Verwaltungsassistenten - oder Assistenten, wie sie auch genannt werden, bieten die klerikale und logistische Unterstützung, die ein Büro benötigt, um funktionieren zu können. Die grundlegenden Verantwortlichkeiten hängen von der Tätigkeitsbeschreibung ab. Im Allgemeinen bevorzugen Arbeitgeber jedoch Kandidaten, die sich mit Computern auskennen und überragende Kommunikationsfähigkeiten, ein ausgeprägtes Organisationsgefühl und fortgeschrittene Multitasking-Fähigkeiten besitzen. Manager stehen nicht immer zur Verfügung, um jeden Teil eines Projekts zu überwachen, daher ist auch die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten wichtig.
$config[code] not foundGrundlegende Anforderungen
Anfangsanforderungen hängen von der Arbeit ab. Einstiegspositionen sind in der Regel offen Abiturienten mit grundlegendem Büro, Computer und englische Grammatik Kompetenzen. Kurse zu diesen Fächern sind an örtlichen Community Colleges und technischen Schulen erhältlich. Diese Einrichtungen ziehen auch medizinische und juristische Sekretariatsanwärter an, die branchenspezifische Fachsprache erlernen müssen, stellt das Bureau of Labor Statistics fest. Viele Zeitarbeitsfirmen bieten ähnliche Schulungen an. Arbeitgeber bevorzugen jedoch in der Regel einen Bachelor-Abschluss für Sekretariatsfunktionen.
Koordination und Terminplanung
Vom Beantworten von Telefonen bis hin zum Aktualisieren von Ereigniskalendern sind administrative Mitarbeiter eng in jede wichtige organisatorische Aktivität eines Büros eingebunden. Das Weiterleiten eingehender E-Mails und Faxe an die entsprechende Person gehört ebenso zum Job wie das Buchen von Terminen und Besprechungen der Mitarbeiter. Assistenten in größeren Organisationen, wie z. B. Hochschulen oder Behörden, dienen häufig auch als Verbindungspersonen zwischen ihren Vorgesetzten und den verschiedenen Abteilungen der Organisationen.
Video des Tages
Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtKorrespondenz und Kommunikation
Das Bearbeiten und Erstellen von Memos, Berichten und anderen Bürodokumenten ist eine weitere wichtige Aufgabe, die Manager Administratoren zuweisen. Jobs auf höherer Ebene haben komplexere Verantwortlichkeiten. Exekutivassistenten können beispielsweise forschen und bereiten Präsentationen und Tabellenkalkulationen vorVon den Mitarbeitern des Schulbezirks kann erwartet werden, dass sie Material für Abteilungs-, Abteilungs- und Schulveröffentlichungen verfassen, bearbeiten und produzieren sowie Bulletins, Codes, Mitteilungsblätter und Leistungsprogramme.
Kundenbeziehungen
Diskretion und gutes Urteilsvermögen sind wesentliche Eigenschaften für die Verwaltungsbeamten, die ihrem Arbeitgeber als öffentliches Gesicht dienen. Diese Rolle umfasst häufig die Beantwortung von Fragen und die Unterstützung unzufriedener Kunden. Es wird zum Beispiel erwartet, dass ein Assistent im Büro einer Hausverwaltungsgesellschaft Details der Beschwerde eines Mieters aufzeichnet und zur Lösung seines Problems beiträgt. Helfer benötigen überlegene Fähigkeiten zur Problemlösung und Konfliktlösung, um mit solchen Situationen fertig zu werden.
Archivierung und Datenverwaltung
Eine Verwaltungsassistentin bewahrt das institutionelle Gedächtnis einer Organisation durch ihre Aufzeichnungen und Datenbankverwaltungsfähigkeiten. In einem Schulbezirk kann ein Mitarbeiter beispielsweise Dateien und Verzeichnisse koordinieren und verwalten. Im Gegensatz dazu kann eine Vereinigung eines Hausbesitzers erwarten, dass Assistenten allgemeine Korrespondenz, Rechnungen, Schlüsselanhänger, Kassenbelege und Arbeitsaufträge sowie die internen Dokumente der Organisation organisieren und verwalten. In größeren Organisationen können Helfer Lagerräume oder Unternehmensbibliotheken verwalten.
