An diesem Tag des elektronischen Büros kann das Konzept der Ablage von Papieren als selbstverständlich angesehen werden. Durch die Entwicklung effizienter Richtlinien für die Ablage von Dokumenten können wichtige Dokumente und aktive Dokumente leicht auffindbar sein. Unabhängig davon, wie viel Dokumentation auf Computern erstellt wird, muss immer ein bestimmter Betrag gedruckt und von Hand archiviert werden. Bleiben Sie mit der Ablage im Büro auf dem Laufenden und Sie können ein effizienteres Büro betreiben.
$config[code] not foundVerantwortung
Unabhängig davon, wie detailliert eine Richtlinie für die Hinterlegung von Büros sein kann, muss jemand dafür verantwortlich sein, die Richtlinie täglich umzusetzen, damit sie wirksam wird. Die delegierende Anmeldeberechtigung kann je nach Umfang der einzureichenden Informationen, der Komplexität des Anmeldesystems und der Häufigkeit, mit der Informationen abgerufen werden, variieren und muss erneut archiviert werden.
Bei einer guten Hinterlegungsrichtlinie sollte die Hinterlegung nur durch die verantwortliche Person erfolgen. Wenn jemand anderes ein Dokument entfernt, sollte es eine Regel geben, dass das Dokument in einem "In" -Korb abgelegt wird, der vom Verantwortlichen abgelegt werden muss. Wenn mehrere Personen für die Einreichung verantwortlich sind, sollten Sie für jeden Ordner ein System erstellen, bei dem die letzte Person, die etwas eingereicht hat, ihre Initialen unterschreiben muss. Um ein gutes Ablagesystem aufrechtzuerhalten, müssen verantwortliche Personen zur Verantwortung gezogen werden.
Farbcodierung
Laut PowerHomeBiz.com besteht die Möglichkeit, Ihre Dateien zu organisieren, indem Sie sie farblich kennzeichnen. Sie können Code-Dateien mithilfe von farbigen Registerkarten farblich kennzeichnen oder Dateiordner in verschiedenen Farben für die Verwendung in Ihren Schränken erwerben.
Wenn Sie sich nach Farbe trennen, ist es möglicherweise effizienter, das Farbkodierungssystem für die umfassenderen Überschriften und dann ein anderes System für die Unterüberschriften zu verwenden. Beispielsweise können alle Finanzdokumente in grünen Dateien abgelegt werden, aber die Dokumente, die sich auf Steuerinformationen beziehen, hätten ein eigenes System. Experimentieren Sie mit der Farbcodierung Ihres Farbcodierungssystems. Grüne Ordner können für Finanzdokumente verwendet werden, aber die Steuerinformationen können mit roten Tab-Aufklebern versehen werden.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtAktiv und Archivierung
Ihre am häufigsten verwendeten Dateien sind diejenigen, die als aktiv betrachtet werden sollten, und diejenigen, auf die nicht regelmäßig verwiesen wird, können archiviert werden. Ein aktives Dateisystem ist dynamisch und lässt Raum für Erweiterungen und Hinzufügungen. Sobald ein Dokument als aktiv eingestuft wurde, wird es in die Archivierung verschoben. Halten Sie Ihre aktiven Dateien für diejenigen zur Verfügung, die sie benötigen, und organisieren Sie Ihre aktiven Dateien täglich.
