In einer Arztpraxis ist der Büroleiter einer der wichtigsten Mitarbeiter, die Sie einstellen können. Diese Position ist diejenige, die dafür verantwortlich ist, sich um alle kleinen Details zu kümmern, die für die Führung des Unternehmens erforderlich sind, so dass sich der Arzt auf die Behandlung der Patienten konzentrieren kann.
Also, was macht diese wichtige Einstellung aus? Wir haben mit einigen Experten aus der Medizinbranche gesprochen, um einige der wichtigsten Qualitäten und Best Practices für die Suche nach den besten Kandidaten für Büromanager herauszufinden. Hier sind einige Top-Tipps.
$config[code] not foundWie man einen Medical Office Manager anstellt
Betonen Sie Persönlichkeit über Erfahrung
Erfahrung und Fähigkeiten sind in jedem Job wichtig. Sie sollten niemanden einstellen, der völlig unqualifiziert ist. Solange jedoch jemand die Mindestqualifikationen für den Job erfüllt, sollten die Einstellung und die Persönlichkeit, die er während des Einstellungsprozesses zeigt, lauter sein als in der Branche.
Manny Oliverez, ein 20-jähriger Veteran der Gesundheitsbranche und CEO von Capture Billing & Consulting, sagte in einer E-Mail an Small Business Trends: „Die wichtigste Qualität, nach der ich suche, ist Persönlichkeit, sogar vor der Erfahrung. Der Manager muss ein Team aufbauen, und ich glaube, es beginnt mit einer positiven, freundlichen Einstellung und einem guten Sinn für Humor. “
Suchen Sie nach einem abwechslungsreichen Skill Set
Wenn es um Fähigkeiten geht, muss ein Büroleiter in einer Arztpraxis eine große Vielfalt bieten. Dies bedeutet nicht notwendigerweise, dass sie in allen Ländern der wichtigste Experte der Nation sein müssen, aber sie müssen zumindest anpassungsfähig genug sein, um je nach Bedarf unterschiedliche Rollen einzunehmen.
Mary Pat Whaley, Gründerin und Präsidentin von Manage My Practice, einem Beratungsunternehmen für Praxismanagement, sagte in einer E-Mail an Small Business Trends: „Der Büroleiter oder der Praxisadministrator ist die Person, die viele Hüte tragen muss: Personalmanager, Kreditorenbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, Abrechnung und elektronische Krankenakte Manager, Facility Manager, Compliance Manager, Vermarkter und Kundendienstmitarbeiter. Diese Person hat Risikomanagement-Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass der tägliche Arbeitsablauf des Büros gut verläuft, und manchmal springen sie bei Bedarf auch an verschiedenen Stationen im Büro ein. “
Finden Sie jemanden, der keine Angst vor Veränderungen hat
Außerdem kann ein guter Büroleiter neue Wege finden, um das Geschäft im Laufe der Zeit zu verbessern. Suchen Sie also nach Personen, die großartige Ideen zu haben scheinen und keine Angst haben, sich zu äußern, wenn eine Idee aufkommt.
Oliverez sagt: „Zu oft höre ich, wie Manager sagen:„ Nun, so wurde es schon immer gemacht. “Die Dinge ändern sich und sie müssen proaktiv sein und neue und bessere Wege finden, Dinge zu tun. Sie können keine Angst vor Veränderungen haben. “
Lassen Sie sie Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Kommunikationsfähigkeiten sind zwar in jedem Bereich wichtig, aber besonders wichtig für Positionen in Büroleitern. Stellen Sie also sicher, dass Sie während der gesamten E-Mail-, Telefon- und persönlichen Kommunikation mit jedem Kandidaten wissen, wie klar sie Punkte und wichtige Informationen vermitteln und wie gut sie zuhören.
Oliverez sagt: „Ein guter Büroleiter wäre ein guter Lehrer, Kommunikator und Zuhörer gewesen. Beim Aufbau eines Teams sind viele Schulungen und Umschulungen erforderlich, es hört nie auf. Das Kommunizieren und Zuhören Ihrer Mitarbeiter ist in diesem Prozess sehr wichtig und trägt dazu bei, den Respekt der Mitarbeiter zu gewinnen und zu wahren. "
Betonen Sie die Lehrbarkeit
Da Büroleiter oft so viele Hüte tragen müssen, ist es wichtig, dass die Person unterwegs lernen kann. Fragen Sie während des Interviewprozesses nach Situationen, in denen sie als Erwachsener lernen oder sich anpassen mussten.
Fragen Sie nach dem Umgang mit schwierigen Situationen
Darüber hinaus ist es eine gute Idee, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie mit stressigen oder komplizierten Problemen umgehen können, da sie wahrscheinlich mit einer großen Anzahl von Personen in der Rolle umgehen.
Whaley sagt: „Bei all dieser Verantwortung muss ein guter Büroleiter unerschütterlich sein. Sie muss mit den fast täglichen Veränderungen in der Gesundheitsfürsorge Schritt halten können und die Praxis und den Arzt dazu bringen, gute Entscheidungen zu treffen und strategisch zu planen. “
Suchen Sie nach Menschen, die bereit sind, herumzuhalten
Ein Büroleiter gibt den Ton für das Büro vor. Wenn Sie also eine konstante Fluktuation erleben, kann die Praxis fast ständig in Bewegung sein. Erkundigen Sie sich während des Prozesses nach den langfristigen Plänen jedes Bewerbers und legen Sie Priorität auf diejenigen, die wirklich daran interessiert sind, in der Nähe zu bleiben.
Machen Sie sich ein Bild von ihrem Arbeitsstil
Es kann auch eine gute Idee sein, Spitzenkandidaten für einen halben Tag in das Büro einzuladen, um die gesamten Mitarbeiter zu treffen, die Funktionsweise des Büros kennenzulernen und ein Gefühl für den Job zu bekommen. Dies gibt Ihnen mehr Zeit, um sowohl die Persönlichkeit als auch die Fähigkeiten zu beurteilen.
Nehmen Sie den Rest Ihres Teams in Ihr Konto auf
Da ein Büroleiter derjenige ist, der täglich mit Mitarbeitern zu tun hat, sollten auch deren Meinungen berücksichtigt werden.
Oliverez fügt hinzu: "Bauen Sie die Meinungen der Mitarbeiter zusammen und prüfen Sie, ob der Kandidat als Ihr neuer Büroleiter gut passt."
Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten
Schließlich kann der tatsächliche Einstellungsprozess etwas entmutigend sein. Scheuen Sie sich also nicht, Beiträge von einem Fachmann zu erhalten.
Whaley fügt hinzu: „Wenn Sie einen Büroleiter einstellen, möchten Sie möglicherweise Hilfe von außen in Form eines Beraters oder eines anderen Übungsleiters, der in der Community hoch angesehen ist. Ärzte wissen oft nicht, welche Fragen sie stellen sollen, aber Berater und andere Manager tun dies. Hab keine Angst, um Hilfe zu bitten! "
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