So überwachen Sie die Ausgabenbelege Ihrer Mitarbeiter

Die Verwendung von elektronischen Aufzeichnungen hat die Produktivität am Arbeitsplatz erheblich erhöht. Informationen, die schnell und einfach in einer elektronischen Tabelle oder Datenbank abrufbar sind, haben den modernen Arbeitsplatz revolutioniert. Die Nachverfolgung der Ausgaben für die Mitarbeiter, für die normalerweise Papierbelege erforderlich sind, ist jedoch für viele Unternehmen ein zeitintensiver Stolperstein. Die schnelle Anpassung der Mobilfunktechnologie und der Cloud-basierten Datenspeicherung hat endlich eine Lösung für dieses Problem geschaffen - Online-Kostenverwaltungs-Apps, die direkt mit Datenbanken verbunden sind.

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Durchsuchen Sie die Online-Mitarbeiter-Kostenverwaltungs-Apps, um herauszufinden, welche Ihren Anforderungen am besten entspricht. Die Funktionen und Preisklassen variieren dramatisch, von wenigen Dollar für Apps für kleine Unternehmen bis zu Tausenden von Dollar für kundenspezifische Unternehmenssoftware, die in eine proprietäre Buchhaltungsdatenbank integriert sind.

Richten Sie das Online-Kostenmanagementsystem für Mitarbeiter in Ihrem Arbeitsplatznetzwerk ein. Die meisten grundlegenden Systeme für kleine Unternehmen sind einfache Installationen. Es ist jedoch immer eine gute Idee, sich bei der Installation neuer Software in einem Netzwerk an einen IT-Fachmann zu wenden. Komplexere Ausgabenverfolgungsanwendungen für größere Unternehmen werden normalerweise von Mitarbeitern des Anbieters installiert und eingerichtet, die mit den IT-Mitarbeitern des Unternehmens zusammenarbeiten.

Richten Sie individuelle Mitarbeiterkonten ein, um das neue Kostenverwaltungssystem für Mitarbeiter aufzufüllen. Nachdem alle Konten eingerichtet sind, können die Mitarbeiter Artikel und Dienstleistungen mit Kreditkarten des Unternehmens erwerben. Eine elektronische Quittung wird automatisch an die zentrale Datenbank gesendet. Mitarbeiter können auch eine gescannte Kopie eines Belegs über ihr Smartphone einreichen. Dies bedeutet, dass sich die Mitarbeiter nicht nur keine Sorgen um das Einsparen von Papierbelegen machen müssen, sondern Buchhalter und Buchhalter müssen nicht mehr jeden einzelnen Beleg mühsam in die Datenbank eingeben.

Führen Sie eine Schulung für alle Mitarbeiter durch, die das neue System zur Verwaltung der Mitarbeiterkosten verwendet. Anbieter können bei der Schulung für Apps auf Unternehmensebene behilflich sein.