Ein Hauptbuch dient als Zusammenfassung der Finanzinformationen eines Unternehmens. Ein Hauptbuch dient dazu, die aktuellen Salden in wichtigen Bereichen anzuzeigen. Ein Hauptbuch sollte aus vier Hauptteilen bestehen: Aktiva, Passiva, Einnahmen und Ausgaben. Zu den Vermögenswerten gehören Lieferungen und Barmittel der Gesellschaft. Die Verbindlichkeiten umfassen ausstehende Schulden, die das Unternehmen gegenüber Lieferanten oder Investoren schuldet. Das Einkommen beinhaltet den Geldbetrag, den das Unternehmen verdient. Aufwendungen sind die Kosten für Geschäfte, Miete, Mitarbeiter, Werbung und damit zusammenhängende Artikel.
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Richten Sie die Hauptbuchdatei ein. In den Hauptbuchbüchern befinden sich Spalten, die über die Seite laufen. Beschriften Sie oben auf der Seite eine Spalte für jeden der vier Hauptbereiche des Kontos, Aktiva, Passiva, Aufwendungen und Erträge. Links kennzeichnen Sie je nach Transaktionsvolumen des Unternehmens und der erforderlichen Detailgenauigkeit Zeilen nach Woche oder Monat. Diese Seite zeigt den Kontostand in jedem Abschnitt zu Beginn jeder Periode.
Erkennen Sie die Wirtschaftsgüter. Bestimmen Sie den Wert von allem, was das Unternehmen besitzt, einschließlich Büroausstattung, Verbrauchsmaterial und Geld auf Geschäftskonten. Fügen Sie den Gesamtwert des Geschäftsvermögens hinzu und geben Sie diese Zahl in die erste Zeile der Spalte "Vermögenswerte" ein.
Ermitteln Sie die Geschäftsausgaben. Bestimmen Sie, wie viel Geld das Unternehmen für Löhne, Mieten, Werbung und Material ausgibt. Wenn die Zeilen nach der Woche gekennzeichnet sind, berechnen Sie die Ausgaben nach der Woche. Wenn die Zeilen nach dem Monat gekennzeichnet sind, berechnen Sie die Ausgaben nach dem Monat. Durchschnittliche periodische Ausgaben, z. B. Versicherung, ausrechnen, damit der Betrag nicht von den Ausgaben ausgeschlossen wird. Addieren Sie den Gesamtwert der Geschäftsausgaben und geben Sie ihn in die Spalte mit den Ausgaben ein.
Identifizieren Sie die Verbindlichkeiten. Berechnen Sie den Wert der Geschäftsschulden gegenüber Anlegern oder andere langfristige Kredite, z. B. für die Zahlung eines Geschäftsfahrzeugs. Geben Sie diesen Betrag in die Spalte "Verbindlichkeiten" ein.
Einkommen identifizieren Bei einem neuen Unternehmen wird diese Spalte zunächst leer angezeigt, bis das Geld zu kommen beginnt. Nachdem das Unternehmen ein Einkommen erzielt hat, wird dieser Betrag in die Einkommensspalte übernommen.
Berechnen Sie die Summen für jede Spalte basierend auf dem Zeitraum, den Sie für die Zeilen ausgewählt haben. Platzieren Sie die neue Summe während jeder Periode in der Zeile.
Hauptbuch-Hauptdatei
Erstellen Sie eine Seite für jeden der vier grundlegenden Abschnitte. Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Aufwendungen und Erträge sollten jeweils eine Seite haben. Beschriften Sie die Spalten oben auf der Seite mit einer Beschreibung des Elements, das zu dieser Kategorie passt. Assets können beispielsweise Spalten enthalten, die mit Lieferungen, Handelswaren, Bargeld und Büroausstattung gekennzeichnet sind. Machen Sie die letzte Spalte zu einer Summenspalte. Beschriften Sie die Zeilen nach Datum. Die erste Zeile sollte den aktuellen Wert jedes Spaltenelements enthalten.
Pflegen Sie das Ledger. Jedes Mal, wenn sich der Wert eines Artikels ändert, notieren Sie ihn im Sachbuch. Wenn beispielsweise am ersten Tag Waren im Wert von 100 USD verkauft wurden, sollte die Spalte "Vermögenswerte" um 100 USD abgezogen werden. Einnahmen hätten $ 100 hinzugefügt.
Übertragen Sie Informationen in die Hauptbuchdatei. Übertragen Sie am Ende jedes Zeitraums den Betrag in den Summenspalten in die Master-Datei. Wenn Sie regelmäßig mit der allgemeinen Datei fortfahren, können Sie die Stammdaten einfach verwalten, indem Sie die Summen übertragen.
