Der Verwaltungsbeamte ist auch als Assistent eines Vorstandsmitglieds bekannt. Der Verwaltungsbeamte wird nicht nur als Empfangsdame oder Sekretärin geschätzt, sondern ist für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich, einschließlich der Wahrung der Vertraulichkeit innerhalb des Führungsteams und der Vertretung der Organisation gegenüber anderen Unternehmen auf der Führungsebene. Administrative Führungskräfte arbeiten in den meisten Branchen in mittleren bis großen Organisationen.
$config[code] not foundAdministrative Verantwortlichkeiten
Verwaltungsangestellte sind die Hauptpfleger der Exekutivämter. Sie sind für die täglichen Verwaltungsaktivitäten der Exekutivbüros verantwortlich. Zu diesen Verantwortlichkeiten gehören das Jonglieren von Telefonanrufen, die Bearbeitung von E-Mails und das Anbieten von Verwaltungsrat, wenn dies erforderlich ist. Verwaltungsaufgaben können manchmal über das Geschäft hinausgehen und sich auch auf persönliche Unterstützung überschneiden. Als hoch angesehene Mitglieder des Führungsteams können Verwaltungsmitarbeiter für die täglichen persönlichen Bedürfnisse, wie beispielsweise die Organisation von Urlaubsflügen oder den persönlichen Transport, eingesetzt werden.
Wahrung der Vertraulichkeit
Verwaltungsangestellte können vertrauliche Informationen zwischen den Geschäftsstellen auf Executive-Ebene und in anderen Abteilungen erhalten. Die Wahrung der Vertraulichkeit solcher Informationen hat für die Führungskräfte der Verwaltung Priorität. Bei Telefonaten, E-Mails, Besprechungen und Vorstandssitzungen muss die Vertraulichkeit gewahrt bleiben.
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Verwaltungsbeamte bereiten das Material für Meetings auf Organisationsebene vor, z. B. Governance-Komitees, Sitzungen des Board of Trustees oder Community-bezogene Meetings. Sie dokumentieren und bewahren ordnungsgemäß, was bei diesen Meetings geschieht, indem sie sich Notizen oder Protokolle machen. Der Verwaltungsbeamte muss über Kurz- oder andere Notizentechniken verfügen. Der Verwaltungsbeamte überträgt dann die Informationen in ein schriftliches Format zur Verteilung.
Zeiteinteilung
Abhängig von der Größe der Organisation und der Branche sind häufig administrative Führungskräfte für die tägliche Planung der Mitglieder des Führungsteams verantwortlich. Verwaltungsmitarbeiter kennen elektronische Kalender, Zeitpläne und andere Folgetools, die erforderlich sind, um ihre Führungskraft auf Kurs zu halten. Während einige administrative Führungskräfte nur für einen Zeitplan verantwortlich sind, sind andere für mehrere Führungskalender verantwortlich. Dies erhöht den Schwierigkeitsgrad der Verwaltungsaufgaben.
