Einkaufsassistenten koordinieren die Einkaufsaktivitäten und sorgen für eine effiziente Warenbeschaffung zu fairen Preisen.Sie beraten die Manager bei den Produkten beim Kauf, pflegen die Kommunikation mit den Anbietern, verfolgen die Bestellungen und führen genaue Kaufaufzeichnungen. Einkaufsassistenten, die in der Regel ein Abitur und eine gewisse administrative oder kaufmännische Unterstützung benötigen, um eingestellt zu werden, können für Unternehmen, lokale Behörden, Regierungsbehörden und gemeinnützige Organisationen arbeiten. Laut Simply Hired, einer Website mit beruflichen Ressourcen, verdienten Einkaufsassistenten ab Februar 2014 ein durchschnittliches Jahresgehalt von 42.000 USD.
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Um sicherzustellen, dass eine Organisation Qualitätsprodukte erwirbt, geben Einkaufsassistenten Informationen zu den verschiedenen Marken von Produkten, die auf dem Markt erhältlich sind. An einer Universität kann der Assistent beispielsweise sein Wissen über Schreibwarenprodukte nutzen, um Fakultätsmitglieder über die am besten geeigneten Produkte zu beraten. Wenn die Abteilungen der Einrichtung Bestellanforderungen stellen, überprüft er sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Wenn eine Anforderung ungenau ist - vielleicht bestellt eine Abteilung eine ungewöhnlich hohe Anzahl von Kopierpapier -, ist es die Aufgabe des Assistenten, das Problem zu untersuchen, bevor Sie sich an den Verkäufer wenden.
Vermittlung von Verträgen
Nach Erhalt der Bestellungen koordiniert der Einkaufsassistent den Einkauf und die anschließende Lieferung der Ware. Wenn die Organisation einen Vertrag mit einem Lieferanten abschließen möchte, bittet der Assistent die Lieferanten um Angebotsabgabe mit Preislisten der bestellten Produkte. Sie kann dann mit dem Beschaffungsmanager zusammenarbeiten, um die Angebote zu überprüfen und einen zuverlässigen Lieferanten mit den besten Preisen auszuwählen. Der Assistent kontaktiert den ausgewählten Lieferanten und plant ein Meeting, in dem er Lieferbedingungen aushandeln und den Beschaffungsvertrag unterzeichnen kann.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtÜberwachung der Auftragnehmerleistung
Einkaufsassistenten überwachen die Leistung der vertraglich vereinbarten Lieferanten. Wenn beispielsweise ein Lieferant der Universität Schreibwaren liefert, prüft der Assistent die Qualität von Kopierpapier, Federn, Schreibgeräten und anderen Gegenständen, um sicherzustellen, dass sie den Spezifikationen der Einrichtung entsprechen. Wenn einige Produkte nicht die erforderliche Qualität haben, weist der Assistent den Lieferanten an, Ersatzlieferungen zu liefern. Einkaufsassistenten halten Manager über die Leistung verschiedener Zulieferer auf dem Laufenden und empfehlen oft geeignete Maßnahmen - wie etwa Vertragsbeendigungen -, um den Erfolg von Anbietern zu unterbieten.
Kaufbelege pflegen
Es ist die Aufgabe der Einkaufsassistenten, aktuelle Aufzeichnungen von Beschaffungsdokumenten wie Bestellungen, Angebotsvorschläge und Lieferantenbewertungen zu führen. Dazu müssen sie ein geeignetes Ablagesystem entwickeln und implementieren. Wenn sich diese Assistenten beispielsweise anstelle eines elektronischen Ablagesystems für einen Aktenschrank aus Stahl entscheiden, können sie ähnliche oder regelmäßig verwendete Dokumente in derselben Schublade ablegen. Wenn also Einkaufsmanager Angebotsvorschläge von bestimmten Lieferanten verlangen, können die Assistenten dies tun leicht abrufen.
Verwenden der relevanten Fähigkeiten
Um effektiv zu sein, müssen Einkaufsassistenten organisierte Personen sein, die ein Auge für kleine Details und starke mathematische Fähigkeiten haben. Beispielsweise nutzen sie organisatorische Fähigkeiten, um effizient mit mehreren Kaufdokumenten zu arbeiten, und mathematische Fähigkeiten, um die Gesamtkosten der Bestellpositionen genau zu berechnen. Auch die verbalen Kommunikationsfähigkeiten sind wichtig, da die Assistenten häufig mit Lieferanten und Lieferanten kommunizieren.
