Sie müssen diese Videos von Montagelinien in Fabriken gesehen haben. Ein kontinuierlicher Fluss von perfekt gearbeiteten, identisch aussehenden Artikeln, die fast wie von Zauberhand durch die Ladenfläche fließen. Wenn nur Sie und ich Tag für Tag mit dieser Effizienz, Geschwindigkeit und Genauigkeit produzieren könnten.
Hauptursachen für geringe Produktivität
Mensch zu sein ist für uns leider nicht die Voraussetzung für Präzision und Produktivität. Es gibt jedoch eine Reihe von Dingen, die wir an unseren Arbeitsplätzen tun, um die Produktivität zu beeinträchtigen. Hier sehen Sie einige der üblichen Verdächtigen.
$config[code] not foundMangelnde Planung
Ein wiederkehrendes Thema in vielen Teams ist die unorganisierte Art und Weise, wie einzelne Mitglieder ein Problem angehen. Wenn es keine klare Richtung gibt, was in Bezug auf eine Aufgabe zu tun ist, entscheidet jedes Mitglied, es auf seine eigene Art und Weise anzugehen.
Dies könnte bedeuten, dass mehr als eine Person die gleiche Arbeit macht, ohne es zu wissen, was eine der großen Produktivitätseinbußen darstellt. Manchmal werden unnötige Aufgaben erledigt. Zu anderen Zeiten wird zu wenig Zeit für unbedeutende Aufgaben verwendet. Jedes dieser Szenarien wirkt sich auf die Produktivität aus und bedeutet einen enormen Aufwand für die Ressourcen eines Unternehmens. Sie sind jedoch mit einiger Vorausplanung völlig vermeidbar.
So wie jeder Film über ein Skript verfügt, so dass Sie genau wissen, welche Szene welcher Szene folgt, erstellen Sie ein Skript für Ihr Team. Wenn Ihre Arbeit projektbezogen ist, erstellen Sie einen detaillierten Aktionsplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Wenn Sie normalerweise keine Projekte bearbeiten, sondern Routineprozesse Klären Sie, wie Sie und Ihr Team an jeden Prozess herangehen und stellen Sie sicher, dass keine unvorhergesehenen Engpässe entstehen. Verwenden Sie Tools wie 10.000 Fuß oder Ressourcen-Guru, um Ihre Ressourcen besser zu planen.
Zu viel E-Mail
Selbst in Zeiten von Social Media und einer Million Apps, die gestartet werden müssen, beherrscht E-Mail unsere Arbeitstage. Bereits vor einem Jahr haben wir jeden Tag 182,9 Milliarden E-Mails zusammengeschickt. Mit weltweit rund 2,92 Milliarden Internetbenutzern im Jahr 2014 sind dies täglich über 62 E-Mails pro Kopf. Dies ist ein weiterer großer Produktivitätsverlust bei der Arbeit und genug E-Mails, um Sie den ganzen Tag über zu beschäftigen.
Lassen Sie nicht zu, dass E-Mails Ihren Arbeitstag regeln. Planen Sie Ihren Tag in den ersten 10 Minuten bei der Arbeit mit einer klaren Aufgabenliste. Gehen Sie auf Ihre Liste und wenn Sie eine Arbeitspause einlegen, überprüfen Sie den überfließenden E-Mail-Posteingang. Der Grund für die Priorisierung Ihrer To-Do-Liste vor E-Mails ist einfach. Was Sie in diese Liste aufgenommen haben, sind Dinge, für die Priorität besteht Sie. Email ist was Andere Ich möchte, dass Sie es tun und erfüllen ihre Prioritäten, nicht Ihre.
Ein wenig egoistisch in dieser Hinsicht zu wirken, wirkt Wunder für Ihre tägliche Produktivität. Wenn Sie schnell mit jemandem kommunizieren möchten, gehen Sie einfach für eine kurze Zeit zu Ihrem Schreibtisch. Keine Zeit dafür? Entscheiden Sie sich stattdessen für den Instant Messaging-Dienst Ihres Büros. Slack und HipChat sind zwei Beispiele für äußerst beliebte und äußerst vielseitige Sofortnachrichtendienste für Ihren Arbeitsplatz.
Mania treffen
Zu viele Meetings und zu wenig Arbeit sind ein weiterer Nachteil der Produktivität und auch ein häufiges Wehklagen an Arbeitsplätzen auf der ganzen Welt. Die Besessenheit, ein Meeting verschiedener Teammitglieder für jede kleine Aufgabe einzuberufen, zieht sie von der produktiven Arbeit ab, die sie hätten erreichen können, und bricht den Rhythmus der Arbeit.
Schlimmer noch, viele Meetings umfassen Personen, die mit der Angelegenheit wenig oder gar nichts zu tun haben. Das ist eine enorme Zeitverschwendung für solche Mitglieder und bietet dem Meeting keinen Wert.
Vermeiden Sie Produktivitätsabfälle wie diese, indem Sie die Anzahl der Besprechungen begrenzen, die Sie und Ihr Team anrufen. Investieren Sie stattdessen in ein Collaboration-Tool wie Wrike, mit dem Sie Pläne erstellen, Ideen diskutieren, Arbeit zuweisen und die einzelnen Beiträge nachverfolgen können, ganz bequem über ein "Command Center", das sich in Word, Excel, Gmail, Dropbox integriert und so ziemlich jede andere normale Anwendung, die Sie verwenden. Keine unnötigen Besprechungen mehr für jedes kleine Update von jedem Teammitglied.
Zu viele Pausen
Alle Arbeit und kein Spiel macht Jack zu einem langweiligen Jungen. Unser Geist der Umwandlung von Arbeitsplätzen in entspannte Räume führt jedoch häufig dazu, dass in Büros, in denen mehr Menschen draußen stehen, eine „Rauchpause“ gemacht wird, als wenn die Mitarbeiter an ihren Schreibtischen arbeiten.
Dann gibt es endlose Kaffeeläufe und persönliche Arbeit, die sich in die Arbeitszeit einschleicht und produktive Zeit aus unseren Zeitplänen stiehlt, ohne dass wir es überhaupt merken.
Ermutigen Sie Ihr Team, Arbeitspausen einzulegen, um sich von Zeit zu Zeit aufzuladen. Machen Sie sich jedoch gegen zu häufige Pausen, die wenig oder gar keinen Zweck haben, Zeitverschwendung.
Viele Menschen an Ihrem Arbeitsplatz rauchen? Erstellen Sie einen Raucherbereich in Zonen, der nicht zu weit von Ihrem Arbeitsbereich entfernt ist, damit Ihre Mitarbeiter nicht für jede Rauchunterbrechung den Aufzug hoch und runter fahren müssen. Besser noch, ermutigen Sie Ihr Team, den Hintern zu treten und sich stattdessen im Spielzimmer oder in der Cafeteria zu entspannen.
Trennwörter
Produktivitätseinbußen und geringe Produktivität sind nicht nur Probleme, die Ihr Team stören. Laut einer Gallup-Studie aus dem Jahr 2013 sind mehr als 70 Prozent der amerikanischen Arbeitnehmer "aktiv aus dem Verkehr gezogen".
Stellen Sie sich den Zustand unserer Wirtschaft vor, wenn diese Arbeiter wieder aktiv produktiv werden könnten! Sie sind vielleicht noch nicht in der Lage, die gesamte Wirtschaft zu transformieren, aber mit ein paar einfachen Änderungen können Sie definitiv die Produktivität Ihres eigenen Arbeitsplatzes ändern.
Besetztes Bürofoto über Shutterstock
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