So schreiben Sie einen formellen Geschäftsbrief

Die meisten Fachleute müssen irgendwann während ihrer Karriere formelle Geschäftsbriefe verfassen. Egal, ob Sie nach einem Job suchen, einen Job aufgeben oder mit einem Kunden kommunizieren, das richtige Formatieren und Schreiben eines Geschäftsbriefs zeigt Ihren Professionalismus an. Um einen solchen Brief zu schreiben, folgen Sie dem korrekten Format und verwenden Sie eine professionelle Sprache, während Sie alle erforderlichen Anforderungen erfüllen.

Formatierung blockieren

Das gebräuchlichste Format für einen formellen Geschäftsbrief ist das Blockformat. Bei diesem Format wird der gesamte Text linksbündig angezeigt. Die gesamte Seite wird mit 1-Zoll-Rändern angezeigt. So schreiben Sie Ihren Brief in diesem Format:

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1. Geben Sie Ihre Adresse ein, sofern der Briefkopf nicht vorgedruckt ist. In diesem Fall beginnen Sie mit dem Datum.
2. Überspringen Sie eine Zeile und fügen Sie dann das Datum hinzu.
3. Überspringen Sie eine andere Zeile und fügen Sie den Namen und die Adresse des Empfängers des Briefs hinzu.
4. Überspringen Sie eine weitere Zeile und fügen Sie die Begrüßung ein, gefolgt von einem Doppelpunkt.
5. Überspringen Sie eine andere Zeile und beginnen Sie Ihren Brief.
6. Geben Sie nach dem Hauptteil des Briefs den Abschluss ein.
7. Überspringen Sie drei Zeilen und geben Sie dann Ihren Namen und Titel ein.

Einrückung der Formatierung

Die eingerückte Formatierung folgt einem ähnlichen Muster, um die Formatierung hinsichtlich des Abstands zwischen Abschnitten zu blockieren. Es gibt jedoch einige Unterschiede bei der Ausrichtung von Abschnitten:

1. Geben Sie Ihre Adresse und das Datum ein, wobei der linke Rand der Zeilen mit der Seitenmitte ausgerichtet ist. Wenn Sie einen gedruckten Briefkopf verwenden, geben Sie Ihre Adresse nicht erneut ein.
2. Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie den Namen und die Adresse des Empfängers ein. Sie sollten wie beim Blockstil linksbündig sein.
3. Einrücken eines jeden Absatzes des Hauptteils des Briefes um einen halben Inch mit einem einzigen Leerzeichen zwischen den Absätzen.
4. Geben Sie die schließende und die Signaturzeile so ein, dass sie mit der Adresse und dem Datum oben auf der Seite übereinstimmen und der linke Rand in der Mitte der Seite ausgerichtet ist.

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Brief Inhalt

Normalerweise kann ein formeller Geschäftsbrief in fünf Teile unterteilt werden:

• Eine Einführung, die dem Empfänger erklärt, worum es in dem Brief geht.
• Ein Grund zum Schreiben.
• Informationen zu allen Gehäusen.
• Zusätzliche Anmerkungen oder Aussagen.
• Ein Abschluss, der auf zukünftige Kontakte verweist.

Wenn Sie beispielsweise schreiben, um ein Informationsinterview zu verfolgen, würden Sie zunächst auf das Meeting verweisen und sagen, Sie schreiben, um nachzufragen. Wenn Sie Dokumente senden, z. B. eine Kopie Ihres Lebenslaufs oder eines Schreibmusters, beachten Sie dies im Brief. Zum Beispiel: „Wie wir besprochen haben, habe ich eine Kopie des Artikels beigefügt, für den ich geschrieben habe XYZ Journal über Marketing-Taktiken. “Zum Schluss noch einmal, dass Sie die Besprechung geschätzt haben und dass Sie während Ihrer Jobsuche in Kontakt bleiben werden. Vermeiden Sie die Verwendung von Abkürzungen oder Slang in Ihrem Brief und lesen Sie sie vor dem Versand sorgfältig durch.

Besondere Überlegungen

Wenn jemand anderes den Buchstaben für Sie eingibt, geben Sie dies in einer Zeile unter der Signaturzeile an. Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie Ihre Initialen in Großbuchstaben ein, gefolgt von einem Schrägstrich und den Initialen der Schreibkraft in Kleinbuchstaben.

Wenn Sie Ihrem Brief Anlagen beifügen, machen Sie den Empfänger darauf aufmerksam, indem Sie am Ende des Briefes eine Notiz hinzufügen. Überspringen Sie zwei Zeilen von der Signaturzeile oder eine von der Schreibmaschinenzeile. Geben Sie "Enclosures" (Enclosures) ein, gefolgt von der Anzahl der Enclosures in Klammern oder einem Doppelpunkt und den spezifischen Enclosures, die in separaten nummerierten Zeilen aufgeführt sind, z. B. Enclosures: 1. Resume 2. Writing Sample.

Wenn Sie eine Kopie des Briefs an eine andere Person senden, fügen Sie auch eine CC-Zeile hinzu. Überspringen Sie nach der Enclosure-Zeile eine Zeile. Geben Sie CC ein, gefolgt von einem Doppelpunkt und dem Namen des zusätzlichen Empfängers. Wenn es mehr als eine Person gibt, schließen Sie jeden Namen in eine separate Zeile ein.

Wählen Sie schließlich eine konservative und leicht lesbare Schrift. Times New Roman oder Arial in 10 oder 12 Punkten sind die am häufigsten verwendeten Optionen für Geschäftsbriefe.