So nehmen Sie das Protokoll in einer Besprechung an

Das Protokollieren in einer Besprechung ist eine effektive und hilfreiche Methode, um Aktionspunkte, Entscheidungen und Abfragen zu notieren, die während einer geschäftlichen Besprechung zu lösen sind, bei denen die Teilnehmer zu sehr in die Diskussion einbezogen werden, um sich Notizen machen zu können. Normalerweise gibt es einen bestimmten Protokollführer, dessen Aufgabe es ist, sich während des Meetings Notizen zu machen, sie in lesbarer Form zu ordnen und den Teilnehmern nach Abschluss des Meetings auszuhändigen. In formellen Besprechungen muss das Protokoll der vorherigen Besprechung vereinbart und von den Teilnehmern in die Protokolle des aktuellen Sitzungsprotokolls aufgenommen werden.

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Minuten akzeptieren

Bestimmen Sie, ob bei der aktuellen Sitzung ein Quorum vorhanden ist. Ein Quorum ist definiert als die Mindestanzahl von Mitgliedern, die erforderlich ist, um einen Antrag zu genehmigen und endgültige Entscheidungen gemäß der Satzung des Vereins oder der Gruppe zu treffen. Ohne Beschlussfähigkeit kann keine offizielle Versammlung stattfinden.

Lesen Sie das Sekretariat des Verbandes, des Vorstandes oder der Gruppe, lassen Sie das Protokoll der vorangegangenen Sitzung lesen, und nehmen Sie Kenntnis von den Anwesenden und allen durchgeführten Aktionen.

Besprechen Sie das Protokoll der vorherigen Sitzung und nehmen Sie vor der Genehmigung eventuelle Korrekturen vor. Die Diskussion sollte sachlich und freundlich sein und alte Debatten oder Konflikte nicht öffnen.

Rufen Sie vom Boden aus eine Bewegung an. Der Präsident oder der Vorsitzende des Vorstandes, der Gruppe oder der Sitzung bittet um einen Antrag, das Protokoll der vorherigen Sitzung als gelesen oder mit den besprochenen Änderungen zu akzeptieren. Der Antrag kann von jedem stimmberechtigten Vorstandsmitglied gestellt werden und muss von einer anderen Person unterstützt werden. Das vorherige Protokoll muss akzeptiert werden, bevor das aktuelle Meeting fortgesetzt werden kann.

Bitten Sie alle Teilnehmer, zur Annahme des Protokolls abzustimmen. Dies geschieht durch Handzeichen, durch Stimme oder durch den Vorsitzenden, die jeden Teilnehmer einzeln fragen. Notieren Sie im Protokoll der aktuellen Besprechung, dass die vorherigen angenommen wurden.

Brauchen Minuten

Besorgen Sie sich eine Kopie der Tagesordnung, um festzulegen, was besprochen werden soll. Hierdurch wird der Durchfluss in Minuten angegeben. Nach den Geschäftsordnungen von Robert als Tagesordnungspunkt muss das Protokoll der vorherigen Sitzung vor Beginn der Sitzung gelesen und akzeptiert werden.

Setzen Sie sich neben die Person, die den Vorsitz führt, um weitere Informationen zu erhalten. Verwenden Sie einen Kassettenrekorder, um die Vorgänge zu erfassen und die Notizen zu überprüfen, sobald die Besprechung beendet ist.

Schreiben Sie den Titel des Protokolls und notieren Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung sowie die Namen der einzelnen Teilnehmer der Besprechung.

Machen Sie sich im Verlauf des Meetings Notizen, und notieren Sie sich zu jedem behandelten Tagesordnungspunkt. Notieren Sie die Namen derjenigen, die Anträge stellen, und geben Sie an, ob sie angenommen oder abgelehnt werden. Schreiben Sie auf, wie diese Entscheidung getroffen wurde, sei es durch Handzeichen oder auf andere Weise.

Übertragen Sie Besprechungsnotizen so schnell wie möglich nach Ende des Meetings, während die Diskussionen noch frisch sind.

Verwenden Sie die Vorlage aus früheren Meetings, um das aktuelle Protokoll aufzuschreiben. Wenn keine vorherigen Minuten vorhanden sind, erstellen Sie eine Vorlage, in der der Titel der Besprechung, das Datum und die Teilnehmer eindeutig angegeben sind.

Zeigen Sie deutlich alle gemachten Auflösungen mit allen Details zur Auflösung an.

Fügen Sie alle zusätzlichen Dokumente bei, die während des Treffens vorgelegt werden, und legen Sie sie als Anhang bei.