Das Schreiben eines Memos an Ihren Chef kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Dies ist eine Gelegenheit für Sie, Ihrem Chef über ein bestimmtes Thema zu schreiben, von dem Sie glauben, dass es angesprochen werden muss. Es könnte Ihr Befund für einen Bericht sein, zu dessen Abschluss er Sie gebeten hat. Es könnte sich auch um ein Problem handeln, das Sie in Ihrem Büro beobachtet haben, und das Sie Ihrer Meinung nach korrigieren oder ansprechen müssen. Wenn Sie ein organisiertes Memo schreiben, kann Ihr Chef diese Informationen schnell verdauen.
$config[code] not foundBeginnen Sie mit einer Überschrift. Die Überschrift sollte das Datum enthalten, an dem das Memo geschrieben wird, zusammen mit einem kurzen Satz, der beschreibt, worum es sich handelt. Auf diese Weise weiß Ihr Chef, wann er auf dieses Problem aufmerksam wurde und was das Problem ist, bevor Sie den Rest des Memos lesen. Fügen Sie dem Dokument den Namen Ihres Chefs hinzu, falls er falsch abgelegt wird, und geben Sie auch Ihren Namen an, damit er weiß, von wem er geschrieben wurde. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie eine Kopie davon an Ihren Chef per E-Mail gesendet haben, dass er sich daran erinnert, wer sie an ihn gesendet hat.
Fassen Sie zusammen, worüber Sie im ersten Absatz schreiben, in zwei bis drei Sätzen. Zeit kann im Büro kostbar sein. Nehmen Sie Ihre Meinungen nicht in diese Zusammenfassung auf, geben Sie einfach die Fakten des Problems an.
Geben Sie die wichtigsten Punkte des Problems im zweiten Abschnitt Ihres Memos an. Dies kann als Aufzählungsliste oder als Gliederung erfolgen. Gehen Sie nicht an der ersten Seite mit Ihren wichtigsten Punkten vorbei, kategorisieren Sie sie, wenn Sie der Meinung sind, dass es Ihrem Chef dadurch leichter fällt, zu verstehen, wie die wichtigsten Punkte miteinander zusammenhängen.
Fügen Sie Hintergrundinformationen zu Ihrem Chef hinzu. Teilen Sie Ihrem Chef mit, wo Sie diese Informationen erhalten haben. Wenn Ihr Chef entschieden hat, dass das in Ihrem Memo angesprochene Thema wichtig ist, kann er dies direkt mit Ihnen besprechen oder weiterlesen, um weitere Informationen zu erhalten.
Geben Sie Ihre Ideen dazu an, wie Sie das von Ihnen angesprochene Problem angehen können. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Chef das Problem persönlich mit Ihnen besprechen kann. Sie könnte diese Gelegenheit haben, aber wenn sie es nicht kann, möchten Sie Ihre Informationen in das Memo aufnehmen, damit sie sie lesen kann, während sich die Ausgabe in ihrem Kopf befindet. Geben Sie alle relevanten Nummern oder Informationen an, die Ihre Vorstellung von einer Lösung unterstützen.
Bitten Sie Ihren Chef, sich bezüglich des Memos, das Sie gesendet haben, mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Bitten Sie Ihren Chef, sich entweder an Sie zu wenden, Sie anzurufen oder ein Meeting mit Ihnen zu vereinbaren, um die Informationen in Ihrem Memo zu besprechen. Auf diese Weise kann Ihr Chef wissen, welche Kommunikationsmethode Ihrer Meinung nach die beste ist, um mit dem in Ihrem Memo angesprochenen Problem fertig zu werden.
Spitze
Wenn sich Ihr Chef in demselben Büro befindet, in dem Sie sich befinden, drucken Sie eine Kopie des Memos für sie aus. Sie können es auch per E-Mail senden, aber durch Drucken der Kopie erspart es ihr einen Schritt, wenn sie es außerhalb des Büros oder außerhalb ihres Schreibtisches lesen möchte.
Warnung
Es ist eine gute Idee zu vermeiden, dass persönliche Gefühle oder Emotionen in Ihrem Memo reflektiert werden. Vermeiden Sie persönliche Angriffe gegen andere Personen oder deren Ideen in Ihrem Memo. Denken Sie daran, dass Ihr Dokument möglicherweise von anderen Personen als Ihrem Chef geprüft wird.
