Was Sie über neue Regeln für Überstunden wissen müssen: 9-Punkte-Checkliste

Am 18. Mai kündigte das US-amerikanische Arbeitsministerium (DOL) die endgültigen Aktualisierungen der Ausnahmeregelungen für Überstunden an, die im Fair Labor Standards Act festgelegt sind.

Die neuen Überstundenregelungen (auch als „letzte Regel“ bezeichnet) erhöhen die Gehaltsschwelle, die für die Befreiung von Überstunden erforderlich ist, von 455 USD pro Woche (23.660 USD pro Jahr) auf 913 USD pro Woche (47.476 USD pro Jahr) und betrifft 4,2 Millionen Arbeitnehmer.

Außerdem erhöht sich der Gesamtbetrag der jährlichen Ausgleichszahlungen, die erforderlich sind, um die Befreiung von hochkompensierten Arbeitnehmern (HCE) zu erfüllen, von 100.000 USD pro Jahr auf 134.004 USD.

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Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer mit Gehältern unter der neuen Schwelle beschäftigt, muss sich überlegen, wie es am besten aussieht oder ob Tausende von ihnen mit höheren Löhnen bezahlt werden müssen. Sie könnten auch Angestelltenklagen wegen Nichteinhaltung der Regel unterliegen. Unabhängig von der Größe ist kein Unternehmen von der Steuer befreit.

Zusätzlich zu den Gehaltsschwellenänderungen werden die neuen Überstundenregeln:

Automatische Aktualisierung der Gehaltsschwelle alle drei Jahre, basierend auf dem Lohnwachstum im Laufe der Zeit, wodurch die Vorhersagbarkeit erhöht wird;

Stärkung des Überstundenschutzes für bereits Überstunden berechtigte Arbeitnehmer;
Änderung des Gehaltsbasis-Tests, um es Arbeitgebern zu ermöglichen, Boni und Bonuszahlungen (einschließlich Provisionen) ohne Ermessensspielraum zu verwenden, um bis zu 10 Prozent des neuen Standardgehaltsniveaus zu befriedigen;
Sorgen Sie für mehr Klarheit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Die endgültige Regelung tritt am 1. Dezember 2016 in Kraft.

In Bezug auf die Änderungen sagte Mike Trabold, Director Compliance bei Paychex, einem Anbieter von HR-Technologiedienstleistungen, in einem Telefongespräch mit Small Business Trends:

„In der Vergangenheit gab es für Einzelpersonen in bestimmten Berufskategorien (einschließlich Führungskräften, Verwaltungs- und Berufstätigen) eine langjährige Gehaltsgrenze von 23.660 USD pro Jahr. Wenn Sie einen Mitarbeiter in einer dieser Kategorien hatten, der diese Grenze überschreitet, müssen Sie diese Überstunden nicht bezahlen, wenn diese Person ein befreiter Mitarbeiter war.

„Was im Laufe der Jahre geschah, war bei vielen Angestelltengruppen der Belegschaft ein zunehmendes Problem, dass die Zahl von 23.660 US-Dollar zu niedrig war - und die praktischen Auswirkungen davon waren, dass Sie Leute hatten, die vielleicht ein Manager in einem Restaurant gewesen wären und 25.000 US-Dollar im Jahr verdient hätten. Da sie jedoch als freigestellt eingestuft wurden, waren sie für Überstunden nicht berechtigt. Wir hatten also 50-60-70 Stunden pro Woche gearbeitet und waren nicht in der Lage, Überstunden zu machen. “

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Um die Bedenken der Befürwortungsgruppe auszuräumen, hob die Obama-Regierung die Gehaltsschwelle auf 47.476 USD pro Jahr an, mehr als das Doppelte der bestehenden Grenze, sagte Trabold.

Zahlungsmodalitäten für Mitarbeiter nach Änderung der neuen Regeln für Überstunden

Arbeitgeber haben einige Entscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, Arbeitnehmer nach den neuen Überstundenregeln zu bezahlen, so Trabold.

"Die Übung, die viele Arbeitgeber derzeit durchmachen, ist, dass sich Menschen an dieser Schwelle befinden, zwischen dem, was es aktuell war und was es jetzt sein wird", sagte er. „Sie müssen sich entscheiden, ob sie das Gehalt dieser Personen über die 47476-Dollar-Grenze erhöhen, damit sie nicht für Überstunden in Frage kommen, oder sie müssen sie als Stundenarbeiter bezeichnen und bezahlen Überstunden, wenn sie über 40 Stunden pro Woche arbeiten. “

Die Beschränkung der Mitarbeiter auf höchstens 40 Stunden pro Woche könnte schwierig sein und zu einem Produktivitätsverlust führen, so Trabold.

"Das wirkt sich möglicherweise auf den Arbeitgeber aus, weil viele Menschen, die derzeit aus praktischen Gründen von der Steuer befreit sind, mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten", sagte er. "Möglicherweise haben Sie eine Arbeit, die gerade erledigt wird und die Sie nach dem Inkrafttreten der neuen Regeln zu klären haben."

9 Möglichkeiten, wie sich Arbeitgeber auf die endgültige Regel vorbereiten können

Trabold stellte die folgende Checkliste bereit, um die Arbeitgeber bei der Vorbereitung der neuen Überstundenregelungen am 1. Dezember 2016 zu unterstützen.

1. Bestimmen Sie die Auswirkungen der endgültigen Regel auf Ihr Unternehmen

Die Arbeitgeber sollten sich mit den Änderungen der Regeln vertraut machen, um ihre Überstunden zu bestimmen.

Trabold sagte, dass kürzlich durchgeführte Untersuchungen von Paychex herausgefunden hätten, dass einer von fünf Arbeitgebern die endgültige Regelung nicht kannte und 55 Prozent nicht der Meinung waren, dass sie auf sie zutreffe.

2. Führen Sie eine Prüfung durch

Führen Sie ein Audit der wahrscheinlich betroffenen Mitarbeiter durch. Trabold empfahl, zunächst mit einer grundlegenden Überprüfung der aktuellen Mitarbeiter, des Freistellungsstatus und der Vergütungshöhe zu beginnen.

Mitarbeiter, die derzeit als von den Überstundenschutz des Fair Labor Standards Act ausgenommen gelten, müssen die Pflichtprüfung für ihre Freistellung sowie die Gehaltsschwelle erfüllen.

"Arbeiten Sie mit Ihren Buchhaltungs- und Personalteams zusammen, um Ihre Gehaltsabrechnung zu überprüfen und freigestellte Mitarbeiter mit aktuellen Gehältern zu ermitteln, die unter oder nahe den neuen vorgeschlagenen Schwellenwerten liegen", sagte Trabold.

3. Verfolgen Sie die Zeit der freigestellten Mitarbeiter

Die Arbeitgeber sollten anfangen, die Stunden ihrer freigestellten Arbeitnehmer zu ermitteln, dh diejenigen, die unter dem Schwellenwert von 47.476 USD liegen. Es ist äußerst wichtig, dass Arbeitgeber über stündliche Daten verfügen und einen eindeutigen Prüfpfad haben, wenn ihre Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen gearbeitet haben.

"Es wird eine Reihe von Arbeitgebern geben, die zur Bewältigung dieser Ausgaben Menschen bewegen, die derzeit stundenweise freigestellt sind", sagte Trabold. „Das kann in Bezug auf die Verwaltung der Wirtschaft sehr sinnvoll sein, wird es aber natürlich wichtiger machen, da sie heute stundenweise beschäftigt sind, um ihre Zeit und die Arbeitsstunden genau zu verfolgen, damit sie richtig bezahlt werden. ”

Trabold sagte auch, die Arbeitgeber müssten nachverfolgen, wie viel Zeit steuerbefreite Angestellte nach der Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten, da dies ebenfalls entschädigungsfähig wäre.

4. Bestimmen Sie, welche Mitarbeiter in den Status "nicht steuerbefreit" wechseln werden

Sobald der Arbeitgeber die freigestellten Arbeitnehmer ermittelt hat, die von der Regel betroffen sein werden, muss er entscheiden, ob er sein Gehalt erhöhen möchte, um den Befreiungsstatus beizubehalten oder den Arbeitnehmer in einen nicht befreiten Status umzuwandeln.

"Arbeitgeber, die sich dafür entscheiden, Arbeitnehmer in einen nicht befreiten Status zu versetzen, müssen die Lohngrundlage (stundenweise oder angestellt) festlegen und sicherstellen, dass sie die Mindestlohnanforderung für die Anzahl der Arbeitsstunden erfüllen, die der Arbeitnehmer voraussichtlich arbeiten wird", sagte Trabold. „Sie sollten auch überlegen, ob Überstunden notwendig und zulässig sind. Konsistenz ist entscheidend, um Diskriminierungsklagen abzubauen. “

5. Einen Plan entwickeln

"Sehen Sie sich Ihre historischen Überstundenzahlungen an und stellen Sie fest, ob Ihre Kosten wahrscheinlich aufgrund der geleisteten Arbeitsstunden steigen werden", sagte Trabold. „Führen Sie mit Ihren Beratern Szenarioplanungen durch und stellen Sie die folgenden Fragen: Sollten Sie Ihr Budget für wichtige Mitarbeiter erhöhen? Sollten Sie erwägen, mehr Mitarbeiter einzustellen oder Ihr Vergütungsmodell für bestimmte Mitarbeiter erneut zu prüfen? "

Die Auswirkungen der neuen Regeln auf das finanzielle Bild des Unternehmens würden die Arbeitgeber in die Lage versetzen, die geeignetsten Maßnahmen zu ergreifen, sagte er.

6. Aktualisieren Sie die Zeitnahme-Richtlinien

Die Aktualisierung der Aufzeichnungsanforderungen und -verfahren kann laut Trabold von entscheidender Bedeutung sein, um die vollständige Konformität sicherzustellen.

"Überprüfen Sie Ihre Time-Tracking-Methoden und prüfen Sie, ob weitere Automatisierung erforderlich ist", sagte er. "Wenn sich die neue Regel erheblich auf die Anzahl der Mitarbeiter auswirkt, die ihre Arbeitszeit nachverfolgen müssen, kann eine alternative Nachverfolgungsmethode, z. B. Zeit- und Anwesenheits-Software, besser auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sein."

Trabold sagte, es sei auch wichtig, klare, schriftlich festgelegte Richtlinien für die Erfassung der Arbeitszeit und Überstunden festzulegen.

7. Entwickeln Sie Schulungsverfahren

Die Arbeitgeber müssen das Personal über die Zeitnahme- und Überholungs-Genehmigungsprozedur des Unternehmens informieren, nachdem die Aufzeichnungen über Aufzeichnungen und Überstunden aktualisiert wurden.

8. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Die neue Regelung für die Bezahlung von Überstunden dürfte sich in diesem Jahr auf zahlreiche Unternehmen auswirken. Um die auftretenden Fragen oder Bedenken zu bekämpfen, hat Trabold empfohlen, einen Kommunikationsplan für die interne Ankündigung der Änderungen zu entwickeln.

„Unternehmen sollten Änderungen an Richtlinien und Verfahren klar mit den Mitarbeitern kommunizieren, um sicherzustellen, dass bei Änderungen und bei neuen Erwartungen an die Mitarbeiter viel Transparenz herrscht“, sagte er.

9. Beginnen Sie mit der Vorbereitung

Arbeitgeber mit Arbeitnehmern, die möglicherweise betroffen sind, sollten jetzt die Initiative ergreifen, um den Status des Unternehmens zu bewerten, zu prüfen, wie verschiedene Szenarien ihren Geschäftserfolg beeinflussen, und bestimmen, wie sie voranschreiten werden, um Lohnforderungen und andere Probleme bestmöglich zu vermeiden.

"Die Arbeitgeber müssen jetzt mit dem Planen beginnen, um zu verstehen, was die Vorschriften bedeuten, da der Umsetzungszeitpunkt nicht weit entfernt ist", sagte Trabold.

Er wies darauf hin, dass Arbeitgeber erwägen, einen professionellen Personalberater oder Vergütungspartner zu engagieren, um die potenziellen Auswirkungen der Regeländerungen und deren weitere Möglichkeiten besser zu verstehen.

Drucken Sie diese neue Prüfliste für Überstunden aus, um die wichtigsten Überlegungen auf den Punkt zu bringen:

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