Für viele ist es kein willkommenes Ereignis, zu einem Meeting gerufen zu werden. An vielen Arbeitsplätzen verbringen Mitarbeiter viel Zeit in Besprechungen, die allzu oft effektiv nichts bewirken. Anstatt zuzulassen, dass die Besprechung mit dem Rest der wertlosen - und vielleicht sogar schmerzhaften - Besprechungen, die die Teilnehmer zuvor erlebt haben, verschmilzt, heben Sie sich durch eine effektive Planung und Durchführung Ihrer Besprechung ab.
$config[code] not foundZiele setzen. Alle Treffen sollten einen Zweck haben. Entscheiden Sie sich vor Ihrem Meeting, was Sie an diesem Platz erledigen möchten. Schreiben Sie beim Erstellen Ihres Ziels eine kurze und leicht verständliche Aussage wie "Auswählen einer Werbekampagne für das vierte Quartal".
Bereiten Sie eine Agenda vor. Listen Sie alle Themen auf, die Sie in der Besprechung in der Reihenfolge besprechen möchten, in der Sie sie besprechen möchten. Sorgen Sie für mehr Klarheit in Ihrer Agenda, indem Sie neben jedem Punkt eine geschätzte Zeit für die Besprechung platzieren, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viele Elemente hinzugefügt haben.
Teilen Sie Ihr Ziel und Ihre Agenda vor dem Meeting per E-Mail mit. Indem Sie den Zweck der Besprechung und die Tagesordnung mit denjenigen teilen, die vor ihrer Ankunft anwesend sein werden, gestatten Sie ihnen, sich mental auf die Besprechung vorzubereiten und ihnen Gelegenheit zu geben, sich mit Papierkram oder anderen Materialien auf das geplante vorzubereiten Thema.
Rollen etablieren. Wählen Sie eine Person aus, die als Sekretärin dienen soll, und bitten Sie diese Person, sich im Verlauf des Meetings Notizen zu machen. Weisen Sie einen anderen Meeting-Teilnehmer als Zeitnehmer zu. Diese Person überwacht die Uhr und sorgt dafür, dass Sie Ihre geplante Zeitzuteilung für jeden Tagesordnungspunkt einhalten. Erklären Sie sich selbst zum Moderator der Besprechung und übernehmen Sie die Aufgabe, die Tagesordnungspunkte zeitnah und effektiv zu durchlaufen.
Nehmen Sie die Kontrolle über das Meeting wieder auf, wenn es Ihnen aus dem Griff gerät. Insbesondere wenn ein Teilnehmer Ihres Meetings dazu neigt, Meetings in die Irre zu führen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Kraft als Meetingleiter ausüben und die Sitzung auf Kurs halten. Um dies effektiv zu tun, erinnern Sie das Individuum höflich an den Versuch, das Meeting an den Grund des Meetings zu entführen, und bitten Sie ihn, die Besorgnisse seiner Seite für eine spätere Diskussion zu retten.
Aufgaben zuweisen. Wenn Sie durch Ihre Diskussion gehen und entscheiden, was getan werden muss, weisen Sie diese Aufgaben vor Ort zu. Legen Sie außerdem ein Fälligkeitsdatum für die Erledigung jeder Aufgabe fest, wodurch die Wahrscheinlichkeit erhöht wird, dass die Aufgabe tatsächlich erledigt wird. Bitten Sie die Person, die sich ein Meeting-Protokoll nimmt, um diese Aufgaben aufzuschreiben.
Beenden Sie das Meeting rechtzeitig. Wenn Sie zulassen, dass die Besprechung ihren geplanten Endpunkt überschreitet, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass viele der Teilnehmer sich geistig aus dem Sitzplatz auschecken. Wenn Sie das Ende Ihrer zugeteilten Zeit erreicht haben und noch Dinge zu besprechen haben, legen Sie diese aus Respekt vor denjenigen fest, die Zeit für die Teilnahme an der Besprechung hatten.
Minuten nach dem Meeting teilen. Senden Sie das Meetingprotokoll zusammen mit einem Dankeschön an die Teilnehmer für ihre Zusammenarbeit und ihr Engagement, 24 Stunden nach Ende des Meetings. Wenn Sie während des Meetings viele Aufgaben zugewiesen haben, fügen Sie den Teilnehmern eine höfliche Erinnerung hinzu, damit diese die zugewiesenen Elemente ausführen können.
