Es gibt nur acht Stunden am traditionellen Arbeitstag, und damit Ihr Unternehmen so profitabel wie möglich bleibt, müssen Sie das Beste aus diesen Stunden machen. Produktivität wird normalerweise definiert als wie viel Arbeit oder wie viele Aufgaben Sie und Ihre Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausführen können.
Unternehmen versuchen dies zu optimieren, indem sie mehr talentierte Mitarbeiter einstellen, bessere Werkzeuge und Ausrüstung kaufen und interne Prozesse verbessern. Aber wie viele dieser täglichen Stunden werden verschwendet und was führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter sie verschwenden?
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Obwohl sich Organisationen und Einzelpersonen unterscheiden, sind dies die häufigsten Zeitverschwender, auf die Sie achten müssen:
1. E-Mail
Wie viele E-Mails scheinen immer weiter zu dröhnen, ohne dass aussagekräftige Informationen darin enthalten sind? Sie verbringen unzählige Minuten am Tag damit, durch unnötige Informationen zu blättern, wie alle Ihre Kollegen, und darüber hinaus verbringen Ihre ursprünglichen Absender noch mehr Zeit damit, diese E-Mails zu schreiben. Die Mehrheit der Mitarbeiter ist unbesonnen bei der Organisation, dem Schreiben und Versenden von E-Mails. Dies führt letztendlich zu einer Verschwendung von Stunden pro Tag.
Die Korrektur dieses Problems beginnt mit dem Verstehen. Verwenden Sie ein E-Mail-Analysetool wie Google Mail Metrics, um die E-Mail-Nutzung Ihres Unternehmens zu analysieren und einen Aktionsplan für die Verbesserung zu erstellen.
2. Social Media
Es ist keine Überraschung, dass Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit wahrscheinlich soziale Medien nutzen, egal ob sie die Nachrichten lesen oder ihre Freunde und Familienmitglieder benachrichtigen. Laut einer aktuellen Studie loggen sich zwei Drittel der amerikanischen Mitarbeiter mindestens einmal pro Tag während der Arbeit in Social Media ein. 20 Prozent der Befragten verbringen eine Stunde oder mehr ihres Arbeitstages in Social Media.
In Anbetracht der Tatsache, dass hier möglicherweise Selbstberichterstattung verwendet wird, sind die Zahlen möglicherweise sogar noch höher. Was noch schlimmer ist, es gibt keine einfache Möglichkeit, dies zu verhindern. Sie können Social-Media-Websites im Internet Ihres Unternehmens sperren. Es wird jedoch schwierig sein, Mitarbeiter daran zu hindern, ihre persönlichen Geräte für den Zugriff auf soziale Medien zu verwenden.
3. Treffen
Meetings wirken zunächst nicht wie Zeitverschwender. Sie können als entscheidende Komponenten für den Erfolg eines Unternehmens erscheinen. Sie sind jedoch aus vielen Gründen gefährlich, einschließlich der Tatsache, dass sie mehrere Personen gleichzeitig einschließen und im Allgemeinen eine Vorbereitungszeit vor dem Meeting erforderlich ist. Als ein anschauliches Beispiel sei eine Fallstudie von Bain über ein großes (unbenanntes) Unternehmen betrachtet, bei dem ein einziges wöchentliches Meeting das Unternehmen jedes Jahr 300.000 Arbeitsstunden kostete.
Die Zahlen summieren sich schnell auf, insbesondere wenn Ihre Besprechungsdiskussionen durch E-Mail ersetzt werden können oder wenn Sie Personen einbeziehen, die nicht teilnehmen müssen. Wenn Sie Ihre Meetings unter Kontrolle halten, indem Sie die Gesamtzahl und die Meetingzeit reduzieren, können Sie diese Verschwendung vermeiden. Meetings sind für viele Organisationen ein notwendiges Übel. Sie können sie also nicht beseitigen, sondern so produktiv wie möglich gestalten. Stellen Sie vor jedem Meeting sicher, dass Sie eine klare Agenda haben.
4. Reden und SMS
Kommunikation ohne Arbeit ist eine weitere Hauptursache für Arbeitszeitverschwendung. Die Mitarbeiter plaudern und plaudern mit ihren Kollegen und verbringen Zeit mit ihnen, wahrscheinlich mit Freunden und Angehörigen. Laut einer Umfrage von Harris war "Reden und SMS" auf einem Telefon die häufigste Ursache für Selbstverschwendung. 50 Prozent der Befragten gaben an, dies als Ursache für Zeitverschwendung zu bezeichnen. Die zweithöchste Ursache war Tratsch, 42 Prozent der Befragten gaben regelmäßig zu.
Betrachten Sie auch hier die Tendenz zur Selbstberichterstattung, dh die reellen Zahlen können sogar noch höher sein. Dies ist eine andere Art von Zeitverschwendung, die schwer zu korrigieren ist. Sie möchten die Kommunikation der Mitarbeiter nicht verhindern oder die Teamwork-Dynamik und -Moral Ihres Unternehmens beschädigen. Sie können auch die Telefone Ihrer Mitarbeiter nicht einfach konfiszieren, wenn sie zur Arbeit kommen.
Warum Zeitverschwendung nicht immer eine schlechte Sache ist
Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, könnten Sie Zeitverschwendung als eines der wichtigsten Anliegen Ihres Unternehmens betrachten. Sie könnten in Versuchung geraten, Ihre Mitarbeiter zu überwachen, ihre Verwendung von Social Media und persönlichen Geräten zu überwachen und sicherzustellen, dass sie so produktiv wie möglich bleiben. Wage dich jedoch nicht in das Mikromanagement. Studien belegen, dass das Mikromanagement Ihrer Mitarbeiter die Produktivität negativ beeinflusst und die Moral senkt.
Abgesehen davon können einige Zeitverschwender auf lange Sicht tatsächlich produktiv sein. Wenn Sie beispielsweise eine fünfminütige Pause in den sozialen Medien machen, können die Mitarbeiter dabei helfen, Stress abzubauen und sich ihrer Familie und Freunden näher zu fühlen. Der richtige Ansatz besteht also darin, sich dieser potenziellen Zeitverschwender bewusst zu sein und sich dagegen zu wehren - aber nicht zu streng.
Die Produktivität mag ein bisschen ein Zahlenspiel sein, aber nicht alles über die Effektivität der Mitarbeiter kann auf Zahlen reduziert werden.
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