Die Tage der Verwaltungsassistenten umfassen mehrere Aufgaben, darunter das Planen, Versenden von E-Mails und das Verwalten von Projekten. Außerdem ist es manchmal notwendig, eine Nachricht für Ihren Chef zu erhalten, wenn er nicht verfügbar ist. Eine unklare, schlecht geschriebene Nachricht kann Ihren Chef frustrieren. Wenn Sie sie beeindrucken möchten, geben Sie eine detaillierte Nachricht an, in der die Art des Anrufs und die angeforderte Antwort zusammengefasst sind. Selbst wenn Sie kein Verwaltungsassistent sind, müssen Sie gelegentlich Nachrichten für einen Chef abrufen, der nicht verfügbar ist.
$config[code] not foundWährend Sie am Telefon sind
Fragen Sie den Anrufer, ob er eine Nachricht hinterlassen möchte. Wenn die Antwort "Nein" lautet, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um eine Nachricht zu ermutigen. Sagen Sie ihm, dass Ihr Chef den ganzen Tag in Besprechungen sein wird, daher ist ein Rückruf möglicherweise nicht die beste Option.
Bitten Sie den Anrufer um eine detaillierte Nachricht. Einige Anrufer antworten mit: "Rufen Sie mich einfach zurück." Leider ist Ihr Chef mit einer so vagen Nachricht nicht zufrieden. In diesem Fall antworten Sie mit: "Sicheres Ding. Was kann ich ihr sagen, was dies betrifft?"
Fordern Sie vom Anrufer einen vollständigen Namen an. Vornamen können für Ihren Chef Verwirrung stiften. Fragen Sie einfach: "Kann ich Ihren vollständigen Namen haben?" beim Aufnehmen der Nachricht.
Fragen Sie nach der Telefonnummer des Anrufers. Obwohl dies offensichtlich erscheint, können Sie die Nummer leicht vergessen, wenn Sie sich auf andere Aspekte des Anrufs konzentrieren. Wenn der Anrufer lieber per E-Mail kontaktiert werden möchte, notieren Sie dies ebenfalls.
Notieren Sie diese Informationen auf Papier, während Sie die Fragen stellen. Notieren Sie auch Datum und Uhrzeit des Anrufs.
Nachricht weiterleiten
Organisieren Sie Ihre Notizen für den Anruf auf einem kleinen Zettel. Jede Nachricht sollte nur ein Blatt Papier füllen. Schreiben Sie nicht mehr als eine Nachricht auf jeden Zettel.
Notieren Sie sich Datum und Uhrzeit des Anrufs, gefolgt vom Vor- und Nachnamen des Anrufers oben auf dem Blatt. Wenn sie auch Ihrem Chef, beispielsweise einem Buchhalter oder einem Lieferanten, ihre Position oder Beziehung gegeben hat, schreiben Sie dies ebenfalls hier.
Fassen Sie den Zweck des Anrufs in einem kurzen Satz zusammen. Schreiben Sie dies unter den Namen des Anrufers. Seien Sie kurz und präzise, damit sich Ihr Chef nicht fragen muss, worum es geht.
Schreiben Sie die Telefonnummer des Anrufers unten in die Nachricht.
Schreiben Sie "URGENT" in Großbuchstaben in die rechte obere Ecke der Notiz, wenn der Anruf sehr wichtig war. Die meisten Telefonnachrichten fallen nicht unter diese Kategorie. Dringende Meldungen beziehen sich auf Notfälle in der Familie oder auf geschäftliche Probleme, die das Unternehmen stark beeinträchtigen könnten.
Leiten Sie die Nachrichten an Ihren Chef weiter, sobald er verfügbar ist. Wenn Sie ihm jede Nachricht übergeben, lesen Sie sie laut. Auf diese Weise kann er keine wichtige Nachricht verpassen.
Spitze
Wissen, wann man etwas sagt. Wenn eine Nachricht wirklich ein Notfall ist, insbesondere bei der Familie des Chefs, unterbrechen Sie sie und informieren Sie sie sofort über den Anrufer. Einige Dinge im Leben sind wichtiger als ein Geschäftstreffen.
