Ein Arbeitnehmer könnte eine Überzahlung erhalten, wenn sein Arbeitgeber nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses seine Gehaltsabrechnungen nicht eingestellt hat. Es kann auch vorkommen, dass im System ein falscher Lohnbetrag eingegeben wurde oder eine Dublettenprüfung angelegt wurde. Um die Überzahlung zurückzufordern, müssen Sie die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigen. Bevor Sie etwas unternehmen, konsultieren Sie die Gesetze des Bundes und der Länder und suchen Sie gegebenenfalls einen Rechtsberater.
Bundesgesetz
Nach dem Bundesgesetz können Sie die gesamte Überzahlung vom nächsten Gehaltsscheck des Arbeitnehmers zurückfordern, selbst wenn dadurch der Lohn unter den erforderlichen Mindestlohn sinkt. Sie benötigen nicht ihre Zustimmung, um den Abzug vorzunehmen. Das Bundesgesetz betrachtet die Überzahlung als nicht verdientes Geld, das dem Arbeitnehmer überwiesen wurde und daher zurückgezahlt werden sollte.
$config[code] not foundLandesgesetz
Wenden Sie sich an die Arbeitsabteilung Ihres Staates, um die Überzahlungsrichtlinien zu erfahren, bevor Sie die Überzahlungen zurückzahlen. Der Staat kann dem Bundesgesetz folgen oder andere Richtlinien haben. Der Staat könnte beispielsweise sagen, dass Sie die schriftliche Einwilligung des Mitarbeiters einholen müssen, um den Abzug vorzunehmen. Möglicherweise können Sie den Abzug auch nicht vornehmen, wenn dadurch das Gehalt des Mitarbeiters unter den Mindestlohn gesenkt wird. In einigen Staaten wird der Betrag, der für Überzahlungen abgezogen werden kann, genau festgelegt, z. B. nicht mehr als 15 Prozent des Bruttogehalts für den Entgeltzeitraum. Möglicherweise müssen Sie den Mitarbeiter auch vor dem Abzug kündigen.
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Wenn die Überzahlung auf den endgültigen Gehaltsscheck eines Mitarbeiters erfolgte, müssen Sie sich mit ihm in Verbindung setzen und ihn informieren, damit er das Geld zurückzahlen kann. Es kann jedoch schwierig sein, das Geld zurückzufordern, wenn er sich weigert, es zurückzuzahlen. Der Staat kann es Ihnen ermöglichen, die Überzahlung von den ihm zustehenden zusätzlichen Löhnen, wie z. B. aufgelaufene Urlaubszeit, abzuziehen. Oder es erlaubt diese Praxis nicht. Überprüfen Sie erneut Ihre Landesgesetze zur Verdeutlichung. Wenn der Mitarbeiter eine Dublettenprüfung erhalten hat, können Sie einfach eine Stopp-Bestellung für die Dublettenprüfung aufgeben. Bei doppelten Direkteinzahlungen können Sie das zusätzliche Geld von seinem Bankkonto stornieren, solange das Geld noch vorhanden ist. Andere Möglichkeiten bestehen darin, gegen den Arbeitnehmer gerichtlich vorzugehen, falls er die Rückzahlung des geschuldeten Betrages ablehnt, oder ein Inkassounternehmen beauftragen.
W-2-Einstellung
Wenn Sie den Angestellten überbezahlt haben, hat sie den zusätzlichen Betrag besteuert. Wenn sie das Geld zurückzahlt, schreibt die Lohnabrechnung sie automatisch für die zu viel gezahlten Steuern an. Dieser Prozess passt auch ihre W-2-Löhne und Steuern an. Wenn die Überzahlung und Rückzahlung im selben Jahr erfolgte, sollte der W-2 des Mitarbeiters korrekt sein und die Überzahlung nicht anzeigen. Wenn die Überzahlung und die Rückzahlung jedoch in verschiedenen Jahren stattgefunden haben, müssen Sie dem Mitarbeiter für das Jahr, in dem die Überzahlung stattgefunden hat, ein korrigiertes W-2 mitteilen. Die Angestellte würde dann mit dem korrigierten W-2 eine Änderung ihrer Steuererklärung für das Jahr einreichen, in dem die Überzahlung stattfand.
