Ein Memorandum oder Memo ist ein Dokument, das zur Kommunikation innerhalb einer Organisation verwendet wird. Bei dieser Art von Dokument werden den Mitgliedern der Organisation normalerweise Probleme oder Hinweise mitgeteilt, andere werden zum Handeln aufgefordert, oder es wird Feedback verlangt. Memos sind notwendigerweise kurz und prägnant und folgen einem bestimmten Format. In fast jedem professionellen Bereich werden Memos zur Kommunikation verwendet. Schreiben lernen ist oft wichtig für den beruflichen Erfolg.
$config[code] not foundNotieren Sie sich die allgemeine Idee Ihres Memos und Ihrer beabsichtigten Zielgruppe, bevor Sie das eigentliche Dokument schreiben. Die Berücksichtigung des Publikums ist beim Schreiben von Memos sehr wichtig. Wenn beispielsweise ein Problem nur eine kleine Gruppe von Personen betrifft, richten Sie das Memo nicht an die gesamte Organisation. Betrachten Sie die für das Publikum insgesamt geeignete Sprache. Möglicherweise möchten Sie eine Nachricht an Vorgesetzte anders als an Untergeordnete weitergeben.
Füllen Sie Ihren Kopfbereich aus. Alle Memos sollten die gleichen Abschnitte haben. Zunächst enthält der Abschnitt "An" den Namen der Empfänger. Zum Beispiel würden "To: John Smith" oder "To: Smith Co. Staff" in einer "To:" - Zeile arbeiten. Geben Sie in der Zeile "An:" eine Zeile "Von:" mit Ihrem Namen ein. Direkt unter der Zeile "Von:" befindet sich ein Abschnitt "Datum:" mit dem Datum, an dem das Memo geschrieben wird. Monate werden oft abgekürzt; Februar wird zu "Februar". Fügen Sie schließlich eine Zeile "Betreff:" mit einem bestimmten Titel ein, die angibt, worum es in dem Memo geht.
Schreiben Sie als nächstes Ihre Nachricht. Ziel ist nicht mehr als eine Seite. Ihr erster Satz sollte klar den Zweck und den Kontext der Notiz angeben. Gegebenenfalls erläutern Sie kurz den Hintergrund des Ereignisses, die Situation oder den Umstand des Memos. Erklären Sie im Folgenden genau, was Sie von denen erwarten oder erwarten, die das Memo erhalten. Wenn Ihr Memo notwendigerweise länger als eine Seite ist, können Sie der Übersichtlichkeit halber am Ende der Nachricht einen kurzen zusammenfassenden Absatz einfügen.
Schließen Sie mit einem höflichen Ende. Danken Sie den Empfängern dafür, dass Sie sich beim Lesen des Memos Zeit genommen haben, und laden Sie eine Diskussion oder Kommentare zum Inhalt des Memos ein.
Fügen Sie nach dem Schließen eine Zeile "Angefügt:" ein, wenn Sie dem Memo weitere Dokumente hinzufügen möchten. Geben Sie kurz den Titel der Anhänge in dieser Zeile an, z. B. „Angeschlossen: Fortsetzen“.
Überprüfen Sie Ihr Memo, um alle Informationen auszuschneiden, die überflüssig sind, und vereinfachen Sie wörtliche Sätze. Das Ziel des Memos ist Kürze.
Überprüfen Sie Ihr Memo auf Rechtschreib- und Grammatikprobleme. Memos werden normalerweise als professionelle Dokumente betrachtet. Unvorsichtige Fehler und Unaufmerksamkeit gegenüber der Grammatik könnten sich schlecht auf den Autor auswirken.
