Betrug zu Kostenerstattungskosten kann für kleine Unternehmen sehr teuer sein. Eine kürzlich von Chrome River Technologies durchgeführte Studie berichtet, dass amerikanische Unternehmen jährlich bis zu 1,9 Milliarden US-Dollar kosten könnten.
Das sind ungefähr 35.000 USD pro Unternehmen. Small Business Trends sprach mit Anne Becknell, Senior Vice President für Kundenerfolg bei Chrome River Technologies, über das, was kleine Unternehmen wissen müssen.
$config[code] not foundWie der Name vermuten lässt, ist Betrug bei der Erstattung von Ausgaben ein Verbrechen, das auftritt, wenn ein Arbeitnehmer einen Anspruch auf Zahlung falscher Geschäftskosten erhebt.
So vermeiden Sie Kostenerstattungsbetrug
Verwenden Sie aktualisierte Technologie
Um die Kostenberichte zu verwalten und zu prüfen, müssen moderne Technologien eingesetzt werden, um effektiv zu sein. Die Verwendung manueller Spesenabrechnungen war die Nummer eins der Umfrage.
"Es ist erstaunlich, wie viele kleine und mittlere Unternehmen immer noch Kerzenlicht und Wachsmalstift verwenden", sagt Becknell. "Sie machen es immer noch auf Papier oder mit Excel-Tabellen und senden es per E-Mail an die Firma."
Das Problem bei diesen veralteten Systemen ist die Unfähigkeit, Trends zu verfolgen und zu sehen, die Alarme auslösen sollten. Mithilfe von Tools wie automatisierten Analysen können Sie Hotspots wie den gleichen Beleg erkennen, der bereits mehrfach übermittelt wurde.
Laut Becknell halbiert die Automatisierung den Betrug bei der Kostenerstattung.
Verstehen Männer Cheat More
Betrug bei der Kostenerstattung ist kein Bereich, in dem die Geschlechtergleichheit Tatsächlich waren Männer in dem Bericht mehr als doppelt so häufig im Einsatz wie ihre weiblichen Kollegen. Nicht nur das, sie waren mehr als viermal so wahrscheinlich, dass sie ihre Ausgaben um mindestens 1.000 USD erhöhten.
Sie wissen, dass jüngere Mitarbeiter mehr dieser Verbrechen begehen
Tatsächlich wurden fast 83% des Betrags der Kostenerstattungskosten von Arbeitnehmern zwischen 25 und 44 Jahren begangen.
Implementieren Sie eine formale schriftliche Richtlinie
Eine schriftliche Richtlinie ist nicht nur wichtig, sondern auch kleine Unternehmen sollten über ein Verfahren verfügen, das den Führungskräften erklärt, was sie wissen müssen. Becknell schlägt vor, dass die Mitarbeiter dazu verpflichtet werden, das Dokument zu unterzeichnen.
"Wenn Sie etwas unterschreiben, besteht eine emotionale Bindung", sagt sie.
Integrieren Sie Regeln auf hoher Ebene
Die Richtlinie muss nicht zu detailliert sein, muss aber die Grenzen für die Ausgaben festlegen. Zum Beispiel muss nicht genau festgelegt werden, wie viel Sie für eine Taxifahrt ausgeben können, es sollte jedoch Ihren Mitarbeitern sagen, ob die Business- oder Busklasse akzeptabel ist.
Einfachheit sollte einer der hier verwendeten Benchmarks sein.
Verkomplizieren Sie den Prozess nicht
Die Buchhalter sehen oft die Möglichkeit, die Kosten eines Unternehmens genau zu untersuchen, wenn sie den Prozess automatisieren. Das Ergebnis ist eine Spesenabrechnung, die kompliziert ist und dazu neigt, mit einem Gummistempel versehen zu werden, ohne ordnungsgemäß geprüft zu werden.
Daher ist es wichtig zu prüfen, wie oft und warum Spesenabrechnungen von Person zu Person weitergeleitet werden. Kleine Unternehmen sollten diesen Teil des Prozesses rationalisieren.
Achten Sie auf persönliche Ausgaben
Einer der größten Betrugsfälle im Zusammenhang mit Kostenbetrug ist der Ersatz persönlicher Ausgaben für geschäftliche. Eine der Werbegeschenke sind Ansprüche auf Wochenendmahlzeiten, wenn der Mitarbeiter nicht auf Reisen ist.
Achten Sie auf extravagante Ausgaben
Mehr als ein Drittel der Befragten, die in der Chrome River Technology geschummelt haben, berichteten von Beträgen zwischen 100 und 499 US-Dollar. Beträge, die geändert aussehen, sind rote Flaggen, nach denen Sie suchen sollten. Zum Beispiel ist eine Quittung, die aussieht, als würden zwei verschiedene Arten von Tinte verwendet, in der Regel ein totes Geschenk.
Genehmigen Sie die Genehmiger
"Sie möchten die Genehmigung für diese Quittungen sinnvoll machen und die Genehmigenden trainieren", sagt Becknell. Sie fügt hinzu, es sei wichtig, dass sie verstehen, wonach sie suchen müssen, und dass sie dafür verantwortlich gemacht werden, betrügerische Ansprüche geltend zu machen.
Verwenden Sie Unternehmenskreditkarten als proaktiven Schritt
Wo immer es möglich ist, werden mit der Verwendung von Firmenkreditkarten betrügerische Ansprüche abgewiesen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, wichtige Informationen wie das Datum und den Betrag einer Transaktion einzuschließen.
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