Wie wichtig sollten Sie als professioneller Kleinunternehmer mit der Nachverfolgung der Mitarbeiterzeit sein? Schauen Sie sich das so an: Ist Profitabilität wichtig? Ist es wichtig, mit Budgets und Projekten auf Kurs zu bleiben? Ja? Dann sollten Sie unbedingt die Zeit verfolgen.
Im ersten Teil dieser Serie („Wie kleine Unternehmen von der Zeiterfassung profitieren können“) haben wir uns die Erstellung einer Anforderungsliste vorgenommen, mit der Sie Zeiterfassungssoftware zuverlässig kaufen und den Software-Rollout-Prozess verstehen können. In diesem zweiten Artikel werden wir uns die Fragen ansehen, um sicherzustellen, dass die Demo absolut stabil ist und welche Vorteile Software-as-a-Service gegenüber installierter Software bietet.
Der häufigste Fehler beim Kauf einer Arbeitszeittabelle: Lassen Sie sich nicht in eine täuschende Demo fallen
Sie haben das Recht zu verlangen, dass jeder Anbieter den vollständigen Nachweis erbringt ohne jeden Zweifel dass ihre Lösung das spezifische Geschäftsproblem Ihres Unternehmens löst. Sie verdienen eine detaillierte Demonstration, die Ihre Mitarbeiterliste, Ihre Kundenliste, Ihre Projektliste, Ihr Firmenlogo und Ihr Farbschema verwendet und Ihnen Berichte zu Ihren Daten zeigt, die Ihnen beweisen, dass Ihr Geschäftsproblem gelöst ist. Wenn ein Anbieter Sie nicht hundertprozentig sicher machen kann, dass die Lösung für Ihre speziellen geschäftlichen Anforderungen geeignet ist, können Sie ihn abholen. Eingemachte Demos sollen täuschen.
Fragen an die Verkäufer:
- Können Sie mir absolut beweisen, dass Sie mein Geschäftsproblem lösen, indem Sie meine Mitarbeiter, Abteilungen, Projekte usw. verwenden und mir dann die Berichte zeigen, die ich sehen muss?
- Können Sie Referenzen von Kunden angeben, die Ihr Produkt erfolgreich in mein Buchhaltungssystem, mein Projektmanagementsystem und meinen Lohnbuchhalter integriert haben?
Wenn der Hersteller die Software während einer Demo schnell konfigurieren kann und Ihnen zeigen kann, dass sie Ihren Anforderungen wirklich entspricht, kann er dies wahrscheinlich auch nach der Installation in Ihrem Unternehmen schnell tun.
SaaS-Flexibilität ermöglicht frühzeitige Rollouts, Serverschutz und einfachere Upgrades
Wenn die Software zu 100 Prozent webbasiert ist (um veraltete Technologie- und Installationsprobleme zu vermeiden), können Sie sie von jedem Computer der Erde aus ausführen. Softwarefirmen können Technologie über zwei verschiedene Modelle bereitstellen: Sie werden an Ihrem Standort installiert oder von Ihnen gemietet und auf der Website des Herstellers ausgeführt. Der letztere Ansatz wird Software-as-a-Service (SaaS) genannt. Es gibt keinen Grund, warum ein Anbieter nicht beide Optionen anbieten kann.
SaaS ermöglicht frühzeitiges Rollout, Serverschutz und einfachere Upgrades. In einem frühen Rollout kann der Anbieter die SaaS-Site vorübergehend verwenden, während Ihr IT-Shop den für Ihre lokale Installation erworbenen Computer bereitstellt. Server-Schutz ist das Senden einer Sicherung an den Hersteller, falls Ihre lokale Installation fehlschlägt. So kann der Anbieter Ihr System sofort auf seiner Website zum Laufen bringen. SaaS ermöglicht einfachere Upgrades, da Sie während des Upgradevorgangs eine Testseite bereitgestellt haben, für die keine Hardwarekäufe erforderlich sind.
Fragen an die Verkäufer:
- Welche Art von Backup-Generator haben Sie im Falle eines Stromausfalls an Ihrem SaaS-Standort?
- Wo wird es gehostet?
- Wie viele Verbindungen zum Internet hat Ihre SaaS-Site?
- Wie viel kostet der Serverschutz?
- Kann ich auf Ihren SaaS-Servern ein Rollout ausführen und die Daten später auf meine eigenen Server übertragen?
- Wo werden SaaS-Sicherungsbänder gespeichert?
- Welche Sicherheits- und Brandbekämpfungsfunktionen gibt es am Hosting-Standort?
Schauen Sie außerhalb der Personalabteilung
Wenn Führungskräfte der Personalabrechnung Zeit- und Anwesenheitssysteme zur Automatisierung der Personalabrechnung implementieren, verpassen sie oft die Chance, die Rentabilität im gesamten Unternehmen zu steigern. Diese Führungskräfte sind natürlich Lohnspezialisten. Sie sind normalerweise keine Experten für Projektabrechnung oder Rechnungsautomatisierung.
Die von ihnen gesammelten Zeitdaten können bei entsprechender Erfassung auch zur Automatisierung des Projektmanagements, der Projektkostenrechnung, der Projektverfolgung und der Verbesserung der Projektschätzung verwendet werden. Darüber hinaus können die Daten für die interne, externe und Reverse-Billing-Automatisierung verwendet werden.
Denken Sie an den Teil der Anforderungen für die Auswahl der Arbeitszeittabelle. Bringen Sie F & E-Manager, Marketing-Leute und A / P-Mitarbeiter ein. Habe ein gesamtes Auswahlteam. Ja, es kann schwieriger sein, aber es wird Profitabilität auslösen, von der Sie nicht wussten, dass Sie verfügbar waren.
Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Tipps befolgen, können Sie sicher sein, dass Time-Sheet-Software in Ihrem Unternehmen enorme Rentabilitätssteigerungen durch Automatisierung der Abrechnung, Rechnungsstellung und vor allem der Projektkostenabrechnung bewirkt.
Zeiterfassung Foto über Shutterstock
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