Die Wahl eines Geschäftskommunikationssystems für Ihr Unternehmen ist keine leichte Aufgabe.
Unabhängig davon, ob Sie ein Solopreneur sind, der von zu Hause aus arbeitet oder ein wachsendes Unternehmen mit einem voll ausgebauten Büro und Mitarbeitern ist, Ihr Geschäftskommunikationssystem gibt Ihnen den Zugang zu Ihren Kunden, Lieferanten und anderen Personen, die Sie möglicherweise kontaktieren müssen.
Hier finden Sie eine Liste mit Tipps zur Auswahl eines geschäftlichen Kommunikationssystems, das Ihrem Unternehmen helfen wird, erfolgreich zu sein.
$config[code] not foundVerstehen Sie die kritische Bedeutung von Kommunikation
Die Wahl eines Geschäftskommunikationssystems sollte nicht leichtfertig getroffen werden. Wählen Sie also nicht einfach einen Anbieter aus, weil er einen erkennbaren Namen hat oder das erste Unternehmen war, dem Sie begegnet sind. Führen Sie einige Nachforschungen durch, um sicherzustellen, dass Sie den besten Wert und die Funktionen erhalten, die Ihr Unternehmen benötigt.
Kommunizieren Sie von überall aus
Nur wenige Kleinunternehmer halten sich heute daran, nur von einem Standort aus Geschäfte zu machen. Mit einem Cloud-Kommunikationssystem, das von einigen VoIP-Anbietern wie Nextiva angeboten wird, können Sie von verschiedenen Geräten aus auf Ihr Geschäftskommunikationssystem zugreifen. Sie müssen nicht in Ihrem Büro bleiben.
Finden Sie einen Anbieter mit gutem Support
Der Kundensupport ist einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines Kommunikationsanbieters berücksichtigen müssen. Sprechen Sie also mit anderen Geschäftsinhabern, lesen Sie Bewertungen und führen Sie Online-Recherchen durch, um herauszufinden, welche Anbieter die beste Unterstützung für ihre Systeme bieten.
Konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie diese Unterstützung erhalten möchten
Insbesondere sollten Sie herausfinden, wie die Anbieter, die Sie in Betracht ziehen, Unterstützung bieten, und sicherstellen, dass sie Ihren Präferenzen entsprechen. Yaniv Masjedi, Vice President of Marketing bei Nextiva, sagte in einem Telefoninterview mit Small Business Trends: „Einige Leute möchten Unterstützung über das Telefon erhalten und einige möchten lieber über Twitter, Facebook, Live-Chat oder E-Mail mit Ihnen kommunizieren. Wenn Sie es vorziehen, auf eine bestimmte Weise mit einem Unternehmen zu kommunizieren, schauen Sie sich das an und fragen Sie die Mitarbeiter des Unternehmens “, sagte er.
Erkundigen Sie sich, wo die Kundendienstmitarbeiter sind
Für diejenigen, die den Kundensupport per Telefon bevorzugen, sagt Masjedi, dass der Standort von Agenten oft ein wichtiger Faktor ist. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Kundendienstmitarbeiter in den USA oder in einem bestimmten geografischen Gebiet angesiedelt sind, fragen Sie dies insbesondere bei Ihrer Recherche.
Wenden Sie sich an den Kundendienst
Eine der besten Möglichkeiten, all diese Informationen zu erhalten, besteht darin, Unternehmen direkt anzurufen. Sie können dies zum Sammeln von Informationen verwenden, aber auch Ihre eigenen Erfahrungen berücksichtigen. Masjedi sagt: „Rufen Sie ihren Kundenservice an und sehen Sie, wie es ist. Warten Sie lange auf Warteschleife oder nehmen Sie sofort den Anruf entgegen? Wenn Sie bei einem Problem mit Ihrem Kommunikationssystem 45 Minuten warten, ist das Letzte, was Sie erleben möchten. "
Suchen Sie nach einer guten Vorstellung der verfügbaren Dienste
Der Markt für Geschäftskommunikationssysteme hat sich in den letzten Jahren aufgrund neuer Technologien erweitert. Es gibt also viele Optionen zur Auswahl. Nachdem Sie angerufen und nach einem bestimmten Anbieter gefragt haben, führen Sie dasselbe für mehrere andere Unternehmen aus und vergleichen Sie diese anschließend.
Vergleichen Sie die Preise mit erschwinglichen Business-Optionen
Wenn der Markt expandiert, haben sich auch Preisoptionen ergeben. VoIP-Dienste bieten Optionen, die für kleine Unternehmen oft günstiger sind. Und wie bei jeder Geschäftsentscheidung sollte der Preis ein Teil Ihrer Entscheidung sein.
Nehmen Sie sich Zeit, um versteckte Kosten aufzudecken
Sie sollten jedoch nicht den Preis jeder Dienstleistung zum Nennwert Einige Anbieter bieten Einführungspreise oder nur bestimmte Preise an, wenn Sie einen langfristigen Vertrag abschließen. Sehen Sie sich diese Faktoren an, bevor Sie die niedrigste Preisoption auswählen.
Lesen Sie Bewertungen und suchen Sie nach Warnzeichen
Bewertungen können eine gute Informationsquelle für verschiedene Unternehmen sein. Suchen Sie schnell nach Ihren wichtigsten Entscheidungen und achten Sie auf Warnzeichen, wenn die Mitarbeiter Bedenken hinsichtlich der Unterstützung oder der Zuverlässigkeit haben.
Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens
Mit so vielen verschiedenen Funktionen und Arten von Plänen ist für jedes Unternehmen etwas dabei. Das bedeutet, dass Sie einen Plan auswählen müssen, der am besten für Ihre Geschäftsart geeignet ist. Wenn Sie mobile Optionen benötigen, wählen Sie einen Plan, der diese Funktionen enthält. Wenn Sie die Faxfunktion verwenden möchten, wählen Sie einen Plan, der dies beinhaltet. Denken Sie über die gewünschten Funktionen nach und vergleichen Sie die spezifischen Pläne verschiedener Anbieter.
Finden Sie ein System, das der Größe Ihres Unternehmens entspricht
Es gibt auch Pläne, die für unterschiedliche Unternehmensgrößen am besten geeignet sind. Wenn Sie einige Mitarbeiter haben, benötigen Sie wahrscheinlich kein System, das für Hunderte eingerichtet ist. Wenn Sie jedoch ein anständiges Team haben, bleiben Sie nicht bei dem System, das Sie hatten, als Sie zu Hause alleine gearbeitet haben.
Suchen Sie aber auch skalierbare Lösungen
Aber auch wenn Sie nicht mehr bezahlen möchten, als Sie benötigen, ist eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, ein definitives Plus. Finden Sie eine, mit der Sie Linien oder Teammitglieder hinzufügen können. Oder melden Sie sich zumindest nicht für einen langfristigen Vertrag an, wenn Sie planen, diesen innerhalb dieser Zeitspanne zu entwachsen. Masjedi sagt: „So viele Unternehmen beginnen klein und haben in wenigen Jahren Hunderte von Mitarbeitern. Sie möchten also kein Telefonsystem für zehn oder weniger Mitarbeiter. Sie möchten einen Anbieter, der Sie bei Ihrem Wachstum unterstützt. “
Erfahren Sie, wie oft Updates bereitgestellt werden
Bei so viel Wachstum in der Branche möchten Sie nicht auf neue Funktionen verzichten, die hilfreich sein könnten, nur weil Sie in einem Vertrag stecken. Bevor Sie sich für irgendetwas anmelden, fragen Sie nach neuen Funktionen, an denen das Unternehmen arbeitet, und wie oft sie ihre Technologie aktualisieren.
Kleine Funktionen nicht übersehen
Selbst kleine Funktionen können einen großen Unterschied in Ihrem geschäftlichen Kommunikationssystem ausmachen. Zum Beispiel sagt Masjedi, dass viele Kunden von Nextiva die Möglichkeit schätzen, ausgehende Nachrichten einfach zu ändern oder Nachrichten zu halten. Wenn Sie ein kleines Haustier mit Ihrem aktuellen System haben oder etwas Kleines, von dem Sie wünschen, dass Sie es tun könnten, fragen Sie nach, wenn Sie nach Anbietern suchen. Es ist kein Detail zu klein.
Nehmen Sie Ihr System mobil
Mobile Kommunikationssysteme werden immer beliebter, da viele von ihnen Cloud-basiert sind. Unternehmen wie Nextiva bieten sogar mobile Apps an, mit denen Unternehmer von überall aus Anrufe über ihre Geschäftsbereiche annehmen können.
Suchen Sie nach Optionen wie einem separaten Geschäftszweig
Für bestimmte Unternehmer kann es schon ein großer Vorteil sein, eine separate Nummer für den Geschäftsbetrieb zu haben. Masjedi sagt, dass insbesondere Anwälte die Fähigkeit schätzen, geschäftliche Anrufe auf einer separaten Leitung zu tätigen und entgegenzunehmen, selbst wenn sie tatsächlich ihr persönliches Mobiltelefon verwenden, da sie es vermeiden, ihre persönliche Nummer anzugeben.
Entdecken Sie alle innovativen neuen Funktionen
Es gibt unzählige Möglichkeiten, verschiedene Kommunikationssysteme zu verwenden. Wenn es also eine Funktion oder Fähigkeit gibt, die Sie möchten, gibt es wahrscheinlich einen Anbieter, der sie anbietet. Zum Beispiel sagt Masjedi, dass einige Unternehmen die vFax-Funktion von Nextiva wirklich schätzen, sodass sie virtuelle Dokumente auch dann als Fax senden können, wenn Sie kein Faxgerät besitzen.
Informieren Sie sich über Analytics
Analytics können eine weitere nützliche Funktion sein. Auch wenn Sie sie derzeit nicht verwenden, können sie Ihrem Unternehmen auf verschiedene Weise helfen. Es ist also ein Faktor, den es zu untersuchen gilt.
Sammeln Sie die Daten, um Ihr Geschäft auszubauen
Analytics-Informationen können Ihnen Daten liefern, die Sie zur Erweiterung Ihrer Vorgänge verwenden können. Masjedi bot dieses Beispiel an:
"Wenn Sie eine chemische Reinigung sind und jeden Tag um 5 Uhr schließen, aber Sie sehen, dass an Samstagen bis um 7 Uhr aus irgendeinem Grund Anrufe eingehen, werden Sie wissen, dass Sie es an Samstagen möglicherweise zwei zusätzliche Stunden geöffnet haben müssen. " er sagte.
Aufgezeichnete Anrufe verwenden, um Mitarbeiter zu schulen
Viele Telefonsysteme bieten auch die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen. Mit dieser Funktion können Sie den Telefondienst bewerten und sogar die Anrufe verwenden, um Mitarbeiter zu schulen und Ihren Dienst zu verbessern.
Nutzen Sie die Technologie, um Ihr Team zu optimieren
Sie können auch die Anrufaufzeichnung und -analyse verwenden, um die Gewohnheiten der Mitarbeiter zu überwachen. Sie möchten nicht, dass Teammitglieder den ganzen Tag mit unnötigen Anrufen verbringen. So können Sie die Daten verwenden, um sicherzustellen, dass alle Ihre Aufgaben erledigen.
Verlassen Sie sich bei jedem kleinen Update nicht auf Ihren Provider
Ein weiterer Hauptvorteil von VoIP und ähnlichen Diensten besteht darin, dass Benutzer die Möglichkeit haben, Teile ihres Dienstes selbst zu aktualisieren. Dies bedeutet nicht, dass Sie nicht den Kundendienst oder die Hilfe anrufen können. Wenn Sie jedoch nur Ihre ausgehende Nachricht oder etwas Kleines aktualisieren möchten, können Sie dies tun, ohne dass Sie warten müssen oder einen Mitarbeiter vor Ort anrufen. Wenn dies für Sie wichtig ist, suchen Sie einen Anbieter, der Ihnen die Möglichkeit gibt, Teile Ihres Kontos selbst zu verwalten.
Stellen Sie jedoch sicher, dass sie helfen, wenn Sie es brauchen
Ein guter Service ist jedoch nach wie vor für Ihren Betrieb unerlässlich. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Provider für alles, was Sie benötigen, offen ist und nicht nur eine kleine Auswahl von Optionen in seinem bereits aufgezeichneten Telefonmenü ist.
Dosen Foto über Shutterstock
Mehr in: Nextiva 3 Kommentare ▼
