Wenn Sie zu den Millionen von Angestellten gehören, die durchschnittlich 21 Prozent ihrer Zeit in Besprechungen verbringen, wissen Sie, dass sie zeitaufwändig sind und oft Ihre tägliche To-Do-Liste beeinträchtigen.Sie können möglicherweise nicht alle kündigen (obwohl einige Unternehmen tagungsfreie Tage anstreben), aber Sie können sie produktiver gestalten. So leiten Sie eine Besprechung, bei der Ihre Kollegen nicht schlafen und keine Zeit verlieren.
$config[code] not foundLegen Sie eine Agenda fest
Klingt einfach, richtig? Wenn Sie keine Agenda haben, die bestimmte Punkte enthält, besteht eine gute Chance, dass das Meeting vom Thema ablenkt und die Unterhaltungen von der Spielbewertung bis zu geringfügigen Beschwerden schwanken. Übernehmen Sie die Kontrolle, indem Sie die Agenda vorab an die Teilnehmer senden. Bitten Sie alle, sich darauf vorzubereiten, die enthaltenen Punkte anzusprechen, und bieten Sie den Teilnehmern auch die Möglichkeit, in letzter Minute einen Tagesordnungspunkt hinzuzufügen, wenn sie der Meinung sind, dass dies für die Diskussion absolut wichtig ist.
Bitten Sie alle, etwas beizutragen
Machen Sie sich nicht nur eine Agenda und bitten Sie um die Vorbereitung aller, machen Sie einen zusätzlichen Schritt und weisen Sie tatsächlich alle Meeting-spezifischen Aufgaben zu. Das kann so einfach sein, als würde jeder eine Minute am Anfang verbringen, um die wichtigsten Highlights seiner Arbeit / seines Teams für die letzte Woche oder den letzten Monat darzustellen. Bei Besprechungen, die sich mit laufenden Projekten befassen, muss möglicherweise jeder bereit sein, Ergebnisse zu diskutieren oder Korrekturen anzubieten. Ich habe zum Beispiel einmal für ein Unternehmen gearbeitet, in dem Mitarbeiter die Küche durcheinander gebracht haben und keine weiteren Erinnerungen aus dem Personalwesen das Problem gelöst haben. Das Managementteam berief ein Meeting ein, um Lösungen zu besprechen. Uns wurde allen gesagt, dass wir mindestens zwei Ideen haben sollen. Auf diese Weise konnten wir konkrete Ideen besprechen und die ersten beiden wählen. Als zusätzlichen Bonus haben wir die Aufgabe in 45 Minuten erledigt, anstatt die volle Stunde zu vergeben.
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Wenn Sie die Besprechung nicht durchführen und eine großartige Präsentation halten (bitte nicht ein anderes PowerPoint), geben Sie den Laptop ab. Experten beschreiben detailliert, wie der Blick auf unsere Bildschirme die Interaktion und das Einfühlungsvermögen behindern, was es schwieriger macht, zu einem Konsens zu kommen. Darüber hinaus verschwenden Ablenkungen Zeit und machen diese Meetings länger als nötig. Wenn Sie sich Notizen machen möchten, Stift und Papier verwenden, haben Studien ergeben, dass Personen, die die Dinge auf die alte Weise aufschreiben, tatsächlich mehr Informationen enthalten.
Halten Sie die Teilnehmerliste kurz
In den frühen Planungsphasen benötigen Sie nicht den gesamten Team-Input. Sie möchten zwar keine Personen auslassen, die für den Prozess kritisch sind, aber Sie brauchen auch keine 50 Personen. Legen Sie für jedes Meeting kritische Stakeholder fest. Wenn es sich um ein langfristiges Projekt handelt, verschieben sich diese Stakeholder mit dem Projekt, stellen sich jedoch vor dem Senden einer Einladung die folgenden Fragen: Ist die Person ein Sachverständiger, treffen sie Budget- oder Finanzentscheidungen und sind sie in dieser Phase erforderlich? des Prozesses Denken Sie daran, nur weil jemand nicht Teil des Meetings ist, bedeutet das nicht, dass er nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden sollte. Weisen Sie bestimmten Personen zu, Informationen außerhalb der Kerngruppe auszutauschen, um sicherzustellen, dass Teams nicht das Gefühl haben, im Dunkeln zu sein.
