Ein organisierter Verstand erzeugt in jedem Unternehmen, in dem er sich engagiert, eine organisierte Ausgabe. Ein gut organisiertes Geschäft bedeutet, dass ein organisierter Verstand die Show leitet, und dies ist die Art von Geschäft, die Ziele erreicht.
Es ist leicht, den physischen Raum in Ordnung zu halten, aber im Hinblick auf den finanziellen Erfolg zählt das, was im Inneren ist. Insbesondere Ihre Computerdateien und Ordner. Ohne einen organisierten Computer ist ein makelloses Büro keinen Hügel von Bohnen wert.
$config[code] not foundWie Dateien und Ordner auf einem organisierten Computer aussehen
Ein organisierter Computer enthält Dateien und Ordner, die benannt und angeordnet sind, sodass Benutzer leicht finden können, wonach sie suchen. Die meisten Leute halten diese Absicht beim Speichern von Dateien und beim Erstellen von Ordnern, aber es dauert nicht lange.
Allzu schnell werden Desktops unübersichtlich, Download-Ordner überlaufen und wiederhergestellte Installationsdateien beanspruchen einen großen Teil der Festplatten. Neue Ordner werden erstellt, wenn vorhandene Ordner nicht gefunden werden können, und die Dateien werden so benannt, wie es gerade zweckmäßig erscheint. Das funktioniert nicht, wenn Sie bestimmte Dateien zu einem Meeting mitbringen müssen oder wenn Sie ein Team von Mitarbeitern haben, die auf Dateien auf Ihrem Server zugreifen müssen. Durch die Benennung Ihrer Dateien erhalten Sie als Erstes eine Desorganisation.
Das Organisieren von Computerdateien beginnt mit der Reihenfolge
Die Dateiorganisation beginnt mit einer Namenskonvention. Eine Namenskonvention ist eine vordefinierte Vorlage oder Struktur zum Benennen Ihrer Dateien. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Microsoft Word-Dokumente erstellen, können Sie sie unter einem Dateinamen speichern, der mit dem Erstellungsdatum beginnt. Wenn Ihre Dokumente Informationen enthalten, die aus verschiedenen Ereignissen zusammengestellt wurden, speichern Sie Ihre Dateien möglicherweise als Datum + Ereignisname + Dokumentbeschreibung. ”Dadurch können Ihre Dateien zuerst nach Datum und nach Ereignis in dem Ordner gruppiert werden.
Wenn Sie eine Namenskonvention verwenden, erkennen Sie eine Liste mit Dateinamen sofort und erkennen die benötigten Informationen. Die Verwendung einer Namenskonvention macht den Unterschied in der Welt aus, wie Sie in den von RevEngine Marketing veröffentlichten Beispielen sehen können.
Alle von Ihnen verwendeten Namenskonventionen sollten davon abhängen, wie Sie Ihre Dateien und Ordner später suchen werden. Unter den Beschreibungen einiger hilfreicher Organisationswerkzeuge macht Setapp einen wichtigen Punkt: Mit einem guten Dateinamen können Sie wissen, was die Datei enthält, ohne sie zu öffnen. Wenn es zu spät ist und Sie eine Reihe von Dateien mit unterschiedlichen Namen haben, brauchen Sie nur ein paar Minuten, um eine Namenskonvention und eine Massenumbenennungs-App zu erstellen.
Bevor Sie mit dem Umbenennen von Dateien und Ordnern beginnen, legen Sie eine klare Namenskonvention fest. Eine Namenskonvention sollte wichtige Informationen im Dateinamen enthalten, wie zum Beispiel:
- Das Datum, an dem die Datei erstellt wurde. Bei Marketing-Dateien funktioniert das gut. Angenommen, Sie erstellen Ihre E-Mail-Newsletter in Word-Dokumenten, bevor sie verschickt werden, und erstellen mehrere Revisionen. Sie möchten jeden neuen Entwurf mit dem Erstellungsdatum speichern. Auf diese Weise können Sie den Entwurf, den Sie gestern erstellt haben, wiederherstellen.
- Das Datum, das der Dateiinhalt darstellt. Wenn Sie beispielsweise Daten zu historischen Ereignissen sammeln, die in eine Timeline eingegeben werden, möchten Sie möglicherweise das Datum des historischen Ereignisses im Dateinamen verwenden. Wenn Sie diese Dateien in einem Ordner anzeigen, werden sie alphanumerisch nach Datum sortiert, sodass Sie den Inhalt in chronologischer Reihenfolge leichter extrahieren können.
- Der Ort, von dem Ihr Inhalt abgeleitet wurde. Wenn Sie während der Teilnahme an Netzwerkereignissen Informationen sammeln, können Sie durch Hinzufügen des Speicherorts im Dateinamen später auf die richtigen Informationen zugreifen. Sie haben möglicherweise eine plötzliche Erkenntnis und müssen auf die Datei zugreifen, die Informationen aus Digital Hollywood vom letzten Jahr enthält. Wenn Sie jedoch nicht "Digital Hollywood" oder "DH" in den Dateinamen eingeben, müssen Sie die Dokumente öffnen, um sie zu finden.
- Spezifische Datumsalternativen. Anstelle eines vollständigen Datums, wie z. B. „08-12-2015“, sollten Sie sich auf Quartale in Ihrem Dateinamen beziehen. Zum Beispiel würde „2015-Q3“ das dritte Quartal 2015 darstellen. Wenn Sie sich auf Informationen aus dem dritten Quartal eines Jahres beziehen müssen, sollten Ihre Dateinamen nach Quartalen geordnet sein. Andernfalls müssen Sie die Berechnungen durchführen, um bestimmte Datumsangaben in Quartale zu übersetzen, bevor Sie wissen, dass Sie die richtige Datei haben.
Sie brauchen intuitive Namenskonventionen
Dateien, die ohne Namenskonventionen gespeichert werden, sind schwer zu finden. Wenn Sie oder andere Personen in Ihrem Unternehmen Probleme haben, Dateien zu finden, ist es nicht zu spät, eine Namenskonvention zu erstellen und zu implementieren.
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