Wenn Ihr Unternehmen eingehende Anrufe aus irgendeinem Grund aufzeichnet, müssen Sie den Anrufer gemäß den Gesetzen des Bundes und der Länder darüber informieren.
Wenn Ihr Unternehmen diese Gesetze nicht einhält, kann es zu hohen Geldstrafen kommen. In vielen Bundesstaaten werden Geldbußen für jeden Anruf verhängt, bei dem der ankommende Anrufer nicht darüber informiert wird, dass er aufgezeichnet wird.
Es gibt viele Gründe, warum Ihr Unternehmen seine Anrufe aufzeichnet. Einige tun es nur, um sicherzustellen, dass ihre Protokolle befolgt werden. Andere Unternehmen wünschen sich eine dauerhafte Aufzeichnung. In jedem Fall ist es das Gesetz, eingehende Anrufer über die Aufzeichnung zu informieren, schreibt Brian Gabriel, Chief Operations Officer von Sound Telecom. Das Unternehmen bietet Callcenter, Anrufbeantworter und andere Dienstleistungen für Geschäftskunden an:
$config[code] not found„Wenn Sie Anrufe aufzeichnen und kein Compliance-Benachrichtigungsprogramm eingerichtet ist, besteht ein hohes Risiko direkter gerichtlicher Schritte. Die Nichteinhaltung der geltenden Bundes- und Landesvorschriften wird ernst genommen und auf vielen Ebenen durchgesetzt. “
In einem kürzlich veröffentlichten Bericht auf dem offiziellen Sound Telecom-Blog hebt Gabriel einen Vorfall hervor, bei dem ein Unternehmen von massiven Bußgeldern betroffen war, nachdem ein potenzieller Kunde angerufen und gefragt hatte, ob er aufgenommen wurde. Als die Person in diesem Geschäft antwortete, dass der Anruf aufgenommen wurde, wurde der Anrufer einfach „Danke“ und legte den Hörer auf.
Ein paar Wochen nach diesem Anruf erhielt das Unternehmen eine Benachrichtigung, dass es mit 2.500 US-Dollar pro Anruf verklagt wurde, bei dem das Unternehmen einen Anrufer nicht darüber informierte, dass es aufgenommen wurde.
Diese Gesetze erstrecken sich auch auf den Call Center-Betrieb. Ihr kleines Unternehmen kann sich auf ein Call Center eines Drittanbieters verlassen, um einen Großteil des Telefonverkehrs abzuwickeln. Wenn ja, ist es wichtig sicherzustellen, dass dieser Dienst auch den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.
Je nachdem, in welchem Zustand Ihr Unternehmen tätig ist, können das Gesetz und die Schwere der Strafe für Gesetzesverstöße sehr unterschiedlich sein. Gabriel stellt fest, dass in Kalifornien die strengsten Gesetze bezüglich der Anrufaufzeichnung gelten. Eine jüngste Welle von Klagen hat die staatlichen Gerichte dort überflutet.
Auch wenn Ihr Unternehmen ausschließlich in einem Bundesstaat tätig ist, für den keine Benachrichtigung eines Teilnehmers über die Aufzeichnung eines Telefongesprächs erforderlich ist, sollten Sie sich bewusst sein Diese Gesetze ändern sich ständig, berichtet Gabriel. Wachsamkeit ist also wichtig.
„Im einfachsten Fall sollten Unternehmensinhaber es als Standardverfahren festlegen, alle Anrufer jederzeit zu benachrichtigen, wenn sie Anrufe aufzeichnen, egal was passiert. Dies ist die strengste Auslegung des Gesetzes. “
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