15 Tipps: So halten Sie Meetings ab und halten Sie die Produktion am Laufen

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Anonim

Sagen Sie uns, ob das bekannt vorkommt. Sie brauchen alle, um an einem großen Meeting teilzunehmen oder an einer Telefonkonferenz teilzunehmen, was bedeutet, dass alle für einige Stunden von ihren Schreibtischen entfernt sind. Das Meeting ist wichtig, aber auch die Arbeit, die das Meeting unterbricht.

Es gibt Möglichkeiten, beide Bedürfnisse bei der Arbeit anzusprechen. Nachfolgend finden Sie Tipps, wie Sie Meetings abhalten und gleichzeitig die Produktion auf Kurs halten, indem Sie die Effizienz, Automatisierung und den Einsatz von Technologie verbessern.

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Effizienz

  1. Überprüfen Sie Ihre internen Prozesse. Möglicherweise haben Sie einige Aufgaben im Alltag, auf die Sie verzichten können. Sobald Sie wissen, was sie sind, können Sie wichtige Aufgaben von Aufgaben trennen, die nicht mehr erforderlich sind.
  2. Delegieren. Vergewissern Sie sich, dass Sie mit Ihrem Team darüber sprechen, was sie tun können, um Projekte zu rationalisieren. Wissen Sie, was Sie selbst tun können und was Verstärkung erfordert.
  3. Pausen machen. Das mag sich widersprüchlich anhören, aber manchmal müssen Sie aufhören zu arbeiten, um weiterarbeiten zu können. Forbes sagt: „Wenn das Enzym Lipoproteinlipase (LPL) sitzt, ist es verantwortlich für den Abbau von Fett im Blutstrom und dessen Umwandlung in Energie, wodurch sich die Fettzellen bilden. Kurz gesagt, mangelnde Bewegung bedeutet einen Rückgang der Energie. “
  4. Planen Sie Ihren Tag um das Mittagessen herum. Viele von uns sind am Morgen schärfer, nutzen Sie diese Zeit also für die Arbeit, die eingehende Analyse und Nachdenken erfordert. Schreiben Sie Berichte und Crunch-Nummern, sobald Sie sich setzen. Konzentrieren Sie sich nach dem Mittagessen nach dem Auftanken auf Dinge, für die Sie sich austauschen und Ideen austauschen müssen, z. B. Besprechungen und Telefonkonferenzen.
  5. Machen Sie eine Liste. Ordnen Sie alles, was Sie tun müssen, nach Priorität und Zeit ein. Wenn Sie die einzelnen Aufgaben abhaken, können Sie feststellen, welche Tageszeiten am produktivsten sind.

Automatisierung

  1. Automatisieren Sie Social Media-Aufgaben. Hootsuite ist wahrscheinlich das bekannteste, aber es gibt auch viele andere Social-Media-Apps und -Tools. Mit Puffer können Sie beispielsweise Beiträge nach einem bestimmten Muster planen. Wenn Sie beispielsweise Wochentage um 10 Uhr morgens posten möchten, kann Buffer Ihnen dabei helfen. Eine andere Plattform, Dlvr.it, ermöglicht Ihnen die Synchronisierung Ihrer Website mit Facebook, Twitter und LinkedIn.
  2. Erstellen Sie Vorlagen für häufig verwendete Dokumente. Angenommen, Sie senden jede Woche dieselbe Art von Rechnung oder Brief. Sie können Zeit sparen, indem Sie eine Vorlage dafür erstellen. Sie müssen dann nur die entsprechenden Namen, Datumsangaben und Zahlen eingeben.
  3. Verwenden Sie Online-Kalender in der Cloud und geben Sie sie frei. In Besprechungen zu sitzen kann Zeit in Anspruch nehmen, aber auch das Planen von Besprechungen. Wenn Sie Ihren Kollegen und Ihren Kunden mitteilen, was Sie tun, und wenn Sie es tun, können Sie viele E-Mails und Anrufe speichern.
  4. Automatisieren Sie Kundenkontakte und ähnliche Aufgaben. Nach dem Überprüfen der internen Prozesse stellen Sie möglicherweise fest, dass es mehrere wiederkehrende Aufgaben gibt, die Sie in 30 Minuten oder weniger automatisieren können.
  5. Erstellen Sie "E-Mail-Antworten" für E-Mails, die immer wieder dieselbe Antwort erfordern. Auf diese Weise müssen Sie nicht bei jeder Antwort dieselbe E-Mail-Adresse eingeben. Oder noch besser: Wenn Sie immer wieder dieselbe Frage stellen, erstellen Sie eine FAQ-Seite oder ein Dokument, veröffentlichen Sie sie online oder stellen Sie sie Ihren Kollegen zur Verfügung, sodass die Antworten verfügbar sind und der Kommunikationsbedarf reduziert wird.

Technologie

  1. Platzieren Sie Checklisten in der Cloud, damit Sie sie mitnehmen und teilen können. Mit Forgett können Sie sie teilen oder privat halten, und Sie können sogar animierte GIFs hinzufügen. Und Checkli hat viele der gleichen Funktionen und ermöglicht Ihnen das Erstellen von PDF-Versionen Ihrer Listen.
  2. Machen Sie sich mit Makros (Abkürzungen) vertraut. Programme wie Microsoft Word verfügen über Makros als integrierte Funktion, mit der Benutzer Routineaufgaben automatisch ausführen können. Sie können einfach erstellt und angepasst werden. Einige sind leicht genug (Kontrolle für Kursivschrift). Sobald Sie sie im Griff haben, sparen Sie beim Schreiben Zeit. Weitere Informationen zum Erstellen von Makros für Microsoft Word finden Sie auf der Microsoft Office-Supportseite. Speichern Sie diese Informationen im Sinne dieses Artikels als Dokument und teilen Sie sie mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern, um sie dabei zu unterstützen, ihre Anforderungen zu optimieren.
  3. Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Vorlagen in Word, Excel oder Powerpoint erstellen, sollten Sie am besten herausfinden, was Office zu sagen hat. Dieser Artikel ist auch nützlich, da er sich auf die Teamzusammenarbeit konzentriert.
  4. Verwenden Sie die Buchhaltungssoftware, um Rechnungs- und Rechnungsaufgaben zu rationalisieren. Es ist nicht notwendig, manuell Rechnungen für Kunden zu erstellen, für die für denselben Service jeden Monat der gleiche Betrag in Rechnung gestellt wird.
  5. Verwenden Sie Etiketten, Ordner und Tags in Ihrem E-Mail-Posteingang. Dies erleichtert das Sortieren und Organisieren von Elementen und, was noch wichtiger ist, das schnelle Abrufen von Nachrichten.

Wichtige Dinge passieren in Ihren Meetings, und es ist keine gute Idee, besorgt darüber zu gehen, was Ihnen fehlt. Befolgen Sie einige dieser Tipps, wie Sie Meetings abhalten. So können Sie einige kleinere Aufgaben im Büro reduzieren, um sich auf größere Aufgaben im Sitzungssaal zu konzentrieren.

Meeting-Bild über Shutterstock

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