Ein Rezeptionist repräsentiert ein Unternehmen, indem er das Gesicht und die Stimme ist, die die Kunden bei ihrem ersten Besuch oder Telefonanruf begrüßt. Die Fähigkeit des Empfangsmitarbeiters, einen guten ersten Eindruck zu erzeugen, ist ein wichtiger Bestandteil des Gesamterfolgs des Unternehmens. Obwohl die Pflichten des Empfangsmitarbeiters je nach Arbeitgeber und Branche etwas variieren können, gibt es gemeinsame Fähigkeiten und Eigenschaften eines Empfangsmitarbeiters, die für jeden Job erforderlich sind.
$config[code] not foundKommunikationsfähigkeiten
Kommunikation ist das Herzstück einer Rezeptionistin. Sie muss in der Lage sein, mit den Leuten am Telefon und persönlich klar zu sprechen. Sie nimmt Nachrichten und gibt sie an die richtige Person weiter. Sie kann Anweisungen geben, Fragen beantworten und Besucher oder Anrufer an einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Abteilung weiterleiten. Eine gute Empfangsdame hat eine lesbare Handschrift, so dass Notizen und Nachrichten leicht gelesen werden können.
Es ist auch wichtig, die Terminologie des Feldes zu kennen. Zum Beispiel gehören zu den Fähigkeiten des medizinischen Empfangsmitarbeiters häufig Grundkenntnisse über medizinische Verfahren und Begriffe, die von Versicherungsgesellschaften und pharmazeutischen Vertretern verwendet werden. Ein guter Empfangsmitarbeiter weiß genug über das Geschäft und sein Fachvokabular, um grundlegende Fragen beantworten zu können und Anrufer und Besucher in die entsprechenden Abteilungen zu leiten.
Fähigkeit, ein Team Player zu sein
Die Rezeptionistin dient als Bindeglied zwischen Kunden und Mitarbeitern, die die gewünschten Dienstleistungen erbringen. Empfangsmitarbeiter helfen Kunden und Kunden dabei, zu bekommen, was sie wollen. Sie unterstützen Mitarbeiter auf vielfältige Weise, vom Telefonieren und Annehmen von Terminen bis zur Führung von Terminkalendern und anderen Routineaufgaben im Büro. Die Rezeptionisten erleichtern oft auch die Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern und tragen dazu bei, dass das Geschäft so reibungslos wie möglich verläuft.
EDV-Kenntnisse
Je nach Aufgabe kann eine Rezeptionistin viel mehr tun als nur Telefone entgegennehmen und Kunden begrüßen. Zu den Aufgaben der Rezeptionistin können Briefe, Memos, Rechnungen, Zeitpläne und andere Arten von Dokumenten und Aufzeichnungen gehören. Die meisten Unternehmen setzen heute auf elektronische Mittel zur Erstellung und Pflege von Dokumenten. Die Rezeptionisten sollten mit Standard-Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Word und Excel vertraut sein. Sie sollten in der Lage sein, jede spezialisierte Software zu erlernen, die ein Unternehmen für seine Verwaltungsarbeit verwendet.
Die Rezeptionisten sollten auch wissen, wie man eine normale Büroausstattung bedient. Dazu gehören Telefone mit mehreren Leitungen, Kopierer, Faxgeräte und Frankiermaschinen.
Die richtige Persönlichkeit
Einige Qualitäten eines Empfangsmitarbeiters können in der Schule nicht gelernt werden. Empfangsdame zu sein kann anstrengend sein; Ein guter Empfangsmitarbeiter erledigt mehrere Aufgaben gleichzeitig mit Ruhe und Effizienz. Möglicherweise warten mehrere Kunden auf Ihre Aufmerksamkeit. Ein Übermittlungstreiber benötigt möglicherweise eine Signatur, wenn Sie Anrufe auf mehreren Leitungen gleichzeitig unterhalten. Möglicherweise fragt ein Mitarbeiter gleichzeitig nach Nachrichten, und ein anderer fragt Sie nach einem Terminplan. Ein guter Empfangsmitarbeiter kann Aufgaben so organisieren und priorisieren, dass sie korrekt und zeitgerecht erledigt werden.
Als Empfangsdame haben Sie wahrscheinlich Zugang zu vertraulichen Informationen über Kollegen und Kunden. Beide haben die Loyalität und den Ermessensspielraum eines Empfangspersonals beim Schutz privater Informationen.
Eine aufgeschlossene Persönlichkeit ist ein definitives Plus für eine gute Empfangsdame. Je nachdem, wo Sie arbeiten, kann Ihr Tag mit viel Kontakt mit Kunden und Mitarbeitern sehr beschäftigt sein. Es ist wichtig, jederzeit angenehm und geschäftlich zu sein, unabhängig davon, was Sie in Ihnen fühlen oder welchen Tag Sie hatten.
Arbeitsumgebung
Die Rezeptionisten sitzen normalerweise an einem Schreibtisch in einem Empfangsbereich, in einem Wartezimmer oder in einem Büro. Laut einer aktuellen Umfrage von Der Boston Globe Derzeit arbeiten mehr als 90 Prozent der Empfangsdamen weiblich. Aufgrund der großen Vielfalt von Branchen und Umfeldern, in denen Empfangskräfte benötigt werden, gibt es Möglichkeiten für Voll- und Teilzeitarbeit, während der normalen Geschäftszeiten sowie am Abend, in der Nacht, an Feiertagen und am Wochenende.
Gehalts- und Jobausblick
Das durchschnittliche Gehalt für eine Rezeptionistin ist $34,800 pro Jahr, wobei die Bandbreite normalerweise zwischen $31,247 und $39,012. Eine Reihe von Faktoren können sich auf das Gehalt auswirken, darunter Arbeitgeber, geografischer Standort, Ausbildung, Angestellte an der Rezeption und jahrelange Erfahrung.
Nach Angaben des US-Büros für Arbeitsstatistik, das Daten für die meisten zivilen Berufe erfasst, liegt die erwartete Wachstumsrate für die Positionen der Rezeptionisten bis 2026 bei etwa 9 Prozent. Das ist im Vergleich zu allen anderen Berufen so schnell wie der Durchschnitt.
