Telefone beantworten
Das Beantworten von Telefonen ist unabhängig von Ihrer Branche oder Ihrem Fachgebiet eine notwendige Aufgabe. Office-Administratoren sollten über ausgezeichnete Telefonfähigkeiten sowie eine freundliche, angenehme Stimme verfügen. Als Büroadministrator sprechen Sie mit Kunden, Lieferanten und anderen Fachleuten. Möglicherweise müssen Sie Fragen beantworten, Bedenken ansprechen oder einen Anrufer an einen anderen Unternehmensvertreter verweisen.
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Wenn Sie der einzige Büroadministrator des Unternehmens sind, sind Sie wahrscheinlich dafür verantwortlich, einen organisierten Kalender mit Terminen und Ereignissen zu erstellen. Sie sind möglicherweise nur für eine Person oder für eine gesamte Belegschaft verantwortlich. Beispiele umfassen eine Vielzahl von Angelegenheiten, z. B. das Festlegen von Terminen mit Kunden oder die Planung wöchentlicher Mitarbeiterbesprechungen. In einigen Fällen fungieren Administratoren auch als persönliche Assistenten, so dass Sie möglicherweise Rasen- oder Poolpflegedienste organisieren, Reservierungen für Abendessen bestätigen oder Reiseunterkünfte für Ihren Chef vorbereiten.
Kommunikation
Als Büroadministrator werden Sie wahrscheinlich die Stimme des Unternehmens sein und häufig im Auftrag Ihrer Vorgesetzten sprechen. Aus diesem Grund ist der Besitz von vorbildlichen zwischenmenschlichen Fähigkeiten eine wichtige Voraussetzung. Sie kommunizieren nicht nur mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, sondern sind auch für die Weitergabe wichtiger Informationen verantwortlich. Die Kommunikation erfolgt von Angesicht zu Angesicht, telefonisch, über Briefe und Faxe sowie per E-Mail.
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Von Schössling zu Ihnen gebracht Von Schössling zu Ihnen gebrachtDateneingabe
Je nach Unternehmen und Beruf sind Sie möglicherweise dafür verantwortlich, Datenkalkulationstabellen zu erstellen und zu pflegen oder Informationen in eine Unternehmensdatenbank einzugeben. Beispielsweise kann ein Büroadministrator in einer Baufirma eine Tabelle mit lokalen Lieferanten und Materialkosten führen. Die meisten Unternehmen führen auch detaillierte Aufzeichnungen über frühere Kundendaten: Adresse, Kontaktnummern, E-Mail-Adressen und Service-Notizen.
Organisation
Dies ist die umfassendste und vielleicht wichtigste Kategorie. Administratoren vermitteln Organisation und Effizienz im gesamten Büro und in anderen Bereichen des Unternehmens. Sie erreichen dies durch die Aufrechterhaltung geordneter Ablagesysteme und einer sauberen, störungsfreien Umgebung.
Besorgungen
Gelegentlich fungieren Administratoren auch als „Go-Fers“, bei denen Besorgungen ausgeführt werden, die keiner besonderen Jobbeschreibung unterliegen. Diese Aufgaben umfassen unter anderem Bankeinlagen, Einkäufe für Büromaterial oder Abholung des Mittagessens für das Personal.
