Diplomatische Arbeits-E-Mails sind unkompliziert und höflich und bemühen sich sicherzustellen, dass Empfänger die Informationen nicht missverstehen oder falsch interpretieren. Verwenden Sie beim Schreiben einer diplomatischen E-Mail eine formale, präzise Sprache und vermeiden Sie emotionale Wörter. Ziel ist es, taktvolle Sprache zu verwenden - Wörter, die wichtige Botschaften eindeutig vermitteln - ohne dabei schlechte Gefühle auszulösen.
Stellen Sie den Ton ein
Geben Sie den Ton an, indem Sie sich darauf konzentrieren, wie Ihre Ideen, Botschaften oder Anweisungen Ihren Mitarbeitern helfen. Erkennen Sie alle arbeitsbezogenen Kämpfe, mit denen sie konfrontiert sind, z. B. technische Probleme oder Rückschläge, und fragen Sie, anstatt zu verlangen, wann Sie etwas möchten oder brauchen. Wenn Sie beispielsweise einem bestehenden Projekt mehr Mitarbeiter hinzufügen, schreiben Sie: "Ich weiß, dass dieses Projekt Ihrem Team zusätzlichen Stress auferlegt hat. Ich habe Jane Doe gebeten, die Textbearbeitung zu unterstützen. Könnten Sie ihr helfen? einen groben Entwurf vor dem Wochenende? " Die diplomatische Sprache hat einen höflichen Ton, der versucht, die Empfänger zu beruhigen.
$config[code] not foundHalten Sie es professionell
Vermeiden Sie persönliche, vertrauliche oder sensible Themen wie Gehaltsinformationen, Personalprobleme oder interne Konflikte in einer diplomatischen E-Mail. Besprechen Sie nur öffentliche Angelegenheitenschlägt die Zeitschrift Inc. vor. Sprechen Sie persönliche oder vertrauliche Fragen immer persönlich oder telefonisch an, wenn ein persönliches Meeting nicht möglich ist. Sie wissen nie, wann eine E-Mail im Büro weitergeleitet wird. Verwenden Sie professionelle Anreden und Schließungen, damit die Empfänger wissen, dass die Korrespondenz berufsbezogen und nicht persönlicher Natur ist.Starten Sie die E-Mail beispielsweise mit "Hallo", "Grüße" oder "Guten Morgen" - nicht mit "Hey", "Yo" oder "Zu meinen Augen".
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtWählen Sie Ihre Worte mit Bedacht aus
Konzentrieren Sie sich auf "Ich" -Anweisungen und nicht auf "Sie" -Anweisungen, insbesondere wenn Sie Fehler, Fehler oder Korrekturen in einer E-Mail ansprechen. Erklären Sie Ihre Aussagen, damit die Empfänger ein klares Verständnis Ihrer Ziele und Absichten erhalten. Wenn Sie beispielsweise eine unternehmensweite E-Mail über die Wichtigkeit von Fristen senden möchten, schreiben Sie: "Es war immer mein Ziel, Fristen einzuhalten, um eine starke Kundenbasis zu erhalten. Pünktlichkeit und Effizienz stehen bei mir an erster Stelle, bitte kontaktieren Sie mich, wenn sich Situationen ergeben, die zu Terminschwierigkeiten führen können. "
Seien Sie direkt und spezifisch
Seien Sie ehrlich und direkt mit Ihrer Korrespondenz, damit Ihre Kollegen nicht zwischen den Zeilen lesen oder erraten müssen, was Sie zu sagen versuchen. Die diplomatische Sprache ist taktvoll, prägnant und auf den Punkt. Entfernen Sie überschüssige Wörter, Gedanken oder Ideen, die Ihre Mitarbeiter verwirren oder Ihre E-Mail blockieren können. Wenn Sie beispielsweise in einer E-Mail an die Verstöße gegen den Dresscode von Angestellten berichten möchten, schreiben Sie: "Bitte überprüfen Sie die Anforde- rungen für Dresscode im Angestelltenhandbuch. Adressieren Sie die E-Mail an "alle Mitarbeiter", damit niemand ausgesondert wird.
