Nach dem Civil Rights Act von 1964 müssen Arbeitsanträge mindestens ein Jahr aufbewahrt werden. Wenn Sie wissen, dass ein Bewerber älter als 40 Jahre ist, muss sein Antrag gemäß dem Gesetz über das Diskriminierungsverbot in Beschäftigung für zwei Jahre aufbewahrt werden. Staatliche Gesetze könnten sogar einen längeren Zeitraum erfordern, um die Unterlagen der Bewerber zu speichern. Aufgrund der staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften ist ein genaues Datenerfassungs- und Ablagesystem für Bewerber ein wichtiger Bestandteil der Wirtschaft. Möglicherweise müssen Sie sich sogar mit diesen Bewerbern in Verbindung setzen, wenn der von Ihnen eingestellte Mitarbeiter nicht klappt.
$config[code] not foundVerwenden Sie elektronische Verwaltungssoftware, um Bewerbungen zu erstellen und zu speichern. In mehreren Online-Programmen können Benutzer solche elektronischen Formulare als Bewerbungen erstellen. Diese Beschäftigungsformulare werden elektronisch übermittelt und gespeichert und ermöglichen die papierlose Speicherung. Da die meisten Anwendungen per E-Mail eingehen, ist dies eine einfache Möglichkeit, Material in Dateien zu speichern, die keinen physischen Speicherplatz beanspruchen. Die Verwendung eines elektronischen Workflows, der im Dokumentenverwaltungssystem Ihres Unternehmens gespeichert ist, erfordert Sicherheit, sodass Beschäftigungsdateien nicht von unbefugtem Personal gehackt oder eingesehen werden können. Richten Sie Ihren Computer so ein, dass Sie automatisch Warnmeldungen erhalten, um Sie daran zu erinnern, wenn Dateien gelöscht oder überprüft werden sollen.
Richten Sie Personalakten für Stellenbewerbungen in Papierordnern ein. Planen Sie ein effizientes Ablagesystem, indem Sie farbige Ordner in Schubladen, Regalen oder Aktenschränken verwenden. Drucken Sie Lebensläufe und Bewerbungen aus, die Sie per E-Mail erhalten haben, und legen Sie sie mit den persönlich ausgefüllten Bewerbungen oder der E-Mail ab. Bewerber können nach Name oder Sozialversicherungsnummer in Abschnitten eingereicht werden, die von der Art der Tätigkeit abhängen. Verkaufsaufträge würden beispielsweise in einem Ordner mit dem Titel "Vertrieb" aufgeführt, und die Bewerber würden nach Nachnamen oder numerisch nach Identifikationsnummern sortiert. Sichern Sie die Dateien in einem verschlossenen Schrank oder Raum.
Behalten Sie mindestens vier Jahre lang Aufzeichnungen, wenn Sie von einem Bewerber wegen Diskriminierung eingestellt werden. Die Equal Employment Opportunity Commission fordert in der Regel, dass Sie die beantragten Bewerbungen mindestens ein Jahr lang aufbewahren. Wenn Sie jedoch rechtliche Schritte einleiten, empfiehlt die EEOC, die Bewerbungsunterlagen mindestens vier Jahre lang aufzubewahren. Wenn Sie Ihre Bewerbungen nicht ordnungsgemäß speichern, kann das EEOC Sie mit diskriminierenden Einstellungspraktiken oder Verstößen gegen die Buchführung in Rechnung stellen.
Stellen Sie die Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Frist für deren Aufbewahrung ab. Richten Sie ein System mit Erinnerungen ein. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um Ihre elektronischen Dateien ordnungsgemäß zu entfernen und alle Papieraufträge zu vernichten. Dies ist wichtig, da die Bewerbungsdateien persönliche Informationen wie Sozialversicherungsnummern und Beschäftigungsdaten enthalten, die streng vertraulich zu behandeln sind.
