Warum Payroll eine Funktion ist, die Sie auslagern sollten

„… Ein Unternehmen hatte eine Person, die alle Funktionen der Personalabrechnung übernahm. Das Unternehmen lagert die Funktionen nun als Ergebnis vorausschauenden Denkens aus. Sie haben sich entschieden, die Funktionen auszulagern, um das Risiko zu verringern, dass die Lohnabrechnung nicht verarbeitet wird, das Wachstum zu steuern, indem die zunehmenden Gehaltsabrechnungsaufgaben berücksichtigt werden, die mit dem Wachstum der Firma und der Einstellung von mehr Mitarbeitern erforderlich sind, und um mit der Technologie, wie z und direkte Einzahlung. "

Im Idealfall erreicht Outsourcing drei Hauptziele:

• Sie sparen Zeit und Ressourcen, um sich mehr auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
• Sie erhalten Zugang zu mehr Technologie und Know-how, um die Lohnabrechnung gut durchzuführen.
• Es reduziert Kosten und Risiken.

Lassen Sie uns jeden dieser Vorteile genauer untersuchen und was sie bedeuten.

1. Konzentrieren Sie sich besser auf Ihr Kerngeschäft

Die Gehaltsabrechnung ist eine der entscheidenden Funktionen, die den Umsatz möglicherweise nicht direkt steigern. Aber schlecht ausgeführt, kann dies Ihr Geschäft in eine Welt voller Verletzungen bringen.

Und vor allem kann es interne Zeit und Aufmerksamkeit von den Kernaktivitäten ablenken.

Unternehmen müssen eine Vielzahl von Gesetzen einhalten, wenn es um Arbeitnehmer geht - von Bund, Ländern und Kommunen. Der Umgang mit ihnen erfordert viel Zeit und Aufmerksamkeit.

Es gibt offensichtliche rechtliche Anforderungen, wie z. B. Steuermeldung und -Überweisung. Es gibt Anforderungen in Bezug auf die Quellensteuer aus der Entlohnung des Arbeitnehmers sowie die Berechnung des Steueranteils des Arbeitgebers. In einigen Fällen gibt es Anforderungen für die elektronische Hinterlegung. Sie müssen auch wissen, wann Sie einreichen müssen - auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene.

Steuern sind jedoch erst der Anfang.

„Als Arbeitgeber müssen Sie auch die Lohn- und Stundengesetze verstehen. Zum Beispiel müssen Sie wissen, wann Sie Überstunden bezahlen müssen “, sagte Andy Childs, Vizepräsident von Paychex, kürzlich in einem Interview mit Small Business Trends. Paychex ist einer der größten Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste des Landes und bedient fast 600.000 kleine und mittelständische Unternehmen. Die Lohn- und Stundenregeln, sagt Childs, können sehr technisch sein.

Dann gibt es möglicherweise Meldepflichten für Neueinstellungen und staatliche Anforderungen in Bezug auf die Arbeitslosenentschädigung und die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung.

Childs betonte, dass ein noch größeres Problem das ist unerwartet zeitliche Verpflichtungen.

„Sie haben möglicherweise jede Woche eine bestimmte Zeit für die Abrechnung reserviert. Dann erhalten Sie eine unerwartete Überraschung in Form einer Mitteilung von der IRS. Aber es ist nicht nur so, dass die IRS Sie darüber informiert, dass Sie eine Geldstrafe schulden. Jetzt müssen Sie Ihre Unterlagen durchgehen und untersuchen, ob Sie den Verstoß tatsächlich begangen haben. Sie sind plötzlich in eine Streitschlichtung verwickelt “, sagte Childs.

Er fügte hinzu, dass es für einen Kleinunternehmer niemals zu einem günstigen Zeitpunkt geschieht.

2. Erhalten Sie Zugang zu Fachwissen und Technologie

Ein weiterer Grund für das Outsourcing ist der Zugang zu Fachwissen und Technologie.

Die Arbeitgeber müssen sich mit fast 10.000 Bundesstaaten, Bundesstaaten und lokalen Steuergesetzen in den Vereinigten Staaten auseinandersetzen. Die meisten kleinen Unternehmen müssen sich nicht an diese Rechtsordnungen halten, weisen jedoch auf die Komplexität der Gesetze hin. Und jedes Jahr werden Hunderte neuer Gesetze und Vorschriften erlassen.

Allein für die kleinen Unternehmen (ab 50 Vollzeitbeschäftigte) sind aufgrund des Affordable Care Act erhebliche Berichterstattungs- und Compliance-Anforderungen erforderlich. Auf die Frage nach einem Beispiel verwies Childs auf die IRS-Formulare 1094-C und 1095-C. Diese Formulare verlangen von Arbeitgebern die Bestätigung, ob sie Vollzeitbeschäftigten die Möglichkeit gegeben haben, sich bei einer Versicherung anzumelden, die einen Mindestschutz bietet.

"Dies sind keine einfachen Formulare zum Ausfüllen", fügte Childs hinzu. (Paychex hat aufgrund der Komplexität des Gesetzes ein Online-Ressourcenzentrum für Gesundheitsreformverpflichtungen eingerichtet.)

Genauso wichtig wie Know-how ist neue Technologie. Die Arbeitgeber verlassen sich heute auf Technologien, um effizienter arbeiten zu können. Wenn ein Unternehmen wächst, haben die Arbeitgeber mehr Mitarbeiteraufzeichnungen und müssen auch mehr Berichte erstellen. Der Mangel an Technologie wird zu einem Hindernis für die Skalierung des Wachstums des Unternehmens.

Mitarbeiter erwarten auch Technologie. Mitarbeiter wünschen sich heute Optionen wie direkte Einzahlung und Self-Service-Zugriff auf ihre Abrechnungsinformationen online. Arbeitgeber, die solche Optionen nicht anbieten können, haben möglicherweise einen Wettbewerbsnachteil.

Darüber hinaus führt die Explosion der Nutzung mobiler Geräte zu neuen technologischen Erwartungen. Die mobile Nutzung ist in Bezug auf die Gehaltsabrechnung immer noch im Entstehen begriffen, aber bei Paychex wächst sie schnell ", sagte Childs.

Arbeitgeber verwenden mobile Geräte, um bestimmte Berichte einzusehen und Informationen abzurufen, beispielsweise wie viel Geld sie zu den Gehaltsdaten in der Bank haben müssen. Die Mitarbeiter nutzen auch mobile Apps, um ihre eigenen Daten zu überprüfen.

Childs erwartet, dass die mobile Nutzung von Gehaltsabrechnungen weiter zunehmen wird, da Unternehmer und Manager das Büro verlassen müssen.

"Mit Paychex 'mobilen Payroll-Apps können Sie fast alles vom Strand aus erledigen - wenn Sie wollten", fügte Childs hinzu.

3. Reduzieren Sie Kosten und Risiken

Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung können auch Kosten gesenkt und Risiken begrenzt werden. Im Durchschnitt, so Childs, würden Unternehmen ihre Beschäftigten aufgrund von Unterschieden zwischen der Zeit des Mitarbeiters und einer genauen Zeitaufzeichnung um etwa 4 Prozent zu viel bezahlen.

"Allein eine genauere Zeit- und Anwesenheitserfassungslösung kann Geld sparen", fügte er hinzu. (Paychex hat hier einen Kosteneinsparungsrechner.)

Dann haben Sie die möglichen Strafen, wenn Sie die Berichterstattung und andere Anforderungen verletzen. Nach Angaben der IRS zahlen 40 Prozent der kleinen Unternehmen eine durchschnittliche Geldstrafe von 845 USD pro Jahr für verspätete oder fehlerhafte Einreichung, so Childs.

Heute gibt es ausgelagerte Lösungen für Unternehmen, die so klein sind wie ein Mitarbeiter, betont Childs. Lösungen sind erschwinglich und beginnen bei weniger als 50 US-Dollar pro Monat, je nach Bedarf.

Ein guter Payroll-Anbieter bietet Funktionen, die über das hinausgehen, was Sie alleine tun können. Wenn Sie zuvor keine Lösung für eine ausgelagerte Lösung in Betracht gezogen haben, sollten Sie dieses Jahr zum Jahr des Wechsels machen. Sie bietet Ihnen als Eigentümer Ruhe und Zeit in Ihrem Unternehmen.

Tipps zur Auswahl eines Outsourced Payroll Providers

Wenn Sie eine Ausgliederung der Lohnbuchhaltung in Betracht ziehen, sollten Sie sich die typische drei Punkte Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie

• Preis
• Bedienung
• Ruf

Aber wenn es um die Gehaltsabrechnung geht, gibt es noch andere Punkte zu beachten:

Sicherheit und Zuverlässigkeit des Anbieters

Sie geben Ihrem Lohnbuchhalter die Namen, Anschriften, Sozialversicherungsnummern und Kontonummern Ihrer Mitarbeiter. Sie erteilen eine Vollmacht, um Hinterlegungen für Sie vorzunehmen.

Gehen Sie zu einem Anbieter, der finanziell stark ist und gute Kontrollen vorsieht.

Andernfalls könnten Sie Ihr Unternehmen in einer Zwickmühle finden, wie in einigen Unternehmen in South Carolina, nachdem ein kleiner familiengeführter Gehaltsabrechnungsdienstleister wegen des Diebstahls von 11 Millionen US-Dollar von Kunden angeklagt wurde.

Im Jahr 2014 waren die Kunden von Employee Services Net geschockt, als sie feststellten, dass der Anbieter der Gehaltsabrechnung sein Geld zur Finanzierung verschwenderischer persönlicher Lebensstile eingesetzt hatte, anstatt es an die Steuerbehörden zu überweisen. Diese Kunden - alles kleine Unternehmen - sahen sich einer IRS-Aktion gegenüber. Warum? Denn letztlich ist der Arbeitgeber selbst dann verantwortlich, wenn der Abrechnungsdienstleister ihn stiehlt. (Der IRS bietet Tipps zum Schutz Ihres Unternehmens, wenn Sie die Lohnbuchhaltung auslagern.)

Track Record Serving-Unternehmen wie Ihre

Verfügt der Anbieter von Gehaltsabrechnungen über eine starke Erfahrung in der Betreuung von Unternehmen Ihrer Größe? Hat der Anbieter Erfahrung in Ihrer Branche?

Ergänzende Serviceangebote

Berücksichtigen Sie die umfassenderen Services, die Sie benötigen, wenn Ihr Unternehmen wächst, z. B. Leistungen und Personaldienstleistungen. Wird die Lohnbuchhaltung diese zur Verfügung stellen können?

Regulierungskonformitätsfunktionen

Verfügt der Anbieter von Gehaltsabrechnungen über die Ressourcen, um mit den aufkeimenden Gesetzen und Bestimmungen zu Beschäftigung, Gesundheitsversorgung und Steuern Schritt zu halten?

Technologie

Bewerten Sie die Technologie des Lohnunternehmens, einschließlich seiner mobilen Bereitschaft. Investiert das Lohnunternehmen in neue Technologien? Können sie mit der Technologie Schritt halten, wenn die Nachfrage auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite wächst?

Buchhalter-Schnittstellen

Kann Ihr Buchhalter für Abstimmungen und Steuererklärungen einfachen Zugriff auf Ihre Gehaltsabrechnungen und dazugehörige Aufzeichnungen haben?

Payroll-Bild über Shutterstock