So schreiben Sie dem Abteilungsleiter ein Memo

Das Memo ist eine der häufigsten Möglichkeiten, um mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten zu kommunizieren. Wenn Sie Ihren Standpunkt klar und prägnant vermitteln und den richtigen Ton verwenden, müssen Sie beim Schreiben eines Memos die wichtigsten Punkte berücksichtigen. Manchmal ändert sich der Ton, den Sie für Memos zwischen den Büros verwenden, je nach Person, an die Sie schreiben, aber Memos an Abteilungsleiter sollten immer einen ernsten und respektvollen Ton beibehalten.

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Erstellen Sie Ihre Überschrift. Die Überschrift einer Notiz ist ein vierzeiliger Abschnitt, der eine "An" -Zeile enthält (geben Sie den Namen Ihres Abteilungsleiters und die Berufsbezeichnung an), eine "Von" -Zeile (Ihren Namen plus Ihren Titel), eine "Datumszeile". und eine "Betreffzeile". Alle Memos verwenden diese Art von Überschrift.

Schreibe die Öffnung in dein Memo. Dies ist eine Übersicht über die Memos. Erklären Sie, warum Sie das Memo schreiben, jede bestimmte Aktion, die Ihr Memo vorschlägt, und den Kontext dessen, was Sie veranlasst hat, Ihr Memo überhaupt zu schreiben.

Schreiben Sie den Hauptteil Ihres Memos. Hier erläutern Sie die Informationen, die Sie in Ihrer Eröffnung berührt haben. Sie möchten alle Informationen aufnehmen, die den Hauptzweck Ihrer Notiz unterstützen.

Schreibe einen Abschluss. Ein Memo-Abschluss fasst das Memo kurz zusammen und spricht über die Möglichkeit eines Folgetreffens.

Fügen Sie beliebige Anhänge hinzu. Bei per E-Mail versendeten Memos können Sie das benötigte Material elektronisch anhängen. Auf Papiernotizen sollten Sie eventuell zusätzliche Materialien physisch anbringen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anhänge irgendwo in Ihrem Memo angeben. Wenn Sie möchten, können Sie am Ende des Memos einen Anhang hinzufügen.

Spitze

Einige Memos können sehr kurz sein. Lassen Sie die konkrete Situation bestimmen, wie viel Sie schreiben. Denken Sie immer an Ihr Publikum, wenn Sie Memos schreiben. In diesem Fall ist dieses Publikum Ihr Abteilungsleiter. Schreiben Sie nichts, was Sie keinem Ihrer Vorgesetzten sagen würden.