Es ist egal, wie viele Mitarbeiter Sie haben. Es ist äußerst wichtig, ein Abrechnungssystem einzurichten, das Ihre Fähigkeit optimiert, Ihre Verantwortung als Arbeitgeber zu behalten. Darüber hinaus spart es Zeit und schützt Sie vor teuren IRS-Strafen. Nachdem Ihr Team die erforderlichen Abrechnungskurse online absolviert hat, sollten Sie sich diese acht Schritte ansehen, die Ihnen beim Einrichten einer Abrechnungslösung für Ihr kleines Unternehmen helfen.
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Ein EIN erhalten
Bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie eine Beschäftigungsnummer von den Internal Revenue Services. Diese EIN wird normalerweise als Arbeitgebersteuer-ID bezeichnet. Diese Nummer ist wichtig für die Meldung von Steuern und anderen wichtigen Dokumenten an den IRS und für die Meldung von Mitarbeitern an staatliche Stellen. Wenden Sie sich direkt an die IRS oder beantragen Sie eine Online-EIN.
Finden Sie heraus, ob Sie Status- oder lokale IDs benötigen
Es gibt viele Dinge, die Arbeitgeber von neuen Überstundenregeln wissen müssen, ob Sie staatliche oder lokale IDs benötigen. Jeder Bundesstaat ist anders, also erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat und den örtlichen Behörden, ob ID-Nummern erforderlich sind, um Steuern an Ihrem Wohnort zu verarbeiten.
Kennen Sie den Unterschied zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Mitarbeiter
Stellen Sie sicher, dass Sie den Unterschied zwischen einem Mitarbeiter und einem unabhängigen Auftragnehmer verstehen. Rechtlich ist die Unterscheidung zwischen ihnen nicht immer leicht zu entschlüsseln. Es ist jedoch wichtig zu wissen, da dies Einfluss darauf hat, wie ein Arbeitgeber die Einkommenssteuer einbehält und die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehält.
Komplette Mitarbeiterpapiere
Alle neuen Mitarbeiter müssen das Federal Income Tax Quellensteuerformular ausfüllen, das üblicherweise als W-4 bezeichnet wird. Der Arbeitnehmer muss das Formular ausfüllen und zurücksenden, damit der Arbeitgeber die korrekte Einkommensteuer kennt, die er von seinem Lohn einbehalten kann.
Wählen Sie eine Zahlungsperiode aus
Selbst wenn Sie hierfür einen manuellen Prozess eingerichtet haben, müssen Sie in den meisten Staaten eine monatliche oder zweimonatliche Zahlungsperiode einrichten. Viele Staaten bevorzugen zweiwöchentliche Zahlungen. Darüber hinaus schreibt der IRS vor, dass Arbeitgeber die Einkommensteuer für diesen Zeitraum einbehalten, auch wenn der Arbeitnehmer den gesamten Zeitraum nicht gearbeitet hat.
Wählen Sie ein Abrechnungssystem für Ihr kleines Unternehmen
Die Verwaltung der Gehaltsabrechnungen erfordert einen erhöhten Fokus auf Genauigkeit. Nehmen Sie sich also Zeit für die Recherche und machen Sie sich mit den vielen verfügbaren Optionen vertraut. Erwägen Sie, andere Unternehmer nach den Methoden zu fragen, die sie verwenden, und ermutigen Sie sie, Tipps für die Einrichtung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung zu geben. Sie haben die Möglichkeit, die Personalabrechnung intern zu verwalten oder sie auszulagern. Für einige Unternehmen könnte Outsourcing die beste Antwort sein, andere Unternehmen ziehen es jedoch vor, es intern zu behalten. Egal für welche Option Sie sich entscheiden, der Arbeitgeber ist für die Meldung und Zahlung aller Lohnsteuern verantwortlich.
Beginnen Sie mit der Gehaltsabrechnung
Nachdem Sie die Formulare und die benötigten Informationen gesammelt haben, können Sie mit der Abrechnung beginnen. Basierend auf dem von Ihnen ausgewählten Abrechnungssystem können Sie es selbst eingeben oder die Informationen Ihrem Steuerberater geben.
Lohnsteuer melden
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, den zuständigen Behörden während des ganzen Jahres verschiedene Lohnsteuerberichte vorzulegen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie tun müssen, können Sie im Steuerleitfaden für Arbeitgeber des IRS klare Anweisungen zu den Anforderungen der US-Steuererklärung finden. Darüber hinaus kann Ihre staatliche Agentur Sie über bestimmte Steuererklärungen informieren.
Die Gehaltsabrechnung muss keine Kopfschmerzen sein, erfordert jedoch etwas Arbeit und viel Aufmerksamkeit für Details. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich mit Ihren Fragen an den IRS wenden, und machen Sie sich mit der Aufzeichnungen vertraut, damit Ihr Gehaltssystem für kleine Unternehmen effizienter und mit weniger Problemen arbeitet.
Welche Schritte haben Sie unternommen, um ein Gehaltssystem für Ihr kleines Unternehmen einzurichten?
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