Unternehmer und Kleinunternehmer sind dafür bekannt, keine Ferien zu machen. Laut dem Office Depot Small Business Index vom Juni 2015 haben 66 Prozent der Inhaber kleiner Unternehmen Schwierigkeiten, Ferien zu machen.
Und das ist eine Schande, denn ein erholsamer Urlaub ist gut für Ihr Geschäft. Sie kommen mit frischen Ideen und einer neuen, positiven Einstellung zurück. Was wie ein Quetschproblem oder allgegenwärtige Sorgen wirkte, wird relativiert.
$config[code] not foundIhr persönliches Leben wird auch profitieren. So viele Unternehmer bringen Opfer und leisten jede Woche viele Stunden. Ein Urlaub ist eine Gelegenheit, sich mit Ihrem Ehepartner und Ihren Kindern zu verbinden.
Der Trick für einen sorgenfreien Urlaub ist die richtige Planung. Befolgen Sie diese Tipps, um sich auf den Urlaub vorzubereiten, und Sie werden bald in ein Paar Flip-Flops schlüpfen:
1. Weisen Sie einen Stellvertreter zu
Sie brauchen jemanden, der verantwortlich ist, wenn Sie gegangen sind.
Wenn Sie Manager in Ihrem Unternehmen haben, kennen sie ihre Rollen bereits. Wenn Sie mehr als einen Manager in Ihrem Team haben und diese Kollegen gleichrangig sind, kann es hilfreich sein, einen von ihnen im Notfall als Hauptverantwortliche zu bestimmen.
Akzeptieren Sie, dass Fehler passieren werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Stellvertreter weiß, dass er oder sie Ihr volles Vertrauen hat.
Aber was ist, wenn Sie keine Manager haben? Dann müssen Sie klarer mit Ihren Mitarbeitern umgehen. Sie benötigen möglicherweise spezielle Anweisungen in Bezug auf ihre Autorität und inwieweit sich diese Autorität erstreckt. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wann Sie sich an Sie wenden sollen.
2. Löschen Sie Ihren Teller
Wenn Sie Ihre Zehen im Sand graben, mit Sonnencreme in der einen und einer Margarita in der anderen Hand, denken Sie nicht an den Stapel unfertiger Projekte.
Wenn Sie nicht über einen Stab verfügen, an den Sie delegieren können, wenn Sie aus der Tür rollen, können Sie einige Dinge von Ihrem Teller entfernen, bevor Sie gehen. Melden Sie sich einfach ein oder zwei Stunden pro Tag für eine oder zwei Wochen im Voraus an, um diese Projekte zu verkürzen. Das ist viel besser, als vor der nächsten 12-Stunden-Fahrt zum Strand ein All-Nighter zu ziehen.
Wenn Sie ein Zauderer sind, beginnen Sie zuerst mit der einfachsten Aufgabe. Beenden Sie es - und das Gefühl der Errungenschaft kann Sie nur dazu bringen, ein anderes Projekt in Angriff zu nehmen. Und ein anderer.
Projekte, die vor dem Termin geliefert werden, machen Kunden glücklich. Und glückliche Kunden füllen Ihre E-Mail-Box seltener mit Nachrichten oder per Telefon ab, während Sie versuchen, im Paradies zu dekomprimieren.
3. Lassen Sie die Leute wissen
Informieren Sie Schlüsselpersonen wie Kunden und andere Personen, die es gewohnt sind, persönlich mit Ihnen umzugehen, dass Sie nicht anwesend sind. Es setzt Erwartungen. Wenn Sie wissen, werden die meisten Menschen keine dringenden Forderungen stellen, bevor Sie gehen.
Benachrichtigen Sie sie einige Wochen vor Ihrer Abreise. Stellen Sie dann einige Tage vor dem Einpacken eine weitere Erinnerung ein. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, die an Kunden und andere Schlüsselpersonen gesendet wird:
„Nur eine kurze Notiz, um Sie daran zu erinnern, dass ich vom 10. bis 25. August im Urlaub sein werde und das sonnige Meer in Myrtle Beach genießen werde. Bei Problemen mit Produkten oder Dienstleistungen kann Joe Sie unter Telefon / E-Mail unterstützen. Für alles andere wenden Sie sich bitte an Mary in meiner Abwesenheit unter Telefon / E-Mail. "
Ein weiterer Vorteil besteht darin, die Kunden auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie Ihre Urlaubspläne besprechen, werden Sie in ihren Augen ein bisschen menschlicher. Sie sind nicht mehr nur Eigentümer eines Unternehmens. Sie und die andere Person könnten beispielsweise feststellen, dass Sie ein gemeinsames Interesse am Schnorcheln haben und sich besser verbinden können.
4. Aktualisieren Sie Ihre Nachrichten
Einige Leute möchten eine automatische Antwortnachricht für ihre E-Mail erstellen. Auf diese Weise erhält der Absender bei Eingang einer neuen E-Mail sofort eine Antwort, dass er sich nicht im Büro befindet. Passen Sie einfach die Nachricht in Tipp 3 oben an.
Richten Sie für Microsoft Office 365 die Funktion für automatische Antworten ein. Oder verwenden Sie die Regel- und Vorlagenfunktion für Outlook-Desktopversionen.
GMail und Google Apps E-Mails verfügen über eine Abwesenheitsantwortfunktion, die einfach einzurichten ist.
Vergessen Sie auch Ihre Mailbox nicht. Überlegen Sie, ob Sie eine aufgezeichnete Nachricht hinterlassen möchten, die Sie darauf hinweist, dass Sie unterwegs sind und die Nachrichten langsamer als gewöhnlich senden. Hier eine Beispiel-Voicemail-Nachricht für einen Urlaub:
„Hi, das ist ich. Danke für den Anruf! Ich bin bis Datum nicht im Büro. Wenn Sie eine dringende Angelegenheit haben, rufen Sie die Bretagne unter Nummer an. Sie wird gerne helfen. Ansonsten, bitte hinterlassen Sie eine Nachricht und ich melde mich bei Ihrer Rückkehr. “
Wichtig: Setzen Sie eine Erinnerung in Ihren Kalender, um diese Nachrichten auszutauschen, sobald Sie wieder da sind. Seien Sie nicht die Person, die noch Wochen später die alte Voicemail-Nachricht zum Abspielen von Nachrichten verwendet.
5. Planen Sie für Probleme
Gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass in Ihrer Abwesenheit alles schief gehen wird. Wenn Sie sich jedoch auf den Urlaub vorbereiten, sollten Sie mögliche Szenarien vorhersehen, die möglicherweise in die Luft gehen.
Informieren Sie Ihr Team. Erklären Sie, was Sie in jeder Situation tun würden.
Und versichern Sie ihnen, dass Sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen können, wenn sie der Meinung sind, dass die Situation jenseits davon liegt.Es ist besser, den Urlaub für eine Stunde zu unterbrechen, als Tage damit zu verbringen, eine Mini-Katastrophe zu beheben.
6. Geben Sie die Notrufnummern an
Erstellen Sie eine Liste mit zwei Arten von Notrufnummern, die Sie an wichtige Mitarbeiter weitergeben.
Der erste Satz von Notrufnummern ist Ihre eigene, für Mitarbeiter, die Sie möglicherweise erreichen müssen.
Eine Handynummer ist am besten. Geben Sie auch eine Alternative an, nur für den Fall, dass Ihr Akku ausgeschaltet ist oder der Akku leer ist - möglicherweise das Mobiltelefon Ihres Ehepartners.
Legen Sie fest, ob Sie Texte oder Anrufe wünschen. Ein kurzer Kurzmitteilungsaustausch kann weniger aufdringlich sein als ein Sprachanruf, jedoch unmittelbarer als eine E-Mail.
Als Nächstes auf der Notfallkontaktliste können Sie Personen bestimmen, die möglicherweise Fragen in Ihrer Abwesenheit beantworten können. Diese Liste kann Ihren Unternehmensversicherungsagenten, Rechtsanwalt oder IT-Berater enthalten.
7. Notieren Sie die Prozeduren
Besprechen Sie wichtige Geschäftsabläufe, die Sie in Ihrer Abwesenheit delegieren. Zum Beispiel muss möglicherweise eine andere Person als Sie den Laden morgens öffnen oder nachts das Büro schließen. Typische Prozeduren, die die Leute zum Absturz bringen, sind:
- den Alarm einstellen oder ausschalten, falls er versehentlich ausgelöst wurde,
- laufende Kreditkartentransaktionen,
- Lohnabrechnung,
- Server neu starten,
- Anmelden als Administrator bei wichtigen Softwaresystemen oder
- alles, an das die Person nicht gewöhnt ist.
Bitten Sie den Mitarbeiter, die Prozeduren vor Ihrer Abreise einige Male durchzuführen.
Notieren Sie die Prozeduren immer auch als Backup. (Erinnerung ist eine heikle Sache.)
Ein kurzes Video, in dem Sie die wichtigsten Verfahren ausführen, ist möglicherweise noch besser. Bitten Sie den Mitarbeiter, ihn oder sie mit seinem Mobiltelefon aufzuzeichnen, so dass es eine praktische Auffrischung sein kann.
8. Bezahlen Sie Ihre Rechnungen
Unbezahlte Rechnungen haben einen Weg, uns in den Sinn zu quälen. Wer braucht das
Lassen Sie Ihren Urlaub mit einer sauberen Liste von Verbindlichkeiten aus. Bezahlen Sie Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Rechnungen, die fällig werden, während Sie weg sind. Stellen Sie sicher, dass die Abrechnung so eingerichtet ist, dass sie auch von Ihnen verarbeitet wird.
9. Löschen Sie Ihren Kalender
Das mag naheliegend erscheinen, aber das Problem entsteht, wenn Menschen versuchen, durch das Gedächtnis zu gehen. Oder sie vergessen wiederkehrende Telefonkonferenzen und ständige Besprechungen, die nicht in ihrem Kalender angezeigt werden.
Überprüfen Sie Ihren Kalender - bevor Sie gehen. Und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um bewusst über diese ständigen Besprechungen und Anrufe nachzudenken, damit Sie den Leuten sagen können, Sie nicht zu erwarten.
10. Nicht verfügbar sein (viel)
Widerstehen Sie der Versuchung, die Arbeit mitzunehmen. Wenn Sie sich an Ihren Laptop oder Ihr Telefon kleben, wird dies nicht nur Ihre Zeit, sondern auch die Zeit Ihrer Familie beeinträchtigen. Stellen Sie sich die mürrischen Gesichter Ihrer Familie vor, während sie herum sitzen und darauf warten, dass Sie aus dem Telefon steigen, damit Sie alle wandern können.
Trotzdem möchten die meisten Unternehmer in Kontakt bleiben. Sie wollen sich einfach nicht so sehr einmischen, dass es sich nicht mehr wie ein Urlaub anfühlt. Laut der Umfrage des Office Depot Small Business Index überprüfen 76 Prozent der Unternehmer ihre Telefone und E-Mails im Urlaub.
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen in Kontakt bleiben müssen, begrenzen Sie es täglich auf ein bestimmtes Zeitfenster. Sie könnten beispielsweise jeden Morgen um 9 Uhr eine halbe Stunde Zeit haben, um Nachrichten zu übermitteln, die nicht warten oder beim Personal einchecken können. Wenn die 30 Minuten vorüber sind, geben Sie sich die Erlaubnis, mit gutem Gewissen zu spielen.
11. Pack Light Tech
Glücklicherweise hat es die Technologie einfacher als je zuvor gemacht, in Kontakt zu bleiben. Für diejenigen, die kein Personal haben und dennoch im Urlaub ein paar wichtige Aufgaben erledigen müssen, sind mobile Geräte ein Glücksfall.
Ein Tablet oder sogar ein Smartphone kann während der Abwesenheit einen Laptop ersetzen. Nehmen Sie sich einfach die Zeit, ein paar wichtige mobile Apps herunterzuladen, wenn Sie dies benötigen. Eine gute App kann mobile Transaktionen schneller und einfacher machen.
In der Cloud gespeicherte Dokumente können von einem Smartphone oder Tablet aus aufgerufen werden. Wenn Sie die Cloud nicht verwenden, benötigen Sie einige Minuten, um kritische Dateien auf ein USB-Stick zu übertragen.
12. Teilen Sie die Erinnerungen
Denken Sie daran: Ein wenig R und R können einen gewissen ROI (Return on Investment) bringen.
Teilen Sie nach Ihrer Rückkehr Ihre Erinnerungen für ein paar Minuten mit Ihrem Team. Sie nicht langweilen oder sich schlecht fühlen lassen, dass Sie im Urlaub waren und nicht -, sondern um Ihre menschliche Seite zu zeigen. Es stärkt die Mitarbeiterbeziehungen.
Eine nette Geste ist es, etwas billiges für die Teammitglieder mitzubringen, falls dies praktikabel ist. Kisten mit Salzwasser-Toffee, T-Shirts oder Kaffeetassen zeigen, dass Sie über Ihr Team nachgedacht haben und sich darum kümmern.
Bonus-Tipp: Vermeiden Sie die Social Media "Dead Giveaway"
Es ist eine gute Planung, "fast" allen mitzuteilen, dass Sie in Urlaub fahren. Aber heute gibt es eine große Ausnahme: Social-Media-Sites. Hier sind einige Hinweise für das Sicherheitsbewusste:
- Widerstehen Sie dem Drang, allen auf Facebook mitzuteilen, dass Sie zwei Wochen nicht da sein werden. Sie möchten nicht die Chance nutzen, dass jemand in Ihre Wohnung eindringt - oder Ihre Geschäftsstelle, wenn Sie keine festen Mitarbeiter haben -, während Sie nicht da sind. Es ist bekannt, dass Einbrecher Websites wie Facebook überwachen.
- Verwenden Sie keine „Check-in-Apps“ wie Foursquare, die Sie am Flughafen zeigen oder an einem weit entfernten Ort zu Abend essen.
- Vermeiden Sie es, während Ihrer Abwesenheit lustige Familienfotos von einem weit entfernten Ziel auf Instagram oder Twitter hochzuladen. Bewahren Sie die Fotos und malerischen Beschreibungen dieses perfekten Strandes auf Maui bis zu Ihrer Rückkehr auf. Die Fotos und Erinnerungen bleiben erhalten. Ihre Kollegen, Kunden, Freunde und die erweiterte Familie werden es genauso lieben, von Ihren Abenteuern zu hören, wenn Sie wieder zu Hause sind.
Urlaubsfoto über Shutterstock
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