Ist Ihr Geschäft Geld? Hier ist, wie man es aufhält

"Wir müssen über das Projektbudget sprechen …"

Kein Satz kann Angst in das Herz von Führungskräften und Führungskräften gleichermaßen bringen wie eine dringende E-Mail, die das Budget bespricht.

Als Projektmanager wissen Sie nur zu gut, wie schwierig es sein kann, Projekte pünktlich und im Budget zu halten. Zwischen einem sich ändernden Projektumfang, unrealistischen Kundenanforderungen und unerwarteten Rückschlägen kann die Verwaltung eines Projekts oft wie Katzenhüten wirken.

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Team regelmäßig über das Budget hinausgeht (selbst wenn das anfängliche Budget vollständig innerhalb des Spielfelds lag), liegt das Problem möglicherweise nicht bei Ihrem Team, Ihrer Führung oder Ihrem Kunden, sondern bei den Tools, die Sie verwenden. Ja, ich spreche von der teuren (und verwirrenden) Projektverwaltungsplattform, die Sie verwenden.

Die Wahl des falschen Online-Projektmanagement-Tools kann Ihr Unternehmen für eine Reihe von Problemen einrichten. Dies ist eine der häufigsten Methoden, mit denen Unternehmen letztlich bares Geld verschwenden können, ohne es zu merken. Haben Sie Schwierigkeiten, die richtige Projektverwaltungssoftware zu wählen, oder sind Sie nicht sicher, ob Ihre aktuelle Plattform die Anforderungen Ihres Teams erfüllt?

Achten Sie auf die folgenden roten Fahnen:

Rote Fahne Nr. 1

Projektplanung und Ad-hoc-Arbeit verwenden nicht dieselbe Plattform.

Projektmanager verbringen 90 Prozent ihrer Zeit damit, zu kommunizieren. Sollte Ihre Projektmanagement-Software diesen Prozess nicht vereinfachen?

Entscheiden Sie sich bei der Auswahl eines Projektmanagementsystems für eine Plattform, mit der Sie alle Aspekte Ihrer Projekte von einem einzigen System aus verfolgen können. Wenn Ad-hoc-Aufgaben auftauchen, können Sie diese Aufgaben derselben Projektplattform hinzufügen. So können Sie die Arbeitslast und Verfügbarkeit jedes Teammitglieds leichter nachverfolgen.

Stellen Sie auf einfache Weise fest, welche Mitglieder mehr Zeit in ihrem Zeitplan haben und welche überlastet sind, um die Arbeitslast nahtlos zu verschieben, wenn sich Prioritäten und Verfügbarkeit ändern.

Rote Fahne Nr. 2

Es gibt kein standardisiertes Onboarding.

Wenn Sie ein virtuelles Team verwalten, ist der erste Schritt zum Erfolg die Standardisierung des Onboarding-Prozesses.

Holen Sie sich von Anfang an alle auf derselben Seite mit einem grundlegenden Tutorial für die Verwendung der neuen Plattform. Legen Sie die Erwartungen an die Verfügbarkeit mit einem Kommunikationsleitfaden und einem Kontaktinformationsblatt fest.

Zu den besten Plattformen für das Projektmanagement gehören virtuelle Chat-Tools und interne Messaging-Programme. Wenn Sie dasselbe Chat-Tool verwenden, das in der Projektverwaltungssoftware enthalten ist, können Sie Aufgabenzuweisungen sofort anpassen, Notizen zu verschiedenen Jobs hinzufügen oder Fristen verschieben, ohne das Programm zu verlassen.

Rote Fahne Nr. 3

Sie verwenden einen Dienst für die Projektverwaltung und einen anderen für die Cloud-Dateifreigabe.

Ja, DropBox und Google Docs sind großartig, aber ich finde, wenn ich ein größeres Projekt verwalte, ist es viel einfacher, alle Dateien am selben Ort wie die To-Do-Listen und das Bildschirmaufteilungs- / Kollaborations-Meeting zu halten.

Mein Team hat eine Versionsnummer in jeden Dateinamen und die Initialen der letzten Person, die Änderungen an der Datei vornehmen. Auf diese Weise weiß ich sofort, an wen ich mich wenden muss, wenn es eine Frage zum Inhalt oder zu den Änderungen gibt. Dadurch wird verhindert, dass Dateien in einer E-Mail-Kette verankert werden und Bearbeitungen dupliziert werden.

Unabhängig von der von Ihnen gewählten Benennungskonvention sollten Sie ab dem ersten Tag ein System für die Verwaltung und Nachverfolgung von Dateien einrichten und diese an einem Ort aufbewahren.

Rote Fahne Nr. 4

Es gibt keinen Platz für gemeinsame Diskussionen oder virtuelle Meetings.

Projektmanagement-Software bietet mehr als nur das Nachverfolgen von Aufgaben und das Speichern von Dateien.

Wenn Sie ein virtuelles Team führen, können regelmäßige Meetings eine Herausforderung sein. Das heißt, ohne klare Kommunikation könnte das gesamte Projekt auseinanderfallen. Wählen Sie einen Tag und eine Uhrzeit (z. B. montags um 10 Uhr und donnerstags um 14:00 Uhr), um einen wöchentlichen Check-in für den Projektstatus zu erhalten.

Rücksichtnahme auf Teammitglieder, die in verschiedenen Zeitzonen leben; Mittagsmeetings sind im Allgemeinen für jeden „am leichtesten“. Wenn Sie einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit konsequent im Voraus planen, bleiben alle auf derselben Seite, und das Projekt läuft weiter.

Rote Fahne Nr. 5

Viel Schnickschnack, aber nicht genug Kernfunktionalität.

Bei der Auswahl einer Projektverwaltungsplattform ist es die Versuchung, die Plattform mit den ausgefallensten Funktionen auszuwählen.

Stellen Sie sicher, dass die Kernfunktionen diese Glocken und Trillerpfeifen unterstützen. Wählen Sie die für Ihr virtuelles Team richtigen Funktionen aus, egal, ob dies die vollständige Integration von Google Mail und DropBox, die Umwandlung von E-Mail-Aufgaben in ein Projekt oder der Instant Messaging-Vorgang innerhalb eines gemeinsam genutzten Arbeitsbereichs per Mausklick ist.

Wrike, Zoho Projects und Clarizen sind drei beliebte webbasierte Optionen für die Projektzusammenarbeit, die ähnliche Funktionen bieten. Bevor Sie sich für eine einzige Plattform festlegen, sollten Sie eine Probefahrt machen, um herauszufinden, welche für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

Endeffekt

Abgeschlossene Projekte verwirklichen nicht aus reiner Willenskraft. Zu viel Geld für teure Projektmanagement-Plattformen auszugeben, die die Arbeit nicht erledigen, schadet nicht nur dem Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens, sondern auch der Produktivität und der Fristen.

Mit einer Projektmanagement-Plattform, die Aufgaben verfolgt, Übersichten und Dateien speichert, einen vollständigen Überblick über die Teammitglieder bietet und einfache virtuelle Meetings / Sofortnachrichten an einem Ort bietet, können Sie sich wieder auf den Weg machen.

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