So schreiben Sie einen Memo-Vorschlag

Durch das Erstellen eines Memo-Vorschlags können Mitarbeiter Empfehlungen in einem kurzen, leicht lesbaren Dokument kommunizieren. Das abschließende Stück sollte Ihr Publikum dazu bringen, Ihre Ideen in die Tat umzusetzen. Das Memo sollte kurz und ein bis zwei Seiten lang sein. Ein Memo-Vorschlag besteht aus vier Teilen, einschließlich Kopfzeile, aktuellem Problem, Lösung und Aufruf zum Handeln.

Erstellen Sie eine Kopfzeile oben in Ihrem Memo. Dies sollte auf der linken Seite formatiert sein und enthalten, wer das Memo ist, von wem das Memo stammt, das Datum und das Thema.

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Erstellen Sie einen Absatz, der das Problem behandelt. Dies sollte deutlich machen, warum die aktuelle Strategie oder der derzeitige Prozess nicht funktioniert. Beispielsweise funktioniert der Dresscode des Unternehmens nicht, weil die Sprache vage ist und zu viel Interpretationsspielraum bietet.

Erstellen Sie einen Absatz, der die Lösung vorschlägt. Dieser Absatz sollte eine kurze Sprache enthalten, wie das Problem behoben werden kann. Sie könnten beispielsweise besprechen, wie Sie ein Panel aus Managern und Mitarbeitern zusammenstellen, um die Dresscode-Richtlinie zu überarbeiten, was zu einer detaillierteren Richtlinie über die für die Arbeit geeigneten Maßnahmen führt.

Erstellen Sie einen Aufruf zum Handeln. Der letzte Absatz Ihres Memo-Vorschlags sollte dem Leser sagen, was der nächste Schritt ist. Sie können beispielsweise sagen, dass Sie nach der Genehmigung des Vorschlags mit Managern zusammenkommen, um ein Dresscode-Feld zusammenzustellen.

Verweise auf Anhänge in der letzten Zeile Ihres Memos. Beispiele für Anhänge können Studien oder Diagramme sein, die Ihre vorgeschlagene Idee unterstützen, wie z. B. „Anhänge: Mitarbeiterfokusgruppenstudie“.

Spitze

Verwenden Sie Aufzählungszeichen, um das Lesen Ihres Vorschlags zu erleichtern. Bullets sind für Manager und Führungskräfte einfacher zu lesen und machen Ihr Memo übersichtlicher.

Warnung

Vergessen Sie nicht, einen Korrekturleser um Hilfe zu bitten. Bitten Sie einen Kollegen, den Vorschlag einige Male zu prüfen, bevor Sie ihn einreichen. Dies verhindert peinliche Grammatik- oder Rechtschreibfehler.