In jeder Organisation muss die Führung aus verschiedenen Gründen gelegentlich unternehmensweite Ankündigungen machen. Dies kann alles sein, von guten Nachrichten über Mitarbeiter- und Unternehmenserfolge bis hin zu weniger willkommenen Aktualisierungen im Zusammenhang mit Richtlinienänderungen, Kürzungen und sogar Entlassungen. Wann immer Nachrichten ausgetauscht werden müssen, sollten organisatorische Ankündigungen den richtigen Ton annehmen und alle notwendigen Informationen in wenigen kurzen Abschnitten bereitstellen.
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Die meisten organisatorischen Ankündigungen erfolgen im Memo-Format. Oben auf der Seite sollte eine Kopfzeile enthalten sein, die eine An-Zeile enthält (d. H. Alle Mitarbeiter, eine bestimmte Abteilung usw.). eine "Von" -Linie; das Datum; und eine Betreffzeile. Diese Linien sollten am linken Rand ausgerichtet sein.
Die Ankündigung sollte dann dem Format der Erklärung, der Diskussion und der Zusammenfassung folgen. Beginnen Sie mit einer Erklärung zum Thema der Ankündigung oder warum Sie schreiben. Verfolgen Sie weitere Erklärungen und Details und enden Sie mit einer Zusammenfassung, die die Ankündigung und die nächsten Schritte wiederholt. Der Ton sollte professionell und direkt sein, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die ausgetauschten Nachrichten verstehen.
Seien Sie klar, präzise und spezifisch
Der wichtigste Aspekt einer organisatorischen Ankündigung ist, dass sie einem direkten Zweck dient. Mit anderen Worten, das Publikum sollte genau wissen, worum es in der Ankündigung geht und warum es wichtig ist. Seien Sie im Betreff der Ankündigung genau; Beispiel: "Willkommen bei John Smith" anstelle von "Begrüßung durch neue Mitarbeiter" oder "Memorial Day Holiday Schedule" statt "Holiday Observance".
Beginnen Sie im Hauptteil der Ankündigung mit einer kurzen Erklärung, warum Sie die Ankündigung vornehmen, und teilen Sie dann die Einzelheiten mit. Wenn Sie beispielsweise eine Mitteilung über Kostensenkungen senden, beginnen Sie vielleicht mit einem kurzen Abschnitt, in dem die Gründe für die Straffung des Gürtels beschrieben werden und wie Sie diese Schlussfolgerungen gezogen haben. In den nächsten Abschnitten werden die Kostensenkungsmaßnahmen beschrieben, die sich auf die Mitarbeiter auswirken werden, z. B. weniger unnötige Reisen oder kostenlose Mittagessen am Freitag. Stellen Sie am Ende der Seite sicher, dass Ihre Mitarbeiter Fragen stellen oder weitere Informationen zur Ankündigung erhalten.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtNur die Fakten
Organisatorische Ankündigungen sind genau das: Ankündigungen. Daher sollten sie objektiv bleiben, ohne Spekulation oder Meinung. Halten Sie sich an die Fakten und Informationen, die für das Gesagte relevant sind. Ein guter Weg, dies zu tun, ist die Verwendung eines umgekehrten Dreiecks oder eines journalistischen Ansatzes für die Ankündigung. Öffnen Sie die wichtigsten Informationen im ersten Absatz und sprechen Sie wer, was, wo, wann und warum der Ankündigung an. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Mitarbeiter begrüßen, geben Sie den Namen des Mitarbeiters an, seine Abteilung, in der er arbeiten wird, und laden Sie die Mitarbeiter ein, ihn zu begrüßen. Wenn Sie ein Willkommensessen oder eine andere Veranstaltung einnehmen, geben Sie im ersten Absatz Informationen zu dieser Veranstaltung an. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie weitere Informationen zum neuen Mitarbeiter, einschließlich Ausbildung und Erfahrung. Beenden Sie mit einer Wiederholung der Begrüßung und leiten Sie die Mitarbeiter dahin, wo sie weitere Informationen erhalten können, wenn sie weitere Fragen haben oder auf eine Einladung antworten müssen.
