Die Geschäftsetikette beeinflusst, wie andere Personen Sie am Arbeitsplatz wahrnehmen - einschließlich Kollegen, Vorgesetzte und Kunden. Wenn Sie gebeten werden, ein Protokoll für ein Meeting zu erstellen, ist es am wichtigsten, sie aufzubewahren klar, prägnant und genau.
Vorbereitung und Grundlagen
Wann immer Sie an einem Geschäftstreffen teilnehmen, sollten Sie früh dorthin kommen und sich auf alle Aufgaben vorbereiten, die von Ihnen erwartet werden. Wenn Sie die Minuten einhalten, sollten Sie Ihre haben Notebook oder Computer bereit, zusammen mit anderen notwendigen Elementen wie Stiften oder Aufnahmegeräten. Die Anwesenheit wird in den Minuten aufgezeichnet, so ein Anmeldeformular vorbereiten vor der Zeit. Das Anmeldeblatt sollte den Namen jedes Teilnehmers sowie ein Feld für die Angabe der Ankunftszeiten enthalten.
$config[code] not foundObwohl es gegen die Geschäftsetikette ist, andere Redner bei einem Geschäftstreffen zu unterbrechen, wird erwartet, dass der Protokollnehmer genaue Aufzeichnungen darüber hält, was auf dem Meeting gesagt und getan wurde. Alle formellen Anträge müssen wörtlich aufgenommen werden. Sprechen Sie auf und stellen Sie klärende Fragen, wenn Sie etwas nicht gut genug gehört oder verstanden haben, um es genau aufzuzeichnen.
Es ist die Aufgabe der Person, die die Besprechung leitet, eine Agenda zu erstellen und die Besprechung auf dem Laufenden zu halten. Wenn das Treffen von der festgelegten Tagesordnung abweicht, sollte das Protokoll dies widerspiegeln. Es besteht immer die Möglichkeit, dass Sie eines Tages gefragt werden, was genau bei einem Meeting passiert ist. Egal was, Sie sollten Ihre Minuten sicherstellen Beschreibe genau, was wirklich passiert ist und in welcher Reihenfolge.
Etikette für die Minute
Sitzungsprotokolle sind nicht nur Notizen für die Personen, die an dem Meeting teilgenommen haben. Das Protokoll eines Meetings ist a Rechtsakte von dem, was bei diesem Treffen nach einem Artikel der registrierten Parlamentarierin Nancy Sylvester getan wurde.
Sie müssen nicht jedes Detail des Gesagten aufzeichnen. Außer offiziellen Anträgen, fassen Sie einfach den Inhalt zusammen. Fügen Sie nur die Details hinzu, die in der Zukunft für alle, die über das Protokoll blicken, von Bedeutung sein werden. Verwenden Sie Schlüsselwörter, um den Kern jeder Diskussion zusammenzufassen.
Vermeiden Sie jeden Kommentar, persönliche Meinung oder beschreibende Sprache im Protokoll. Diese sind nicht nur subjektiv, sie könnten später auch das Thema Ihrer Kommentare in Verlegenheit bringen. Sie können beispielsweise eine Notiz hinzufügen, in der "Mr. Smith hat das Meeting um 14.45 Uhr verlassen", aber Sie sollten es nicht als "Mr. Smith wurde wütend auf Frau Jones und gestürmt aus dem Meeting" formuliert.
Versuchen Sie nicht, den emotionalen Ton der Besprechung auf irgendeine Weise zu beschreiben, um unnötigen Kommentar zu vermeiden. Zum Beispiel: "Frau Jones bestand darauf, dass sich die Verkaufszahlen im nächsten Quartal verbessern werden", ist zu subjektiv und wäre besser formuliert als "Frau Jones sagte, dass sich die Verkaufszahlen im nächsten Quartal verbessern werden." Lassen Sie die Fakten für sich sprechen.
