Durch die Schaffung eines papierlosen Arbeitsplatzes können Unternehmen nicht nur Geld sparen und weniger Geld ausgeben, sondern auch auf dem Weg zu mehr Umweltfreundlichkeit. Wenn Sie darüber nachdenken, die Aktenschränke mit Bergen voller Dokumente gegen ein papierloses System auszutauschen, sich aber nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, werfen Sie einen Blick auf die folgenden 10 Schritte, um papierlos zu gehen.
Papierlos bei der Arbeit
Dateien digital freigeben
Anstatt sich auf den Drucker zu verlassen, um Horden von Dokumenten auszudrucken, können Sie Dateien mit Kollegen über digitale Methoden wie Google Docs austauschen. Da dieser kostenlose Dienst über Google Mail kontinuierlich gespeichert wird, gehen Arbeitsdateien im Gegensatz zu einem Kopiergerät nie verloren!
$config[code] not foundNick Candito, Mitbegründer und CEO von Progressly, berichtete Small Business Trends über einige wichtige Möglichkeiten, wie ein papierloser Betrieb Unternehmen helfen kann. Candito sprach von "Befolgung" und wie die Digitalisierung die Arbeitsweise verbessert.
„Es steht außer Frage, dass die Digitalisierung die Zusammenarbeit verbessert. Wenn jeder auf die wesentlichen Dokumente zugreifen kann und bei Bedarf die richtigen Informationen für die richtige Person sammelt, fetten Sie die Räder Ihrer unternehmensinternen Kommunikationsmaschine ab. "
Speichern Sie Dateien in der Cloud
Unternehmen jeder Größe sind auf Papierkram angewiesen, der sich bald zu einem hohen Speicherbedarf entwickelt. Anstatt wichtige Dokumente in Aktenschränke zu stecken, können Sie sie bequem auf Cloud-basierten Systemen wie Dropbox aufbewahren. Diese papierlosen digitalen Systeme sparen Sie unglaublich viel Platz im Büro. Ganz zu schweigen davon, dass wichtige Dokumente sicher aufbewahrt werden.
Scannen und Faxen nicht mehr
Das Scannen und Faxen von Dokumenten erfordert die Verwendung von Papier. Helfen Sie Ihrem Unternehmen, papierlos zu arbeiten, indem Sie eine Scanner-App auf Ihrem Telefon verwenden, um Dokumente zu scannen. Die gespeicherten Dokumente können dann in PDF-Dateien konvertiert und per E-Mail an Kollegen verteilt werden.
Ermutigen Sie die digitale Kommunikation
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zu einer Kultur der digitalen Kommunikation, bei der alte papierbasierte Kommunikationsmethoden wie Mailing-Rechnungen und Lohnzettel durch digitale Methoden wie E-Mails und Sofortnachrichten ersetzt werden.
Durch die digitale Kommunikation anstelle von Nachrichten auf Papier können Sie Geschäftszeit sparen. Dank Candito-Notizen, bei denen digitale Workflows anstelle von Papier verwendet werden, kann das Management "Ihr Geschäft und wichtige Kollaborationen in Echtzeit überwachen und Engpässe analysieren, um sie zu verbessern und die Ergebnisse zu verbessern."
Tauschen Sie Papierrechnungen und Anweisungen für digitale Dokumente aus
Unabhängig davon, ob es sich um Energierechnungen, Kontoauszüge oder Rechnungen von Auftragnehmern handelt, erstellen alle Unternehmen Rechnungen und Kontoauszüge. Wenn Ihre Rechnungen noch in Papierform erstellt werden, fordern Sie sie einfach an, sie digital zu senden. Im Allgemeinen bevorzugen Banken und andere Organisationen das Versenden digitaler Kontoauszüge und E-Mails, da Druck- und Versandkosten eingespart werden.
Generieren Sie digitale Visitenkarten
Die Visitenkarten sind zwar unerlässlich, erfordern jedoch beträchtliche Mengen an Baum fressendem Papier. Anstatt Ihre Brieftasche mit einem Bündel Visitenkarten zu füllen, digitalisieren Sie Ihre Visitenkarte. Es gibt eine Vielzahl von Software und Apps wie Pearl Scan und CamCard, mit denen Visitenkarten gescannt und in ein digitales Dokument umgewandelt werden können.
Verwenden Sie elektronische Unterschriften
Selbst unsere Unterschriften können elektronisch signiert werden. Anstatt ein Dokument ausdrucken, physisch mit einem Stift signieren und an einen Empfänger senden zu müssen, können Signaturen elektronisch signiert werden, sodass keine zeitaufwändigen und kostspieligen Schreibarbeiten erforderlich sind. Abode Reader kann zum Signieren von Dokumenten verwendet werden, ohne dass etwas gedruckt werden muss.
Solche digitalen Methoden können dazu beitragen, die Sicherheit eines Unternehmens zu verbessern. Candito sagt: „Identifizieren Sie mit digitalisierten Prozessen Governance und Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf bestimmte Dokumente und Systeme zugreifen können.“
Vorhandene Papiere sichten und sortieren
Um ein papierloses Büro erfolgreich einzurichten, müssen Sie einige der vorhandenen Papiere, die möglicherweise in den letzten 20 oder sogar 30 Jahren im Büro waren, ausdünnen. Widmen Sie einen Morgen oder länger dem Durchforsten alter Papiere und legen Sie fest, was durch den Shedder geführt werden kann. Durch den Wegfall überflüssiger Unterlagen im Büro wird mehr Platz geschaffen und es ist unglaublich zufriedenstellend!
Meetings papierlos machen
Verwenden Sie Projektoren und Technologien, die die Informationen, die Sie mit anderen teilen möchten, aus einer einzigen visuellen Quelle herausgeben, anstatt Papierunterlagen in Meetings zu verteilen.
Bilden Sie Mitarbeiter aus, um digitaler zu sein
Ein papierloses Geschäft erfordert etwas digitales Know-how. Von Aufgaben wie dem Versenden von Dokumenten per E-Mail bis zur Verwendung von Cloud-basierten Systemen zum Speichern von Dateien: Wenn Ihre Mitarbeiter keinen digitalen Scharfsinn haben, wird die Zeit und das Geld für die Schulung dieser Mitarbeiter wahrscheinlich eine lohnende und unschätzbare langfristige Investition sein.
Candito sagt, dass es frei von Papier sei, die Leistung und das Endergebnis eines Unternehmens zu optimieren.
„Letztendlich streben Sie beim papierlosen Arbeiten eine verbesserte Kundenerfahrung und damit ein besseres Ergebnis an.
Papierfoto über Shutterstock werfen
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