Ein funktionierendes Ablagesystem in jedem Büro ist wichtig. Die beste Möglichkeit, Office-Dokumente zu organisieren, ist ein einfaches Ablagesystem, das Sie verstehen. Wenn Sie das nächste Mal eine Akte benötigen, müssen Sie nicht mehr durch Papierstapel gehen, um die richtige zu finden. Sie wissen genau, wo es ist.
Erstellen Sie Zeit, um Ihr Ablagesystem neu zu organisieren oder ein neues System zu starten. Es ist einfacher, alles auf einmal zu beenden.
$config[code] not foundBitten Sie die Leute, die die Dateien verwenden, um Eingabe.
Alphabetisieren Sie Ihre Dateien alphabetisch oder sortieren Sie sie numerisch nach Kategorie, Kundennamen oder Datum.
Farbcodieren Sie Ihre Dateien.
Beschriften Sie jede Datei mit einem Namen, der sinnvoll ist und leicht zu finden ist. Es sollten keine "verschiedenen" Dateien in Ihrem System vorhanden sein.
Durchsuchen Sie Ihre Dateien und Dokumente, bevor Sie sie in das neue System einfügen, und verwerfen Sie unnötige Dokumente.
Spitze
Wenn Sie sich bezüglich einer Kategorie für ein Dokument nicht sicher sind, ordnen Sie diese unter der ersten Kategorie ein, an die Sie bei der Prüfung des Dokuments denken, oder lassen Sie sich von einer anderen Person beraten.
Wenn es mehrere Ablagesysteme im Büro gibt, lassen Sie alle denselben Ablagesystemtyp einrichten.
Wenn Sie einen neuen Artikel ablegen möchten, erstellen Sie die Datei sofort.
Halten Sie Ordner und Schreibgeräte in der Nähe Ihres Ablagesystems bereit.
Heften Sie die Seiten zusammen, anstatt Büroklammern zu verwenden.
Warnung
Legen Sie keine Duplikate ab.
