Nahezu zwei Drittel oder 64 Prozent der kleinen Unternehmen können weder nachverfolgen, wie viel ihre Druckgeräte kosten, noch können sie ihren Verbrauch nachverfolgen. Wenn Sie diese grundlegenden Statistiken in Ihrem Unternehmen nicht nachverfolgen können, wissen Sie nicht, wie viel verschwendet wird.
Der Bericht zur Optimierung Ihres IT-Budgets mit dem PDF-Bericht (Smarter Document Management) und die Umfrage zum Status des SMB-Dokumentenmanagements von Xerox (NYSE: XRX) bieten wertvolle Erkenntnisse und Lösungen für das Drucken in einer digitalen Welt.
$config[code] not foundVorteile der Überwachung Ihres Druckers
Die Umfrage
Die Umfrage wurde in den USA, Frankreich, Deutschland und dem Vereinigten Königreich durchgeführt, an der mehr als 1.000 kleine und mittlere Unternehmen teilnahmen. Ziel war es herauszufinden, wie diese Unternehmen Druck und Dokumente verwalten. Die Aufteilung der Druckernutzung entspricht dem, was in kleinen Unternehmen vor sich geht. 56 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, Rechnungen und Rechnungen als papierintensive Prozesse in der Organisation zu bezeichnen, 53 Prozent gaben an, dass die Geschäfts- und Finanzberichterstattung ähnlich papierintensiv ist, und 51 Prozent gaben an, dass HR-Formulare und Mitarbeiterakten in großer Zahl aus ihren Druckern flogen.
47% beschwerten sich darüber, dass Mitarbeiter E-Mails drucken, was einen erheblichen Teil ihrer Druckerauslastung ausmachte, und derselbe Prozentsatz, der behauptete, dass rechtsgültige Unterschriften eine große Belastung für Papier und Drucker darstellten. Etwas mehr als 40 Prozent der Unternehmen gaben an, dass Genehmigungen für das Kaufen, Marketingmaterialien und Kundenangebote eine beträchtliche Menge an Papier- und Druckressourcen beanspruchen.
Für kleine medizinische, juristische, architektonische und Design-Unternehmen kann die Druckausgabe der Studie deutlich höher liegen. Meistens haben diese Unternehmen keinen Managed Print Services-Anbieter, der sich um diese arbeitsintensive Aufgabe kümmert.
Eine weitere krasse Statistik der Umfrage war die Zeit, die mit den Prozessen des Druckens verschwendet wurde. Das Warten auf Aufträge am Drucker, der Verbrauch von Verbrauchsmaterialien oder das Auffinden von Dokumenten in Druckergeschäften sind viel Zeit. Die Kosten sind natürlich nicht sichtbar, aber es ist da.
Xerox sagt, dass in den USA die Wartezeit für ein Dokument in einem Unternehmen mit einem gemeinsam genutzten zentralen Drucker für jeden Mitarbeiter etwa drei Minuten beträgt. Das sind jährlich 13 Stunden pro Mitarbeiter. So kann selbst ein kleines Unternehmen mit 10 Mitarbeitern 130 Stunden Zeitverschwendung erleben.
Der Bericht
Der Bericht „So optimieren Sie Ihr IT-Budget mit intelligenterer Dokumentenverwaltung“ enthält Lösungen, die kleine Unternehmen bereitstellen können, um die Probleme zu vermeiden, die die Umfrage hervorhebt.
Die erste besteht darin, einen Partner für Managed Print Services zu finden, der ihnen hilft, ihre Druckernutzung effizienter zu verwalten. In einem Beitrag auf dem offiziellen Xerox-Blog schreibt Lisa Graham, Marketing Manager bei Xerox Channel, über die Notwendigkeit, dass Unternehmen proaktiv bei der Bewertung der Druckernutzung vorgehen. „Durch Print Assessments können schnell Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen erkannt werden“, erklärt Graham.
Alles, von aufgegebenen Dokumenten in Druckerfächern über den Kauf von Verbrauchsmaterialien bis hin zu unnötigem Farbdruck und anderen Ineffizienzen kostet Sie.
Durch die Digitalisierung, die nahezu jeden Bereich Ihres Unternehmens transformiert, kann ein zuverlässiger Managed Print Services oder ein anderer Partner Digitalisierung, Dokumentenworkflow, mobilen Druck, Cloud-Technologie und Sicherheit integrieren.
Als separates, jedoch verwandtes Problem weist der Bericht darauf hin, dass 90 Prozent der Unternehmen aufgrund von unsicherem Drucken verletzt wurden.
Fazit
Am Ende des Berichts empfiehlt Xerox, dass Unternehmen aller Größen den richtigen Managed Print Services-Partner finden müssen. Dies ist jedoch für kleine Unternehmen möglicherweise nicht möglich. Der Bericht enthält wertvolle Informationen für diejenigen, die es sich nicht leisten können, auch solche Dienste zu mieten.
Wenn Sie sich für die neuesten Drucker mit Überwachungs- und Überwachungslösungen entscheiden, Best Practices mit Good Governance implementieren und Ihre Mitarbeiter schulen, können Sie die Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung unregulierter Drucker effektiv bewältigen. Einige Lösungen umfassen die Standardisierung von Einstellungen, sodass alle Kopien in Schwarzweiß erstellt werden, die Integration in Cloud- und mobile Workflows, die Automatisierung von Workflows und die Koordination des Einkaufs von Verbrauchsmaterialien.
Bild: Xerox
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