüche abzuwickeln und einzureichen, was ein grundlegendes Maß an juristischem Wissen und Verständnis voraussetzt. Ein Verständnis des Gerichtssystems und der Gerichtsverfahren ist für diese Verwaltungsassistenten ebenso wichtig wie das Wissen, wie juristische Nachforschungen durchzuführen sind.
Die Aufgaben einer Personalabteilung konzentrieren sich auf Beschäftigungsfragen und können die Planung von Interviews, die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und die Erstprüfung der Bewerbungen umfassen, um sicherzustellen, dass sie vollständig sind. Jemand in dieser Funktion wird höchstwahrscheinlich ein Verständnis und Erfahrung in den Bereichen Humanressourcen und Arbeitsrecht haben. Im Wesentlichen ist der spezifische Bereich und die Abteilung, in dem ein Verwaltungsassistent tätig ist, der bestimmende Faktor für die jeweiligen Aufgaben, wobei einige Bereiche mehr Erfahrung und Wissen erfordern als andere.
Administrative Assistant Qualifikationen
Während die meisten Jobs zumindest einige administrative Aufgaben beinhalten, werden die meisten von administrativen Assistenten erledigt. In fast jeder Branche gibt es Möglichkeiten, und die meisten Einstiegsposten stehen Einzelpersonen mit einem Hochschulabschluss oder einem gleichwertigen Abschluss offen. Einige Arbeitgeber ziehen es vor, Verwaltungsassistenten oder Sekretäre mit einem Bachelor-Abschluss oder Berufserfahrung einzustellen. In bestimmten Bereichen, wie zum Beispiel in den Bereichen Recht und Medizin, ist es normalerweise erforderlich, dass die Assistenten eine für dieses Gebiet relevante zusätzliche Ausbildung erhalten.
Unabhängig vom Bildungsniveau suchen die meisten Arbeitgeber nach Verwaltungsassistenten, die über Erfahrung und Fähigkeiten in der Büroarbeit verfügen, einschließlich Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Datenbankverwaltung. Normalerweise verlangen Arbeitgeber, dass Assistenten über Kenntnisse in Microsoft Office-Produkten verfügen. Einige Community Colleges, Zeitarbeitsfirmen und Erwachsenenbildungsprogramme bieten Zertifizierungsprogramme für das Büromanagement an, die Ihnen einen Vorteil verschaffen können, wenn Sie nach einem Job suchen. Die meisten Arbeitgeber bieten auch Schulungen am Arbeitsplatz an, um den Assistenten dabei zu helfen, sich mit ihren spezifischen Aufgaben vertraut zu machen.
Abgesehen von klerikalen Fähigkeiten möchten Arbeitgeber auch Mitarbeiter einstellen, die über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich), organisatorische Fähigkeiten, Entscheidungsfindungs- und Problemlösungsfähigkeiten sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Professionalität ist ebenso ein Muss wie Multitasking und Priorisierung. Da so viele Arbeitgeber mit sensiblen Informationen umgehen und häufig an staatliche Vorschriften gebunden sind, sind Diskretion und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren, ebenfalls wichtige Eigenschaften.
Lohn- und Beschäftigungsausblick
Der Durchschnittslohn für einen Verwaltungsassistenten variiert beträchtlich. Die Einstiegsassistenten am unteren Ende des Spektrums verdienen Gehälter im mittleren bis mittleren Bereich von 20 US-Dollar und die bestbezahlten Exekutivassistenten fast sechsstellige. PayScale.com berichtet, dass Verwaltungsassistenten einen Durchschnittslohn von 38.736 USD verdienen, eine Zahl, die sich eng mit den Zahlen des Bureau of Labor Statistics widerspiegelt. Der Durchschnittslohn liegt bei 37.870 USD. Dies ist der Punkt, an dem die Hälfte der Verwaltungsassistenten mehr verdient und die Hälfte weniger verdient. Die BLS berichtet, dass die bestbezahlten Assistenten mehr als 62.000 US-Dollar pro Jahr verdienen und dass dieser Betrag für leitende Sekretäre auf 85.000 US-Dollar steigt. Die Bezahlung steigt mit der langjährigen Erfahrung, wobei diejenigen mit der größten Erfahrung am meisten verdienen.
Leider geht die BLS auch davon aus, dass die Nachfrage nach Verwaltungsassistenten bis 2026 um 5 Prozent sinken wird, da die meisten Stellen nicht neu sind, sondern eher die Ablösung von ausscheidenden Mitarbeitern. Die Entwicklung der Technologie und die Verlagerung vieler administrativer Aufgaben auf andere Mitarbeiter tragen wesentlich zum Rückgang bei. Da viele Organisationen ihre Abläufe rationalisieren, werden Assistenten mehr als einem Manager oder einer Abteilung zugewiesen und übernehmen mehr Verantwortung.
Wie Sie Ihre Verwaltungsaufgaben wahrnehmen können
Oft stehen erstaunliche Verwaltungsassistenten ganz oben auf der Liste der Beförderungen, insbesondere wenn sie einen Hochschulabschluss haben und ein tiefes Verständnis für die Branche und das Geschäft haben. Wenn Sie Ihren Job ernst nehmen, kann dies zu größeren und besseren Dingen führen. Daher liegt es in Ihrem besten Interesse, Wege zu finden, die für Ihren Chef und Ihre Kollegen unverzichtbar werden.
Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, die Ziele und Prioritäten Ihres Chefs zu erfahren und seine Bedürfnisse vorherzusehen. Schauen Sie nach vorne und haben Sie die Vorausschau, um sich auf Anfragen oder Bedürfnisse vorzubereiten, bevor Ihr Chef sie überhaupt realisiert. Wenn Ihr Chef beispielsweise jede Woche oder jeden Monat an einer bestimmten Besprechung teilnimmt, lesen Sie das Protokoll der Besprechung im Voraus und bereiten Sie alle Dokumente oder Berichte vor, die Ihr Chef voraussichtlich rechtzeitig bei der Besprechung vorlegen wird. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Vorgesetzter den ganzen Tag ohne große Pause in Besprechungen sein wird, bestellen Sie das Mittagessen und halten Sie die Kaffeekanne frisch. Denken Sie daran, dass es Ihre Aufgabe ist, den Chef gut aussehen zu lassen. Machen Sie also das, was Sie tun müssen, um das professionellste und kompetenteste Image zu präsentieren.
Wenn Sie mit Ihrer Branche Schritt halten, können Sie auch ein Rockstar-Assistent sein. Lernen Sie die Terminologie und verfolgen Sie die Trends. Auf diese Weise können Sie zu Gesprächen beitragen und präziser arbeiten. Details sind wichtig. Wenn Sie wissen, worüber alle sprechen, vermeiden Sie kostspielige Fehler. Große Assistenten sind auch einfallsreich und wissen, wann sie aktiv werden müssen und was genau zu tun ist. Sie können nicht mit jeder Frage oder Frage zu Ihrem Chef laufen. Ihr Chef erwartet, dass Sie sich um die Dinge kümmern, die zum Lernen zurückgehen. Wenn Sie Ihre Organisation in- und auswendig kennen, wo Sie Informationen sowie die Unternehmensrichtlinien und -verfahren finden, können Sie einfallsreicher sein und Probleme lösen.
Um ein guter Assistent zu sein, sind außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten erforderlich. Sie können jederzeit aufgefordert werden, Fragen zu beantworten, Statusaktualisierungen bereitzustellen oder andere Probleme zu lösen. Wenn Sie nicht organisiert sind, können Sie dies nicht tun. Die wichtigste Verwaltungsaufgabe besteht darin, dass sich alle Teller drehen und organisiert wird, ist die Grundlage dieser Fertigkeit.
