Top-Führungskräfte wie CEOs, Vizepräsidenten und Betriebsleiter von Unternehmen führen ihre Organisationen mit Hilfe der Unterstützung der Geschäftsleitung aus. Diese Fachleute werden häufig als Exekutivsekretäre, leitende Verwaltungsbeamte oder Assistenten der Führungskraft bezeichnet. Aufgrund ihres Kontakts mit den Top-Mitarbeitern einer Organisation können sie viele übergeordnete Aufgaben erledigen, z. B. an wichtigen Meetings teilnehmen und wichtige Untersuchungen durchführen.
$config[code] not foundKompetenzen
Da sie mit Managern, Führungskräften, technischen Mitarbeitern und Angestellten auf allen Ebenen der Organisation sowie mit Kunden zu tun haben, benötigen leitende Administratoren ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten. Sie müssen den Anweisungen ihrer Vorgesetzten aktiv zuhören, Informationen den Untergebenen verbal erklären und Berichte verfassen, die allgemeine Angestellte verstehen. Ihre soziale Wahrnehmung hilft ihnen, Informationen von Menschen zu sammeln und andere zum Handeln zu motivieren. Gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sind erforderlich, da sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen und möglicherweise für mehr als eine Führungskraft arbeiten. Exekutivadministratoren müssen über effektive Computerkenntnisse verfügen, um mithilfe von Software Daten effektiv verarbeiten, organisieren und präsentieren zu können.
Aufgaben
Executive-Administratoren fungieren als Gatekeeper für ihre Executives, indem sie ihre Telefonanrufe und Briefe überprüfen und Nachrichten entgegennehmen. Unternehmensbesucher müssen durch sie geführt werden, damit sie entscheiden können, ob sie den Zugang zu wichtigen Führungskräften gewähren. Sie treffen auch Reisearrangements, planen Besprechungen und nehmen an den Protokollen teil und stellen Daten zusammen, die ihre Chefs anfordern. Sie lesen und schreiben Korrespondenz und andere Geschäftsdokumente von Führungskräften und verteilen Memos oder andere schriftliche Mitteilungen. Als Teil ihres Fachwissens können sie unterschiedliche Bürogeräte wie Computer, Kopierer, Faxgeräte und Telefonsysteme bedienen.
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In großen Organisationen können Exekutivadministratoren andere Sekretäre, Assistenten und Sachbearbeiter verantworten, sodass sie ihrer Jobbeschreibung Verwaltungsaufgaben hinzufügen können. Sie veröffentlichen Stellenbeschreibungen und befragen und prüfen die Qualifikationen der Bewerber. Sie mieten, trainieren und motivieren untergeordnete Administratoren. Sie ordnen auch Aufgaben und Zeitpläne zu, ordnen Büroräume und Büromaterial zu und überwachen den Arbeitsfortschritt und die Qualität. Exekutivadministratoren sind möglicherweise auch für Erhöhungen und Beförderungen sowie für das Auslösen von Untergebenen verantwortlich.
Qualifikationen
O * NET OnLine zeigt, dass 41 Prozent der Exekutivadministratoren einige Nachschulklassen haben, aber keinen Abschluss, 28 Prozent einen High-School-Abschluss oder GED und 26 Prozent einen Associate-Abschluss. Einige Administratoren beginnen in untergeordneten klerikalen Positionen, aber mit Erfahrung und zusätzlicher Ausbildung steigen sie zu Positionen mit zunehmender Verantwortung auf, bis sie die Führungsebene erreichen. Associate-Abschlüsse für Executive Assistants dauern zwei Jahre und sind an Business Schools und Community Colleges verfügbar. Einige Exekutivsekretäre gehen für ein Bachelor-Studium in Betriebswirtschaft von Universitäten, was vier Jahre dauert. Freiwillige Zertifizierungen sind von nationalen Organisationen erhältlich, was die Beschäftigungsmöglichkeiten erhöhen kann.
