Wenn Ihr Unternehmen wächst, fügen Sie weitere Prozesse, Software und Mitarbeiter hinzu. Wenn Sie bisher nicht proaktiv gestrafft wurden, sind Sie vielleicht überrascht, dass Ihre Systeme kompliziert und redundant sind.
Durch die Konsolidierung des Arbeitsablaufs kann Ihr wachsendes Unternehmen weiterhin florieren und Ihre Mitarbeiter können sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.
So konsolidieren Sie Ihre Geschäftssysteme
Reduzieren Sie die Dateneingabezeit
Wenn Sie dieselben Daten an mehreren Stellen eingeben, verschwenden Sie Ihre Zeit. Mit der Software-App-Integration können Sie Daten einmal eingeben und automatisch an anderen Orten synchronisieren.
$config[code] not foundEine große Zeitersparnis? Suchen Sie nach CRM-Software (Customer Relationship Management), die eine App-Integration mit anderen Diensten wie E-Mail-Marketing, Buchhaltung und Content-Management ermöglicht. Insightly kann beispielsweise mit Evernote, Google Mail, Google Kalender, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio und Zapier integriert werden. In Kürze wird Insightly auch in QuickBooks Online integriert.
Durch die Integration können Sie Aufgaben in Ihrem CRM effizienter verwalten, ohne Arbeit zu duplizieren, z. B. das Verknüpfen von Projektinformationen von Evernote mit einer Organisation in Ihrem CRM oder das Erstellen personalisierter Angebote mit CRM-Informationen mithilfe von Quote Roller.
Arbeit in der Cloud
Die Tage, an denen Sie nicht an einem Projekt arbeiten können, weil Daten auf einem Desktop gespeichert sind, auf den Sie nicht zugreifen können, sind vorbei. Jetzt kann jeder in Ihrem Team, Ihre Kunden und alle anderen Personen, die an einem Projekt oder Dokument zusammenarbeiten müssen, wichtige Informationen von überall aus über das Internet anzeigen und verwenden. Daten, die in der Cloud gespeichert sind, sind beständig gegen Korruption aufgrund von Computerstörungen, da sie nicht auf Computern einzelner Personen gespeichert sind.
Beachten Sie, dass es bei einigen Cloud-Apps zu unerwarteten Ausfallzeiten kommen kann, die Ihre Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen können. (War Ihr Unternehmen betroffen, als Google Drive im März ausgefallen ist?)
Wenn Sie sich Sorgen über Probleme mit der Ausfallzeit machen, sollten Sie Kombinations-Apps in Betracht ziehen, mit denen Sie mit lokal gespeicherten Sicherungsdaten oder mit Offline-Modus arbeiten können. Beliebte Cloud-Apps für Unternehmen sind Google Apps für Business, Office 365, Box und RebitPro. Darüber hinaus sind viele Cloud-Apps kostengünstiger als ein Softwarelizenzblock für Ihr Unternehmen.
Verwenden Sie nur einen Kalender
Nur wenige Dinge sind frustrierender als das Versäumen einer Frist, weil jemand den falschen Kalender überprüft hat. Dies lässt sich am besten vermeiden, indem Sie für jeden und jedes Projekt nur einen Kalender verwenden.
Wählen Sie einen Kalender aus, der in die Software integriert werden kann, die Sie für CRM und das Projektmanagement verwenden, sowie die mobilen Geräte, die Ihr Team regelmäßig verwendet. Sie können nicht nur wichtige Projekttermine synchronisieren, sondern Ihr Team kann eigene Zeitpläne innerhalb derselben mobilen App verwalten und gleichzeitig wichtige Unternehmenstermine einhalten.
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So wie du es in der Schule gelernt hast: Keep It Simple, Silly.
Wenn Sie vermeiden möchten, Routineaufgaben zu verkomplizieren und Redundanz in Ihrem Workflow zu schaffen, sollten Sie sich immer auf Einfachheit konzentrieren. Die neueste Technologie verbessert nicht immer das, was Sie bereits eingesetzt haben. Wenn Sie nach besseren Geschäftssystemen suchen, stellen Sie sicher, dass Sie etwas nicht kopieren, das Sie bereits haben. Dies ist ein Ort, an dem Plugins, Apps und Erweiterungen wirklich hilfreich sind.
Sie können Software wie CRM oder einen Webbrowser finden, die eine Sache wirklich gut macht. Fügen Sie dann möglicherweise ein Plug-In hinzu, das einen Prozess automatisiert oder Funktionen hinzufügt, die Sie mit einer uni-tasking-Software verwaltet haben. Das befreit Sie und Ihr Team von einem weiteren Programm und einem weiteren Lernprozess.
Wenn Sie die Rationalisierung Ihrer Geschäftssysteme vernachlässigt haben, könnte das erste Mal, wenn Sie die Optionen genau prüfen, ein wenig überwältigend sein. Wenn Sie sich die Zeit genommen haben, die richtigen Apps für die Jobs zu finden, die Sie automatisieren und alle redundanten Systeme und Software beseitigen möchten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Systeme regelmäßig zu überprüfen, wodurch die Wartung erheblich vereinfacht wird.
Möglicherweise ist die beste Bezahlung für die Rationalisierung von Systemen die Entlastung Ihres Teams für die Arbeit an Projekten - anstatt unnötig viel Zeit mit redundanten Aufgaben zu verbringen.
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