Ein Exekutivsekretär kann die hochrangige Führungskraft, die von ihr abhängig ist, machen oder brechen. Ihre Fähigkeit, die Arbeitsbelastung zu steuern und Ziele zu erreichen, ist nicht nur für die täglichen Aufgaben im Büro wichtig, sondern auch für die Leistung der Organisation. Es ist eine herausfordernde Aufgabe, die Ausbildung, Erfahrung und Können erfordert.
Eine große Last
Die Verwaltung der Arbeitslast ist möglicherweise eine der größten Herausforderungen, denen Sie als leitender Angestellter gegenüberstehen, insbesondere wenn Sie mehr als eine Führungskraft unterstützen. Widersprüchliche Prioritäten zwischen Führungskräften können dazu führen, dass Sie sich fragmentiert fühlen, insbesondere wenn Änderungen in letzter Minute auftreten. Das US-Büro für Arbeitsstatistik berichtet, dass organisatorische Fähigkeiten zu den vier wichtigsten Qualitäten gehören, die von Sekretären benötigt werden. Ihre Fähigkeit, sicherzustellen, dass Berichte, Dateien und andere Daten ordnungsgemäß archiviert, leicht verfügbar und sicher sind, vereinfacht die Arbeit Ihrer Vorgesetzten erheblich.
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Kein Exekutivsekretär arbeitet in einem Vakuum. Sie sind die Person, zu der andere Manager, Mitarbeiter, Verkäufer, Kunden, Vorstandsmitglieder und Besucher am häufigsten kommen, wenn sie etwas brauchen. In einigen Fällen müssen Sie sich mit Menschen auseinandersetzen, die schwierig sind, oder mit denen, die Sie als Untergebenen betrachten, die sie schikanieren können. Ein Exekutivsekretär muss in der Lage sein, schwierige Situationen zu beurteilen und dann durchsetzungsfähig und klar zu kommunizieren - unter Wahrung der Vertraulichkeit und der guten Arbeitsbeziehungen.
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Zeitmanagement ist eine weitere große Herausforderung für das Exekutivsekretariat. In der Regel verwalten Sie nicht nur Ihre eigene Zeit, sondern auch die Geschäftspläne für die von Ihnen unterstützten Personen. Häufige Unterbrechungen treten häufig aus verschiedenen Gründen auf. Möglicherweise sind Sie dafür verantwortlich, Besprechungen zu koordinieren, Termine zu vereinbaren, Reisen zu planen und andere Aktivitäten zu planen. Exekutivsekretäre kämpfen manchmal mit der Work-Life-Balance. Viele Führungskräfte arbeiten viele Stunden - und erwarten, dass ihre Sekretärin das Gleiche tut. Darüber hinaus können Sie Schwierigkeiten haben, die Zeit zu finden, um mit Ihren Vorgesetzten während ihres vollen Zeitplans zu kommunizieren.
Supervision und Projektmanagement
Zusätzliche Aufgaben können komplex und zeitaufwändig sein, aber die Sekretärin muss sie zusätzlich zu ihrer anderen Arbeit erledigen. Ein Exekutivsekretär kann auch ein Vorgesetzter sein und hat Führungsverantwortung. In einem großen Büro haben Sie möglicherweise eine oder mehrere Junior-Sekretäre, die Ihnen Bericht erstatten. Sie müssen ihre Arbeit zuweisen und überwachen, Schulungen anbieten und Leistungsbewertungen durchführen. Einige leitende Sekretäre haben auch eigene Großprojekte. Sie können zugewiesen werden, um ein großes Projekt zu recherchieren, statistische Informationen zu sammeln und Datenbanken zu verwalten, Berichte für Besprechungen zu erstellen oder Budgets zu entwickeln.
Vorbereitung, Gehalt und Ausblick
Um diese Herausforderungen zu meistern, benötigt ein Exekutivsekretär in der Regel einen Associate Degree oder ein College sowie mehrere Jahre Berufserfahrung, so die BLS. In einigen Organisationen ist möglicherweise ein Bachelor-Abschluss erforderlich. Die meisten Exekutivsekretäre benötigen beträchtliche Kenntnisse der jeweiligen Branche oder Branche, in der sie tätig sind. Eine Zertifizierung ist verfügbar und kann ein Hinweis auf Wissen und Kompetenz sein. Das mittlere Gehalt für diesen Beruf lag 2012 bei 35.330 USD pro Jahr, und die BLS rechnet mit einem durchschnittlichen Beschäftigungswachstum von 12 Prozent von 2012 bis 2022.
