In jedem Unternehmen gibt es weltliche Aktivitäten. Dies sind Aufgaben, die Zeit und Energie erfordern, aber ehrlich gesagt besser von einer anderen Person erledigt werden, damit Sie sich auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Aber wo kann man jemanden finden, der diese Aufgaben erledigt? Betreten Sie den virtuellen Assistenten!
„Ein virtueller Assistent kann Alltagsgegenstände mitnehmen, die zwar Stress verursachen, aber eigentlich nicht so schwierig sind, und sie hinter den Kulissen erledigen lassen, damit Sie an den größeren Dingen arbeiten können, die wichtig sind“, erklärt Jess Ostroff, Director of Calm bei Don't Panic Management, einer virtuellen Assistenzagentur, die sich auf durchgängige Facebook-Verwaltungsdienste für Unternehmen spezialisiert hat.
$config[code] not foundAngesichts der wichtigen Rolle, die sie spielen, ist es wichtig, bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten eine kluge Wahl zu treffen. Nachfolgend finden Sie einige Geheimnisse für die Einstellung des richtigen virtuellen Assistenten.
Stellen Sie sicher, dass virtuelle Assistenten eingestellt werden…
Klare Kommunikation pflegen
Ein wesentlicher Unterschied zwischen der Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters und eines virtuellen Assistenten ist die physische Präsenz. Im Gegensatz zu einem normalen Mitarbeiter kann ein virtueller Assistent nicht in Ihre Kabine treten, um Antworten zu erhalten. Dies macht die Kommunikation äußerst wichtig. Sie sollten sich daher nach einem virtuellen Assistenten umsehen, der jederzeit vollständige Transparenz in der Kommunikation aufrechterhält.
Industrieerfahrung haben
Angenommen, Sie besitzen ein kleines B2B-Unternehmen und Ihre Zielgruppe ist die seriösere und weiterentwickelte Gruppe von Personen und Entscheidungsträgern. Würden Sie von der Einstellung eines Anfängers ohne Branchenerfahrung profitieren? Wahrscheinlich nicht. Stattdessen sollten Sie sich nach jemandem umsehen, der über ausreichende Kenntnisse in der Branche verfügt, in der Sie tätig sind. Eine Person mit ausgeprägter Branchenerfahrung kann verstehen, was das Publikum wirklich will.
Inhaberschaft für Fehler übernehmen
Ein professioneller virtueller Assistent hat nie Angst, Fehler bei der Arbeit zu übernehmen. Diese Eigenschaft erleichtert Ihnen die Arbeit mit ihnen. Wie Ostroff sagt: „Sie schätzen ihre Arbeit und ihren Beitrag zu Ihrem Erfolg und übernehmen die Verantwortung für Fehler oder Missverständnisse, damit sie in der Zukunft besser abschneiden können.“ Die Übernahme von Fehlern bedeutet auch, dass die Person verantwortlich ist. Dies ist eine großartige Eigenschaft in einem virtuellen Assistenten.
Nachprüfbare Referenzen haben
Eine einfache und dennoch effektive Methode, um die Fähigkeiten und Qualitäten eines potenziellen virtuellen Assistenten einzuschätzen, besteht darin, nach Referenzen und Zeugnissen von früheren Arbeitgebern zu suchen. Stellen Sie sicher, dass Sie genau darauf achten, was die früheren Arbeitgeber über ihre Arbeit, Persönlichkeit und Fähigkeiten zu sagen haben. Anhand der Zeugnisse können Sie die richtige Person für den Job finden.
Verstehen, wie Social Media funktioniert
Wenn Sie jemanden einstellen, um beispielsweise Ihr Facebook-Konto zu verwalten, ist es wichtig, dass diese die Funktionsweise der Website vollständig verstehen. Neben einem umfassenden Verständnis der Funktionen von Facebook ist es wichtig zu wissen, was es für Unternehmen tun kann. Eine gute Erfolgsbilanz hilft Ihnen dabei, die Fähigkeiten eines potenziellen virtuellen Assistenten bei der Ausführung der vorliegenden Arbeit zu untersuchen.
Teilen Sie Vorschläge
Professionelle virtuelle Assistenten haben genug Vertrauen in ihre Fähigkeiten und Erfahrungen, um Vorschläge auszutauschen, die ihre Arbeit unterstützen und Ihrem Unternehmen zugute kommen können. "Sie können auch Vorschläge machen, wenn es um Prozesse und Effizienz geht, die auf ihren eigenen Erfahrungen basieren, die Ihnen helfen werden, Ihr Unternehmen nahtloser zu führen", erwähnt Ostroff. Nützliche Eingaben und Vorschläge können Ihnen letztendlich dabei helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Stellen Sie Fragen zu Job und Verantwortlichkeiten
Wenn ein potenzieller virtueller Assistent Fragen zur Jobrolle und den Verantwortlichkeiten stellt, zeigt er sein Interesse daran, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Gültige Fragen helfen Ihnen auch dabei, klar definierte Verantwortlichkeiten für den Beruf herauszuarbeiten. „Es ist wichtig, tief in sich und Ihr Geschäft zu schauen, um herauszufinden, was Sie wirklich tun müssen und was andere tun könnten. Dann müssen Sie herausfinden, was andere Dinge tun können, die an eine VA delegiert werden sollten “, sagt Ostroff.
Führen Sie einen Probelauf durch
Sie sind sich nicht sicher, wie Ihre Beziehung zum virtuellen Assistenten aussehen wird? Versuchen Sie ein Testprojekt, um Wasser zu testen. "Es ist wichtig, mit kleinen oder spezifischen Aufgaben oder Projekten zu beginnen, damit Sie Vertrauen aufbauen können, ohne dabei riskant zu werden, dass der Assistent nicht richtig passt", erklärt Ostroff. Wenn das kleine Projekt gut läuft, können Sie dem Assistenten größere Aufgaben anvertrauen.
Excel bei der Zeitwirtschaft
Laut Ostroff ist eine gute Eigenschaft eines guten virtuellen Assistenten die Fähigkeit, „Alltagsgegenstände mitzunehmen, die zwar Stress verursachen, aber eigentlich nicht so schwierig sind.“ Um dies zu tun, muss der virtuelle Assistent über große Zeitmanagementfähigkeiten verfügen. Mit anderen Worten, sie sollten wissen, wie sie verschiedene Jobs und Multi-Task priorisieren können, ohne die Frist zu verfehlen. Sie sollten auch Ihre Zeit schätzen und sicherstellen, dass Sie eine Vereinbarung über die Zeitpläne haben.
Vernetzen Sie sich mit Ihrer Persönlichkeit
Wenn Sie bedenken, wie genau Sie mit Ihrem virtuellen Assistenten arbeiten müssen, ist es sehr wichtig, jemanden zu finden, dessen Persönlichkeit mit Ihrer eigenen kompatibel ist. Würden Sie sich zum Beispiel wohl fühlen, wenn Sie aus der Ferne mit jemandem arbeiten, der überhaupt nicht spricht? Sie müssen ein klares Verständnis für die zwischenmenschlichen Qualitäten haben, die Sie bei einer Person suchen, die Sie nicht täglich persönlich treffen.
Verstehen Sie Ihre Zielgruppe
Wenn Sie versuchen, über soziale Medien oder andere Ansätze mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten, sollten Sie sich auf jemanden verlassen, der Ihr Publikum kennt oder zumindest bereit ist, sein Wissen zu verbessern. Angenommen, Ihre Zielgruppe ist ein durchschnittlicher amerikanischer Teenager, der in einer Kleinstadt lebt. Sie würden von der Einstellung eines virtuellen Assistenten profitieren, der den Puls dieser Art von Publikum kennt.
Erreichbar bleiben
Wenn Sie mit einem virtuellen Assistenten arbeiten, ist es wichtig, in Verbindung zu bleiben. Dank des Internets gibt es mehrere Möglichkeiten, sich mit Menschen zu treffen, die weit weg sitzen. Es ist jedoch auch wichtig, jemanden zu finden, der mit Ihrer Arbeitszeit vertraut ist. Wenn Sie beispielsweise in den USA sitzen, würde es Ihnen helfen, einen virtuellen Assistenten in Malaysia zu mieten, wenn Sie täglich Kontakt haben müssen?
Besitzen Sie spezifische Fähigkeiten
Die Person muss nicht nur wünschenswerte zwischenmenschliche Fähigkeiten besitzen, sondern auch bestimmte Eigenschaften haben, um die Arbeit zu erledigen. Ostroff hat einen Ratschlag: „Es ist wichtig, Ihre einzigartigen Fähigkeiten zu bestimmen, sich darauf zu konzentrieren und den Rest zu delegieren.“ Die Idee hier ist, das richtige Gleichgewicht bei der Zuweisung von Arbeitsplätzen zu finden, und dafür müssen Sie eine Person auswählen die richtige Fähigkeit.
Nehmen Sie ein Interesse daran, Ihr Geschäft zu verstehen
Laut Ostroff: „Die meisten virtuellen Assistenten finden keine Gründe, um in Ihr Unternehmen investiert zu werden. Und Sie bekommen, wofür Sie bezahlen. “Der richtige virtuelle Assistent wird engagierter. Er oder sie weiß, dass Sie wissen müssen, worum es bei Ihrem Unternehmen geht, um Ihnen zu helfen, mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten. Dieses Verständnis hilft ihnen, Ihre Strategie kennenzulernen und auf die effektivste Weise beizutragen.
Zeige Absicht zu lernen
Sie müssen möglicherweise nicht immer einen virtuellen Assistenten mit mehrjähriger Erfahrung einstellen. Eine vergleichsweise weniger erfahrene Person kann auch gute Arbeit leisten, solange sie entschlossen ist zu lernen. Möglicherweise müssen Sie diese Person zuerst putzen, aber die Auszahlungen sind höher, wenn Sie ihre beträchtlich niedrigen Kosten in Betracht ziehen.
Feedback suchen
Ein virtueller Assistent, der sich ernsthaft mit seiner oder ihrer Arbeit befasst, wird proaktiver auf die Suche nach Verbesserungspotenzialen eingehen. Die Bereitschaft, Feedback zu erhalten, ist ein deutlicher Hinweis auf die Ernsthaftigkeit des Assistenten in Bezug auf den Job. Ostroff fügt hinzu: "Es ist auch wichtig, laufend gutes und schlechtes Feedback zu geben, damit Ihr Assistent lernen und wachsen kann."
Halte Dich am laufenden
Es ist schwierig, ein Auge darauf zu haben, was der virtuelle Assistent vorhat, weil Sie körperlich nicht nah sind. Aber ein guter virtueller Assistent versteht das, und deshalb hält er Sie von Zeit zu Zeit auf dem Laufenden. Ein guter virtueller Assistent gibt Aktualisierungen frei, um Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten und Missverständnisse zu beseitigen.
Liefern Sie einen ausführlichen Projektbericht
Professionelle virtuelle Assistenten haben ein Auge fürs Detail. Sie erkennen die Rolle eines detaillierten Berichts an, um den Status, den Fortschritt und die Verbesserungsmöglichkeiten des Projekts zu verfolgen. Ein ausführlicher Projektbericht hilft Ihnen auch dabei, zu wissen, was Sie aus dem Engagement herausholen, was bei der Überwachung der Rendite von Vorteil ist.
Erwarte deine Bedürfnisse
Ein professioneller virtueller Assistent nimmt sich Zeit, um Ihr Unternehmen und seine Bedürfnisse zu verstehen. Im Laufe der Zeit kann der virtuelle Assistent Ihre Geschäftsanforderungen vorhersehen und fundierte Entscheidungen treffen. Ostroff sagt: "Die besten virtuellen Assistenten sind diejenigen, die nach einiger Zeit Ihre Bedürfnisse vorhersehen und zu ihnen kommen können, bevor Sie überhaupt darüber nachdenken müssen."
Assistentbild über Shutterstock
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