Was sind die Fähigkeiten für die Aufgaben des General Office?

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Anonim

Wenn Sie nach einem Bürojob suchen, wissen Sie möglicherweise nicht, was Arbeitgeber bedeuten, wenn sie nach allgemeinen Bürofähigkeiten fragen. Obwohl jeder Arbeitsplatz einzigartig ist, gibt es allgemeine Aufgaben, die von der allgemeinen Bürohilfe erwartet werden. Je mehr Fähigkeiten Sie einem potenziellen Arbeitgeber bieten können, desto besser sind Ihre Chancen, den gewünschten Job zu erhalten. Ob die Berufsbezeichnung allgemeiner Bürokaufmann, allgemeiner Bürokaufmann oder allgemeiner Büroangestellter ist, hier sind einige der Fähigkeiten, die Arbeitgeber am häufigsten bei der Erfüllung allgemeiner Büroaufgaben suchen:

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Tippen

Arbeitgeber erwarten normalerweise, dass Sie mindestens 60 Wörter pro Minute (Wpm) eingeben. Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Freunde mit Ihren Daumen und einem Smartphone zu benachrichtigen, kann der Gedanke, alle 10 Finger und eine Tastatur in voller Größe zu verwenden, entmutigend wirken. Wenn Sie in der Schule tippen gelernt haben, können Sie mit etwas Übung Ihre Geschwindigkeit steigern. Öffnen Sie einen Zeitschriftenartikel oder ein Buch und kopieren Sie das, was Sie lesen. Senden Sie E-Mails an Familie und Freunde, um vollständige Sätze einzugeben und Ihre Arbeit zu korrigieren. Die Abkürzungen und Abkürzungen, die Sie bei der zufälligen Kommunikation mit Freunden verwenden, sind für Geschäftskorrespondenz nicht akzeptabel.

Selbst wenn Sie noch nie tippen gelernt haben, können Sie sich durch eines der kostenlosen Online-Tutorials beibringen. Nachdem Sie gelernt haben, wo Sie Ihre Finger platzieren müssen, müssen Sie so viel Übung wie möglich einsetzen, um Ihre Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern.

Dateneingabe

Stellen Sie sich die Dateneingabe als Eingabe auf einem numerischen Tastenfeld vor. Das Tastenfeld, auch Nummernblock, Nummernblock oder 10-Tasten genannt, ist ein Abschnitt einer Standard-Computertastatur. Normalerweise rechts neben den alphanumerischen Tasten positioniert, sieht es aus wie ein Taschenrechner. Wenn Sie sich mit der numerischen Tastatur gut auskennen, werden Sie feststellen, dass die Eingabe von Zahlen viel schneller und effizienter ist als die Tastenreihe über dem Alphabet.

Sehen Sie sich zunächst einige der kostenlosen Online-Tutorials an. Genauigkeit ist äußerst wichtig, da Zahlen und Zahlenfolgen eindeutig sind. Es gibt keine Rechtschreibprüfung oder Autokorrektur. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie die Informationen jedes Mal korrekt eingeben.

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Einreichung

Einreichung ist mehr als nur das Wissen über Ihre ABCs.Die meisten Leute können den Anfangsbuchstaben in einem Dateinamen leicht erkennen und sehen, dass "Pferd" vor "Iglu" steht. Es kann etwas schwieriger sein, wenn Sie den zweiten oder dritten Buchstaben betrachten müssen, wenn die Anfangsbuchstaben gleich sind. Beispielsweise kommt "Pferd" nach "praktisch", weil "o" nach "a" kommt. Da "Pferd" und "Haus" den gleichen ersten und zweiten Buchstaben haben, müssen Sie den dritten Buchstaben betrachten. "Pferd" kommt vor "Haus", weil "r" vor "u" steht.

Bevor die Technik in Büroumgebungen üblich war, bedeutete die Archivierung die Verwaltung von Papierdokumenten. Jetzt können Sie auch digitale Dokumente speichern und abrufen.

Telefon

Müssen Sie ein Lächeln auf Ihr Gesicht zaubern, um mit Kunden am Telefon zu sprechen? Die Antwort lautet Ja, weil dein Lächeln durch deine Stimme kommt, wenn du sprichst. Obwohl es wichtig ist zu wissen, wie Anrufe weitergeleitet und gehalten werden, ist die wichtigste Komponente der Telefonfähigkeiten die Fähigkeit, angenehm zu sein und ruhig zu bleiben, auch wenn der Anrufer frustriert, ungeduldig oder einfach nur unhöflich ist. Als die Person, die den Anruf entgegennimmt, sind Sie möglicherweise der erste Kontakt eines Kunden mit dem Unternehmen. Der erste Eindruck, den Sie machen, ist der, der die Kunden wiederkommen lässt.

Microsoft Office

Microsoft Office ist ein Satz von Softwareprogrammen, die für verschiedene Arten der Datenverwaltung konzipiert wurden. Die drei am häufigsten verwendeten sind Word, Excel und Outlook. Word ist ein Textverarbeitungsprogramm, das zum Erstellen von Dokumenten wie Briefen, Flyer, Broschüren, Memos und anderen Formen schriftlichen Materials verwendet wird. Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm für eine Vielzahl von Anwendungen, z. B. für die Bestandsverwaltung, das Erstellen von Arbeitsplänen für Mitarbeiter und das Nachverfolgen von Ausgaben. Outlook wird für E-Mails, zum Verwalten von Einzel- und Gruppenkalendern, zum Verwalten von Aufgaben und für einige andere Organisationsfunktionen verwendet. Wie beim Tippen und bei der Dateneingabe stehen Ihnen viele Online-Lernprogramme zur Verfügung, die Sie beim Erlernen der Software unterstützen. Wenn Sie in die Tiefe gehen möchten, bieten viele Community Colleges und Erweiterungsprogramme Kurse für Microsoft Office an, die Sie an einigen Abenden abschließen können.

Büromaschinen

Büromaschinen umfassen Computer, Kopierer, Multiline-Telefone, Faxgeräte, Aktenvernichter und Frankiermaschinen. Die Grundfunktionen jedes Maschinentyps können je nach Marke und Modell der Maschine variieren. Es wird nicht erwartet, dass Sie größere Reparaturen durchführen, aber allgemeine Büroangestellte sind häufig für die routinemäßige Wartung verantwortlich, z. B. für das Auswechseln von Papier und Tinte in den Maschinen, die sie verwenden.

Soft Skills

Soft Skills können schwer zu quantifizieren sein, sind aber in der Geschäftswelt unerlässlich. Berücksichtigen Sie die folgenden Fähigkeiten und wie diese für einen Arbeitgeber von Vorteil sein könnten:

  • Anpassungsfähigkeit
  • Zusammenarbeit
  • Führung
  • Verwaltung
  • Multitasking
  • Priorisierung
  • Probleme lösen
  • Zusammenspiel
  • Zeiteinteilung

Laut Robert Half, einem internationalen Personalunternehmen, kann der Nachweis von Soft-Skills das Gleichgewicht zu Ihren Gunsten suchen, wenn Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen mit denen anderer Kandidaten vergleichbar sind. Einige Personalchefs sagen, dass Soft Skills noch wichtiger sind. Technische Fähigkeiten werden leicht vermittelt. Es ist viel schwieriger, zwischenmenschliche Fähigkeiten und Entscheidungskompetenzen zu vermitteln. Wenn Sie Ihren Lebenslauf schreiben oder in einem Vorstellungsgespräch über sich selbst sprechen, sollten Sie Ihre Soft Skills mit folgenden Sätzen hervorheben:

  • "Erfolgreiches Jonglieren mehrerer Projekte und Fristen"
  • "Leitung eines dreiköpfigen Teams, das den Antragsprozess und die Verwaltung der begleitenden Unterlagen rationalisierte"
  • "In ruhiger Umgebung mehrere Projekte in einer schnelllebigen Umgebung priorisiert"
  • "Projekte immer pünktlich oder vor Ablauf der Frist fertiggestellt"
  • "Konsequent auf die Arbeitsverpflichtungen eingegangen, was zu einer Beförderung und mehr Verantwortung führt"
  • "Neues System implementiert, um die Anmeldezeit um 20 Prozent zu reduzieren"

Schulungsanforderungen

Es gibt keine formalen Ausbildungsvoraussetzungen für eine allgemeine Büroposition. Viele Menschen betreten das Feld mit einem Abitur. Je nach Arbeitgeber kann ein College oder sogar ein Abschluss erforderlich sein. Arbeitgeber möchten wissen, dass Sie die Arbeit erledigen können. Für die meisten sind Ihre Verwaltungsfähigkeiten und -qualifikationen wichtiger als ein bestimmter Abschluss. Jede Organisation hat ihre eigenen Zwecke und Verfahren. Über Ihre grundlegenden Fähigkeiten hinaus lernen Sie, was Sie wissen müssen, wenn Sie beruflich tätig sind.

Arbeitsumgebung

Allgemeine Büroangestellte werden in einer Vielzahl von Umgebungen gefunden, von kleinen Unternehmen bis zu großen Unternehmen. In fast jeder Branche, die Sie sich vorstellen können, ist allgemeine Bürohilfe erforderlich, einschließlich akademischer Einrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, Regierungsbehörden, gewinnorientierter Unternehmen und gemeinnütziger Organisationen. Die meisten Büroangestellten sind Frauen. Etwa jeder Vierte arbeitet in Teilzeit.

Gehalts- und Jobausblick

Der durchschnittliche Lohn für einen allgemeinen Büroangestellten beträgt 15,14 USD pro Stunde oder 31.500 USD pro Jahr. Der Medianlohn ist die Zahl, bei der die Hälfte im Beruf mehr und die Hälfte weniger verdient. Die Gehälter variieren stark je nach Arbeitgeber, geografischem Standort, jahrelanger Erfahrung und Ausbildung sowie Fähigkeiten. Das US Bureau of Labour Statistics sagt bis 2026 ein geringes oder kein Beschäftigungswachstum für allgemeine Büroangestellte voraus. Das bedeutet nicht, dass Sie keinen Job finden können. Es bedeutet nur, dass viele neue Arbeitsplätze nicht geschaffen werden. Die Technologie hat die Effizienz der Büroangestellten erhöht, so dass nicht mehr so ​​viele Menschen benötigt werden wie in früheren Generationen. Für diejenigen, die aus anderen Gründen in den Ruhestand treten oder ihren Arbeitsplatz aufgeben, werden neue Mitarbeiter im Allgemeinen benötigt.

Einen Bürojob mit wenig oder keiner Berufserfahrung bekommen

General Office Worker ist oft eine Einstiegsposition. Es ist ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie zum ersten Mal oder nach einer längeren Abwesenheit in die Belegschaft eintreten. Dies ist auch ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie die Felder wechseln und nicht über die Erfahrung verfügen, die sich direkt auf andere Jobs bezieht. Auch wenn Sie nur wenig oder keine Erfahrung haben, möchten potenzielle Arbeitgeber wissen, dass Sie die Büroangestellten- und Verantwortungsaufgaben erfüllen können, die für den Job erforderlich sind.

Erhalten Sie die Aufmerksamkeit eines potenziellen Arbeitgebers mit einem Lebenslauf, der Ihre Fähigkeiten hervorhebt. Es gibt viele gute Beispiele online. Fügen Sie Erfolge von der High School hinzu, wenn Sie kürzlich einen Abschluss erworben haben. Wenn Sie ein Praktikum absolviert haben oder eine sinnvolle ehrenamtliche Arbeit geleistet haben, fügen Sie es hinzu. Listen Sie die absolvierten Kurse und die erworbenen Zertifikate auf, wenn sie sich direkt auf die Stelle beziehen, für die Sie sich bewerben. Andernfalls füllen Sie Ihren Lebenslauf nicht mit unnötigen Informationen auf, um zu versuchen, die Seite zu füllen. Eine Klasse in "Einführung in Computer" ist für fast jede allgemeine Büroposition relevant. Ein Kurs in "Basic Dog Obedience" verbessert Ihren Lebenslauf nur, wenn Sie sich um einen Job bei einem Veterinäramt oder einer Tierpflegeeinrichtung bewerben. Wenn Sie jedoch über Erste Hilfe oder Herz-Lungen-Wiederbelebung (HLW) verfügen, können Sie sie auflisten. Diese Fähigkeiten sind für den Arbeitgeber von unschätzbarem Wert, unabhängig von Unternehmen und Branche.

Sehen Sie sich die Stellenangebote eines Arbeitgebers sorgfältig an und versuchen Sie, jede Anforderung mit einer Demonstration Ihrer Kenntnisse oder Fähigkeiten zu vergleichen. Verwenden Sie Ausdrücke wie "Geben Sie bei einer Geschwindigkeit von 60 Wpm genau ein" oder "Erworbenes Zertifikat in Microsoft Word von ABC Community College".

Nageln Sie auf das Vorstellungsgespräch

Das Ziel eines Lebenslaufs besteht nicht darin, einen Job zu bekommen. Es ist ein Vorstellungsgespräch für Sie. Der Lebenslauf erhält die Aufmerksamkeit eines potenziellen Arbeitgebers. Wenn Sie mit dieser Person persönlich sprechen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Qualifikationen hervorzuheben. Es ist auch Ihre Gelegenheit, Fragen zur Position und zum Unternehmen zu stellen. Da der Arbeitgeber entscheidet, ob Sie für den Job geeignet sind, sollten Sie entscheiden, ob der Job für Sie der richtige ist.

Kleiden Sie sich ordentlich und konservativ für das Interview. Sie möchten, dass sich ein potenzieller Arbeitgeber auf Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen konzentriert, und nicht auf einen Look, der eher für eine Nacht oder einen Abend in Ihrem Lieblingsclub geeignet ist. Die akzeptable Kleidung für ein Interview kann je nach geografischem Standort und Arbeitgeber unterschiedlich sein. Wenn Sie mit einer Arbeitsagentur oder einem Karriereberater zusammenarbeiten, informieren Sie sich bei ihnen, was angemessen ist. Im Allgemeinen sind einfache, bescheidene Stile in neutralen Farben wie Marine und Grau am besten.

Vergewissern Sie sich in der Nacht vor Ihrem Interview, dass Ihre Kleidung sauber und gedrückt ist und dass keine Knöpfe oder Spaltnähte fehlen. Überprüfen Sie auch Ihre Schuhe, um sicherzustellen, dass sie sauber und geschäftlich angemessen sind. Am Tag des Interviews sollten Ihre Haare sauber und von Ihrem Gesicht entfernt sein. Halten Sie den Schmuck auf ein Minimum. Sobald Sie den Job erhalten haben, werden Sie wahrscheinlich eine gewisse Flexibilität im Dresscode eines Unternehmens haben, um Ihren Stil zu zeigen. Für das Vorstellungsgespräch möchten Sie jedoch den Fokus auf Ihre Fähigkeiten und nicht auf Ihre Kleidung legen

Blick in die Zukunft

Ein Job als allgemeiner Bürokaufmann kann zu anderen Positionen und höherer Bezahlung führen. Mit Erfahrung können Sie innerhalb des Unternehmens befördert werden. Möglicherweise sind Sie für einen Manager qualifiziert, der Aufsichtsaufgaben für einen oder mehrere allgemeine Büroangestellte hat. Obwohl die Technologie die Art der Büroarbeit verändert hat, verlassen sich viele Organisationen immer noch auf qualifizierte Büroangestellte, um einen reibungslosen Geschäftsablauf sicherzustellen. Büroangestellte sind wichtige Unterstützungskräfte, die es anderen Arbeitnehmern ermöglichen, ihre Arbeit zu erledigen.