Um in einem Büro arbeiten zu können, müssen Sie über bestimmte Fähigkeiten verfügen und bestimmte Geräte verwenden, die in vielen Büros üblich sind. Wenn Sie mit einem Gerät nicht vertraut sind, müssen Sie es lernen. Die verwendete Ausrüstung und die erforderlichen Fähigkeiten können sich von Büro zu Büro leicht unterscheiden, sind jedoch insgesamt ähnlich.
Papierbezogene Ausrüstung
Einige der Bürogeräte sind für das Papiergeschäft wichtig. Fotokopiergeräte werden verwendet, um Kopien von Dokumenten zu erstellen, um sie zu verteilen oder um Dokumente heller oder dunkler zu machen. Drucker werden auch zum Drucken von Dokumenten und E-Mails verwendet, die möglicherweise für die Dokumentation benötigt werden. Viele Büros verwenden auch Aktenvernichter, um sensible Dokumente zu entsorgen, die nicht mehr benötigt werden. Faxgeräte können immer noch in Büros gefunden werden, sind jedoch nicht so üblich. Einige Kopiergeräte verfügen über Faxfunktionen.
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Heutzutage verwenden viele Büros Computer, um Geschäfte zu machen. Mitarbeiter verwenden E-Mail für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden. Dokumente werden mit Textverarbeitungssoftware und auf dem Computer organisierten Tabellen erstellt. Einige Büros verwenden Dokumentenscanner, um Papierdokumente in ein elektronisches Format zu scannen. Diese Scanner werden an einen Computer angeschlossen und übertragen die Papierdokumente in Computerdateien, die von einem Bediener in den Computer abgelegt werden. Mitarbeiter in einem Büro verwenden manchmal auch ihre Computer für die Dateneingabe, abhängig von der Art des Büros.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtKommunikationsfähigkeit
Um im Büro erfolgreich zu sein, muss ein Mitarbeiter gut kommunizieren können. Die Art der Kommunikation variiert je nach Jobbeschreibung. Einige Mitarbeiter müssen in der Lage sein, gut zu schreiben und per E-Mail oder möglicherweise sogar per Post zu kommunizieren. Mündliche Kommunikation kann auch wichtig sein. Einige Büroangestellte beantworten regelmäßig Anrufe und sprechen mit Kunden für das Unternehmen. Selbst für Mitarbeiter, die nicht mit externen Kunden kommunizieren, ist eine gute Kommunikation zwischen Kollegen und Vorgesetzten von großer Bedeutung. Je nach Aufgabe können sogar Verhandlungen erforderlich sein.
Verwaltung
Selbst Mitarbeiter, die sich nicht in Führungspositionen befinden, müssen sich in ihrem Job selbst verwalten können. Ein Mitarbeiter muss in der Lage sein, sich die Arbeitsbelastung anzusehen und zu bestimmen, welche Aufgaben wichtiger sind, bevor er erledigt werden kann und welche warten können. Er muss auch in der Lage sein, seine Zeit im Laufe des Tages zu verwalten und so viele Aufgaben wie möglich zu erledigen. Bestimmte Telefonanrufe müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt getätigt werden, während normale tägliche Aufgaben möglicherweise etwas warten können.
Probleme lösen
Nicht alle Aspekte eines Bürojobs werden geschnitten und getrocknet. Ein Mitarbeiter muss Fähigkeiten zur Problemlösung einsetzen, um herauszufinden, wie Aufgaben am besten erledigt werden können und was getan werden kann, um eventuell auftretende Probleme zu beheben. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, zusammenzuarbeiten und Brainstorming-Techniken einzusetzen, um Probleme lösen und Projekte abschließen zu können. Eine Mitarbeiterin würde davon profitieren, wenn sie Kreativität einsetzt, um Lösungen zu finden und in ihre Projekte umzusetzen.
Computerfähigkeiten
Viele Büros ziehen es vor, Mitarbeiter einzustellen, die Erfahrung mit bestimmten Arten von Software haben, die das Unternehmen verwendet, beispielsweise Finanzsoftware. Wenn jemand eingestellt wird, der diese Fähigkeiten nicht hat, ist eine zusätzliche Ausbildung erforderlich, damit er seine Arbeit gut machen kann. In einigen Büros ist auch ein potenzieller Mitarbeiter erforderlich, um einen Schreibtest durchzuführen. Je schneller eine Person genau tippen kann, desto effizienter ist der Mitarbeiter. Die Fähigkeit, schnell zu lernen und einfache Computerprobleme zu lösen, ist für die Mitarbeiter ebenfalls eine wichtige Fähigkeit.
