16 Möglichkeiten, wie ein virtueller Telefondienst Ihrem Unternehmen helfen kann

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Anonim

Wenn Sie Ihr kleines Unternehmen starten, ist es unwahrscheinlich, dass Sie darüber nachgedacht haben, ein Telefonsystem einzurichten, wenn Sie überhaupt darüber nachdenken.

Sie sind damit nicht allein: Von den mehr als 25 Startup-Checklisten, die wir online durchgesehen haben, während Sie diesen Artikel recherchiert haben, wurde nur eines der Telefonsysteme aufgelistet, und die Prioritäten waren ziemlich niedrig.

Das ist nicht besonders überraschend. Mehr als drei Viertel der 2013 gegründeten kleinen Unternehmen hatten vier oder weniger Mitarbeiter. Bei einem so kleinen Team ist die Verwendung einzelner Mobiltelefone einfach sinnvoll.

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Da diese Unternehmen jedoch sowohl in Bezug auf die Mitarbeiter als auch auf die Kunden wachsen, wird der Bedarf an einem anspruchsvolleren und dennoch erschwinglichen Telefonsystem deutlich. Sie möchten doch nicht einmal einen Anruf verpassen, oder?

Und hier kommt das virtuelle Telefonsystem ins Bild.

Was ist ein virtueller Telefondienst?

Geschäftstelefonsysteme bieten seit Jahrzehnten mehr als nur ein Telefon an jedem Schreibtisch. Von der Voicemail über die Anrufweiterleitung, die Anrufweiterleitung und das Konferenzgespräch haben moderne Telefonsysteme die Art und Weise verändert, in der Unternehmen mit ihren Kunden, Partnern und innerhalb ihrer eigenen Wände kommunizieren.

Für viele kleine Unternehmen war der Preis für ein internes Telefonsystem jedoch unerschwinglich. Abgesehen von der Ausrüstung selbst (einschließlich Handys) waren die Kosten für die Verwaltung, Fehlerbehebung und Wartung eines Systems hoch.

In den späten 1990er Jahren stellte sich jedoch eine neue Lösung heraus: virtuelle Telefondienste. Ähnlich wie bei den Online-Anwendungen, die Sie in der Cloud verwenden, ermöglichten diese Services kleinen Unternehmen, mehr Funktionen für weniger Geld zu erhalten, indem sie sämtliche Hardware-, Verwaltungs- und Wartungskosten schultern und auf eine Reihe von Unternehmen verteilen. Darüber hinaus können Unternehmen, die virtuelle Telefondienste nutzen, ihre vorhandenen Telefongeräte verwenden, unabhängig davon, ob sie an die Wand oder an ein Mobiltelefon angeschlossen sind.

Das Ergebnis? Kleine Unternehmen hatten jetzt Zugang zu robusten Geschäftstelefondiensten zu einem viel niedrigeren Preis.

16 Möglichkeiten, wie ein virtueller Telefondienst Ihrem Unternehmen helfen kann

Seit ihrer Einführung haben virtuelle Telefondienste ihr Serviceangebot ständig erweitert. Weitere Informationen zu den verfügbaren Funktionen finden Sie im Folgenden.

Allgemeine Funktionen eines virtuellen Telefondienstes

Hier sehen Sie ein Beispiel der am häufigsten von virtuellen Telefondiensten angebotenen Funktionen:

  1. Telefonnummern - Machen Sie eine Hauptnummer bekannt oder erstellen Sie so viele lokale Direktwahl- und Vanity-800-Nummern, wie Sie benötigen (Warnung: Mehr Nummern können höhere Kosten verursachen). Sie können die Anrufer-ID, die Sie verwenden möchten, normalerweise so einstellen, dass der Person, die Sie anrufen, der Name Ihres Unternehmens angezeigt wird.
  2. Virtuelle Rezeptionisten und Selbstbedienungsmenüs - Begrüßen Sie die Anrufer mit einer professionellen Begrüßung und senden Sie sie anschließend auf den Weg oder bieten Sie ein Menü mit Optionen, einschließlich eines Erweiterungsverzeichnisses sowie Standort und Öffnungszeiten.
  3. Halten Sie Musik - Sie können sogar selbst wählen!
  4. Anrufweiterleitung - Helfen Sie Ihrem Anrufer, die richtige Person mit Automatisierungsregeln zu erreichen, die Sie jederzeit ändern können. Stellen Sie fest, wer den Anruf erhält, indem Sie Funktionen wie Gruppenwarteschlangen und gleichzeitiges Klingeln verwenden, und rufen Sie Ihre Anrufe mit den Follow-me-Funktionen auf, die alle Anrufe an Ihr Mobilgerät weiterleiten. Sie können sogar Überprüfungsregeln einrichten, sodass wichtige Anrufe an Sie gesendet werden, während weniger wichtige Anrufe an die Voicemail gesendet werden.
  5. Andere Telefonfunktionen - Die meisten virtuellen Telefondienste bieten Anrufweiterleitung, Parken von Anrufen, Anruferkennung, Anklopfen an und stören nicht. Einige kündigen sogar den Anrufer an (d. H. Er bittet den Anrufer, seinen Namen anzugeben, aufzuzeichnen und ihn dann abzuspielen, bevor Sie den Anruf annehmen) und die Anrufblockierung.
  6. Klicke um anzurufen - Lassen Sie sich von Ihren Kunden anrufen, indem Sie auf eine Website-Schaltfläche klicken.
  7. Telefonkonferenz - Es ist wie eine Online-Party, bei der Sie Ihre Arbeit erledigen können.
  8. Faxe - Faxe empfangen und per E-Mail versenden lassen.
  9. Voicemail - Größer als die einfache Fähigkeit, eine Voicemail zu erhalten. Viele virtuelle Telefondienste leiten eine Aufzeichnung Ihrer Voicemails an Ihre E-Mail-Adresse weiter, wo Sie sie sofort abspielen können.
  10. Kontoführung - Ändern, verwalten und überwachen Sie Ihr Telefonsystem mit einem benutzerfreundlichen Online-Dashboard. Keine komplexen Systeme zum Verwalten und keine Hardware, mit der umzugehen ist.

Ungewöhnliche Funktionen eines virtuellen Telefondienstes

  1. Live-Begleiter - Nichts ist besser als eine Live-Person, die Ihr geschäftliches Telefon beantwortet. Einige virtuelle Telefondienste ermöglichen es Ihnen, diese Erfahrung anzubieten, ohne eine Empfangsdame anstellen zu müssen.
  2. Voicemail-Transkriptionen - Eine Aufzeichnung jeder Voicemail per E-Mail an Sie zu senden ist schön, Sie können sich jedoch während eines Meetings keine anhören. Das ist, wenn eine transkribierte Voicemail, Ihre Nachricht im Text, wirklich nützlich ist.
  3. Flip anrufen - Müssen Sie das Büro verlassen, wenn Sie gerade telefonieren? Mit der Anrufumkehrung können Sie den Anruf auf Ihr mobiles Gerät umleiten, sodass Sie unterwegs weiter sprechen können.
  4. Web- und Videokonferenzen - Einige virtuelle Telefondienste bieten die Möglichkeit, bei Bedarf Web- und Videokonferenzen zu hosten.
  5. Integration - Durch die Integration Ihres virtuellen Telefondienstes in häufig verwendete Anwendungen können Sie effiziente Prozesse einrichten. Mit RingCentral können Sie beispielsweise eingehende Faxe an bestimmte Box-Ordner senden und „Click-to-Call“ innerhalb der Zendesk-Kundendienstlösung aktivieren.
  6. Anrufaufzeichnung - Wenn Sie einen Anruf entweder aus rechtlichen oder Schulungsgründen aufzeichnen möchten, bieten einige virtuelle Telefondienste diese Funktion an.

Die VoIP-Entscheidung (Voice-over-IP)

Virtuelle Telefondienste können auf zwei Arten angeboten werden:

  1. Traditioneller Telefondienst, der eine Telefonanlage (private Nebenstellenanlage) verwendet, die die gleichen Leitungen verwendet, die Ihr Zuhause und Ihr Mobiltelefon verwenden; oder
  2. VoIP, eine Methode, die Ihre Anrufe über das Internet weiterleitet.

Während VOIP häufig weniger teuer ist, sollten Sie zwei Faktoren beachten, bevor Sie sich für einen virtuellen Telefondienst entscheiden, der diesen Ansatz verwendet:

  1. Zuverlässigkeit - VOIP erfordert eine stabile und starke Internetverbindung. Wenn dies nicht möglich ist, werden Sie auf verstümmelte und abgebrochene Anrufe achten.
  2. Rettungsdienste - Notrufdienste sind vollständig in herkömmliche Telefondienste integriert, die eine TK-Anlage verwenden, nicht jedoch VOIP-Dienste. Das bedeutet, dass Dienste wie 911 keine VOIP-Anrufe verfolgen können. Dies ist eine erhebliche Einschränkung, wenn Sie jemals Probleme haben. Während dieses Problem angegangen wird, ist es immer noch ein ernstes Problem.

Liste der virtuellen Telefondienste

Damit Sie einen virtuellen Telefondienst finden können, der Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht, haben wir die folgende Liste für Sie zusammengestellt.

Hinweis: Funktionen und Preise variieren stark zwischen den Diensten, stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Recherche durchführen.

  • 8×8
  • AccessDirect
  • Luftruf
  • Telefone der Allianz
  • Amerikanische Voicemail
  • Rundfunk
  • eure Stimme
  • Freedom800
  • FreedomVoice
  • Heuschrecke
  • Haloo
  • Jive
  • Kall8
  • Zeile 2
  • MightyCall
  • Nextiva
  • Eine Schachtel
  • Onsip
  • Ooma
  • com
  • Telefonzelle
  • RingCentral
  • Sonetel
  • co
  • Angehen
  • Gesprächsroute
  • Telzio
  • UniTel Voice
  • VirtualPBX
  • VoiceNation
  • VoiceShot
  • VOIPstudio
  • Vonage
  • Vonjour
  • WorkEasy
  • Zaplee

Fazit

Irgendwann werden sich viele kleine Unternehmer für einen virtuellen Telefondienst entscheiden.

Es ist nicht immer die Größe des Unternehmens, die die Suche nach einer Lösung vorantreibt, sondern die Bequemlichkeit und die Funktionalität, die diese Lösungen bieten.

Bevor Sie mit dem Suchen beginnen, machen Sie sich mit den oben aufgeführten Funktionen vertraut und verwenden Sie dann die Liste der virtuellen Telefondienste, um Ihre Suche in Gang zu setzen.

Geschäftsfrau am Telefon Foto über Shutterstock

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